Assistant(e) de formation H/F

ASSOCIATION HOSPITALIERE DE BRETAGNE; Plouguernével; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

L’Association Hospitalière de Bretagne (AHB) recrute un(e) Assistant(e) de Formation pour soutenir le service formation «AHB Formation» et assurer la gestion administrative des dossiers, les inscriptions et les documents contractuels.

Vous travaillerez en lien avec les clients et les formateurs, organiserez les sessions et assurerez le suivi financier et qualité, notamment dans le cadre du référentiel Qualiopi.

Qualifications

• Première expérience souhaitée en assistanat administratif.
• Maîtrise des outils bureautiques courants.
• Aisance relationnelle et sens du service client.
• Bonne organisation et gestion des deadlines.

Responsibilities

• Assurer la gestion administrative des dossiers de formation et des inscriptions (devis, conventions, documents contractuels).
• Être l’interlocutrice/teur direct avec les clients et les formateurs pour répondre à leurs demandes et organiser les sessions.
• Coordonner les sessions de formation : planning, déplacements, réservations de salles, accueil des stagiaires et formateurs.
• Suivre le bilan financier des formations et les indicateurs qualité.
• Contribuer à la conformité des actions de formation selon le référentiel Qualiopi et à la mise à jour des documents.
• Soutenir le déploiement du logiciel de gestion de la formation et l’accueil des usagers.
• Gérer les échanges avec les interlocuteurs internes et externes et assurer le suivi des demandes liées à la formation.

Skills

Organisation

Relation client

Rigueur

Gestion administrative

Job description

L'Association Hospitalière de Bretagne (AHB) recherche, dans le cadre d’un remplacement partiel et d’un renfort dans un contexte de nouveaux projets et de projet de digitalisation des process RH

Un(e) ASSISTANT (E) DE FORMATION (AAC n°93-2026)

Vos missions principales seront réparties ainsi :

Assister notre organisme de formation «AHB Formation»

Activités :

• Assurer la gestion administrative des dossiers de formation, des inscriptions et des documents contractuels. (Devis, conventions, …)
• Être en lien direct avec les clients: honorer les demandes, fournir les documents demandés, …
• Être en lien direct avec les formateurs: organiser et coordonner les sessions de formation : planning, organisation des déplacements, …
• Suivre le bilan financier des formations tout au long de l’année
• Communiquer avec les clients, les formateurs, les participants, pour répondre à leurs demandes
• Participer au suivi et à la mise en conformité des actions de formation selon les exigences du référentiel Qualiopi, notamment à travers la gestion des documents et des indicateurs qualité.

Assister le service formation

• Seconder l’équipe formation pour la gestion administrative des formations notamment lors du déploiement du logiciel de gestion de la formation
• Organiser et coordonner les sessions de formation : planification, réservation des salles, …
• Assurer l’accueil, l’information des stagiaires et des formateurs.
• Mettre à jour les tableaux de bord de suivi
• Gérer les échanges avec les différents interlocuteurs et assurer le suivi des demandes liées à la formation

Et d’une manière générale tout assistanat administratif du pôle formation et des services dédiés au développement des compétences

• Rémunération selon CCN51
• Travail du lundi au vendredi : de 8h30 à 17h00

Vous possédez idéalement une première expérience en assistanat administratif

Vous pratiquez et utilisez de manière courante les outils bureautiques

Vous disposez d’une aisance relationnelle («aller vers»), d’une capacité d’écoute et du sens du servicequi vous aidera dans la communication tant interne (stagiaires, salariés, formateurs internes, directions) qu’externe (formateurs externes, partenaires, OPCO, clients de notre organisme)

Une expérience en relation clients (internes ou externes) ou usagers est appréciée

Vous possédez une bonne capacité d’organisation et de planification : savoir gérer plusieurs dossiers, échéances et sessions simultanément, tout en appuyant sur la qualité du travail

Vous savez travailler dans l’urgence (gestion des imprévus et répondre rapidement aux demandes urgentes.)

Vous aimez le travail en équipes et en transversal

La formation et plus largement les Ressources Humaines vous intéressent

Ce poste est ouvert à des professionnels disposant des qualités ci-dessus et de l’aisance informatique, non spécifiquement issues de services formation ou RH et disposant d’une bonne connaissance des métiers de l’AHB et de la santé, et souhaitant contribuer à la formation et à la gestion des parcours collaborateurs au sein de la Direction des Ressources Humaines de l’AHB.