Assistant Formation Continue — Gestion Admin & Télétravail

Assistance publique – Hôpitaux de Paris (AP-HP); Paris; Remote; EUR 24,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail

Job summary

AP-HP recrute un assistant de formation pour le département formation continue et développement des compétences. Vous assurez l’assistance administrative, le suivi et l’évaluation des formations collectives et individuelles, et vous coordonnez avec les DMU et directions.

Vous gérez les dossiers formation, les inscriptions et les questionnaires de satisfaction, et vous participez aux achats via SAP. Télétravail possible, horaires 8h30-17h30, site Cochin-Port Royal et mobilité sur les autres sites.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à gérer des documents administratifs et financiers.
• Connaissance de la réglementation liée à la formation continue et à la DPC dans la fonction publique hospitalière.
• Compréhension du rôle des DMU et des directions en matière de plan de formation.
• Connaissance du milieu hospitalier et des procédures internes du GHU CCHOP (CoCHIN-Port Royal).

Responsibilities

• Assurer l’assistance du responsable de formation dans la mise en place et le suivi des actions de formation collectives et individuelles.
• Participer au suivi budgétaire et aux contrôles administratifs et financiers des formations.
• Gérer les inscriptions, les dossiers et les questionnaires de satisfaction des stagiaires.
• Réaliser les achats et les relations avec les prestataires via SAP, et assurer le classement des dossiers formation.

Skills

Outils bureautiques

Gestion financière

Rigueur et organisation

Connaissance réglementation formation

Connaissance milieu hospitalier

Tools

SAP

Job description

Métier

Carrière - Développement RH - Formation

Type de contrat

Titulaire ou CDI

Rémunération

Rémunération valorisée en fonction des grilles salariales de la fonction publique hospitalière.

Service d'affectation

COCHIN

Présentation du service

Le département formation continue et développement des compétences du GHU élabore, met en œuvre et assure le suivi du plan de formation PNM de l’ensemble des professionnels du GHU. Sous la responsabilité de la DRH, en cohérence avec le plan stratégique du GHU, le service formation développe les activités formation, en assure la gestion administrative et financière en lien étroit avec les Directions fonctionnelles et DMU. Il assure également la gestion des dossiers de stage sur l’ensemble des filières métiers. En 2024, le département a enregistré 15 700 départs en formation qui représentent 17 600 jours de formation.

Le département est basé sur le site Cochin-Port Royal et propose des permanences sur chacun des six autres sites.

Vos missions

· L’assistant de formation assiste le responsable de formation dans la mise en place, le suivi et l’évaluation des différentes activités de formationcollectives et individuelles.
· Référent de plusieurs DMU ou directions pour le suivi de leur plan de formation ainsi que pour certaines thématiques de formation en lien avec l’équipe du service, il participe ou est en charge de nombreuses étapes du processus de formation.


Gestion administrative, économique et financière des actions de formation:
· Gérer et suivre les formations collectives et individuelles des DMU ainsi que les formations internes de son périmètre
· Recueillir et vérifier les éléments constitutifs des demandes individuelles de formation des agents: constitution et suivi des dossiers dans le respect de la réglementation
· Etablir les ordres et états de frais de missions ainsi que les décisions de paiement, selon la réglementation,des formations de son périmètre : vérification des justificatifs reçus et transmission au service paie pour traitement
· Participer au processus achat: recherche de prestataire, recueil des devis, contrôle des qualifications du prestataire
· Créer des demandes d’achat sur SAP et gérer les relations avec les prestataires extérieurs jusqu’à la facturation en lien avec le service achats
· Enregistrer les actions de formation organisées en interne et gérer les inscriptions selon les modalités d’inscription définies
· Récupérer et saisir les questionnaires de satisfaction
· Assurer l'enregistrement des formations sur l'outil dédié
· Appliquer les règles de bonnes pratiques (HR, BI, SAP, intranet) envoyées par le CFDC
· Assurer le classement et l’archivage des dossiers formation conformément à la règlementation

Participation aux activités du service et leur suivi
· Collaborer avec les autres membres de l’équipe formation selon les variations d’activité
· Renseigner et actualiser les tableaux de suivi d’activité et budgétaires
· Participer à des réunions de services et/ou groupes de travail / évènements de communication interne
· Diffuser l’offre de formation: intranet, mailing aux cadres ou au public cible

· Effectuer l’accueil physique et téléphonique, participer à des permanences sur les différents sites

· Réserver les salles pour les actions de formation et anticiper la mise à disposition des moyens nécessaires

· Assurer l’ouverture et la fermeture des salles de formation, accueillir et renseigner intervenants et stagiaires

· Superviser l’installation et l’état des salles de formation, contrôler le bon fonctionnement du matériel.

Profil recherché

- Maîtrise des outils bureautiques,
- Gestion financière, budgétaire et administrative
- Utiliser les procédures, la règlementation spécifique au domaine d'activité
- Traiter et/ou orienter une demande
- Capacité à travailler en autonomie, rendre compte et alerter sur les points de vigilance
- Communication / relations interpersonnelles
- Sens de l'organisation et de l'anticipation,
- Réactivité et rigueur
- Sens du travail en équipe ; coopération, partage d'information
- Sens du service public, implication dans la qualité du service rendu aux professionnels de l'hôpital
- Connaissances dans le domaine de l'ingénierie de formation ;
- Connaitre la réglementation en matière de formation continue et DPC dans la fonction publique hospitalière (Loi FTLV – décret du 21 août 2008) ;
- Connaissance du milieu hospitalier

Schéma horaire

Jour

Temps de travail

7h

Horaires de travail

Amplitude horaire d'ouverture du service : 8h30 – 17h30

Télétravail

Oui

Description de l'hôpital

Situé à Paris (14è arrondissement), il est composé de 3 sites: Cochin, Port-Royal et Tarnier. Il dispose de services de référence tant au plan national qu'international autour de la cancérologie,la périnatalogie, les maladies de système, les maladies auto-immunes, le diabète, l'ophtalmologie, le thorax, l'ostéoarticulaire. Grâce à ses deux plateaux techniques de pointe en biologie et imagerie, l'hôpital Cochin Port-Royal propose une prise en charge innovante à la pointe de la technologie.

Référence de l'offre

2026-22136