Assistant ou assistante de gestion administrative - Commune d' (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Allaire; Presencial; EUR 20.000 - 27.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

La commune d'Allaire recrute un gestionnaire administratif·ve pour les services techniques. Vous assurez l'appui administratif, financier et organisationnel du directeur et des responsables d'équipe, et servez d Interface entre élus, entreprises et usagers.

Vous suivez les marchés, la gestion de la voirie, les dossiers urbanisme et le suivi RH de proximité, avec la gestion des congés, temps RTT et les outils métier (OpenGST, Mégalis, Sogelink, Isigéo).

Formación

• Formation administrative de niveau Bac +2 ou expérience équivalente.
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Notions en marchés publics et bases budgétaires/comptables.
• Maîtrise des outils bureautiques et à l'aise avec les outils métier (OpenGST, Mégalis, Sogelink, Isigéo).
• Rigueur, autonomie, sens de l'organisation et qualités relationnelles.
• Discrétion professionnelle et polyvalence.

Responsabilidades

• Appui de direction et secrétariat des services techniques.
• Rédaction et mise en forme de courriers, notes et documents administratifs.
• Gestion des parapheurs et suivi du circuit de signature.
• Organisation et suivi des dossiers du DST.
• Appui administratif et informatique aux responsables d'équipe.
• Gestion administrative et financière.
• Suivi des devis: réception, classement, transmission, relance, tableaux de suivi.
• Appui à la préparation et au suivi administratif des marchés publics (analyse de la complétude administrative, dépôt sur Mégalis).
• Voirie et urbanisme.
• Traitement et enregistrement des DT/DICT.
• Instruction des arrêtés et permissions de voirie.
• Renfort au service urbanisme: enregistrement des demandes ; pré-instruction des CUa, DP simples et DIA, affichage réglementaire, numérotage sur la base d'adresse locale (BAL).
• Ressources humaines de proximité.
• Suivi des plannings, congés et astreintes (ManaTime, OpenGST).
• Vérification des fiches de déclaration d'heures.
• Suivi des habilitations et permis de conduire des agents.
• Organisation des entretiens individuels.
• Manifestations et logistique communale.
• Coordination logistique avec les associations et les services.
• Suivi du patrimoine et outils numériques.
• Tenue des bases de données patrimoniales (matériel, véhicules, contrats).
• Paramétrage et exploitation des outils métier et appui à leur modernisation.

Conocimientos

Connaissance des collectivités

Outils bureautiques avancés

OpenGST

Mégalis

Sogelink

Isigéo

Rigueur et autonomie

Organisation

Relations publiques

Educación

Bac+2 ou équivalent

Herramientas

OpenGST

Mégalis

Sogelink

Isigéo

Descripción del empleo

Au sein des services techniques de la commune d'Allaire, le/la gestionnaire administratif·ve assure l'appui administratif, financier et organisationnel du directeur des services techniques et des responsables d'équipe. Interface entre les élus, les entreprises, les usagers et les agents, il/elle assure le suivi des marchés et des devis, la gestion administrative de la voirie, un soutien administratif à la chargée d'urbanisme pour l'enregistrement des dossiers, le suivi RH de proximité (congés/RTT) .

Missions principales

• Appui de direction et secrétariat des services techniques
• Rédaction et mise en forme de courriers, notes et documents administratifs
• Gestion des parapheurs et suivi du circuit de signature
• Organisation et suivi des dossiers du DST
• Appui administratif et informatique aux responsables d'équipe
• Gestion administrative et financière
• Suivi des devis: réception, classement, transmission, relance, tableaux de suivi
• Appui à la préparation et au suivi administratif des marchés publics (analyse de la complétude administrative, dépôt sur Mégalis)
• Voirie et urbanisme
• Traitement et enregistrement des DT/DICT
• Instruction des arrêtés et permissions de voirie
• Renfort au service urbanisme: enregistrement des demandes ; pré-instruction des CUa, DP simples et DIA, affichage réglementaire, numérotage sur la base d'adresse locale (BAL)
• Ressources humaines de proximité
• Suivi des plannings, congés et astreintes (ManaTime, OpenGST)
• Vérification des fiches de déclaration d'heures
• Suivi des habilitations et permis de conduire des agents
• Organisation des entretiens individuels
• Manifestations et logistique communale
• Coordination logistique avec les associations et les services
• Suivi du patrimoine et outils numériques
• Tenue des bases de données patrimoniales (matériel, véhicules, contrats)
• Paramétrage et exploitation des outils métier et appui à leur modernisation

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint administratif

Profil recherché

• Formation administrative de niveau Bac +2 ou expérience équivalente
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Notions en marchés publics et bases budgétaires/comptables
• Maîtrise des outils bureautiques et à l'aise avec les outils métier (OpenGST, Mégalis, Sogelink, Isigéo)
• Rigueur, autonomie, sens de l'organisation et qualités relationnelles
• Discrétion professionnelle et polyvalence

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Communes