Assistant(e) Moyens Généraux H/F

Unicancer; Le Kremlin-Bicêtre; Vor Ort; EUR 24.000 - 32.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Unicancer recrute un(e) Assistant(e) Moyens Généraux pour son site du Kremlin-Bicêtre. Vous accueillerez les visiteurs et gérerez le standard, en veillant à transmettre les messages et à orienter les interlocuteurs avec courtoisie.

Vous prendrez en charge la gestion des salles, des commandes de fournitures et des tâches administratives courantes, tout en contribuant à la sécurité et au bon fonctionnement des locaux.

Qualifikationen

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et saisie courante.
• Sens du service, discrétion et confidentialité requises.
• Organisation et rigueur, capacité à gérer plusieurs tâches.

Aufgaben

• Assurer l'accueil des visiteurs et le filtrage des appels du standard.
• Gérer les salles de réunion et le planning, logistique associée.
• Effectuer les travaux de secrétariat: courrier, commandes, factures.
• Apporter une aide administrative et suivre les contrats.
• Veiller à la sécurité et à la coordination avec les services techniques.

Kenntnisse

Maîtrise des outils bureautiques

Sens du service

Discrétion et confidentialité

Organisation et rigueur

Réactivité et multitâche

Courtoisie et diplomatie

Ausbildung

Bac+2 Assistant Manager / Secrétariat

Tools

Word

Excel

Outlook

Jobbeschreibung

2026-5348-Assistant(e) Moyens Généraux H/F

Contrat : CDD

Date de prise de fonction : 01/10/2026

Lieu : Le Kremlin-Bicetre

Service : Services Généraux

Unicancer est l'unique réseau hospitalier français dédié à 100 % à la lutte contre le cancer et la seule fédération hospitalière nationale dédiée à la cancérologie. Il réunit 18 Centres de lutte contre le cancer (CLCC), établissement de santé privé à but non lucratif, répartis sur 20 sites hospitaliers en France. 540 000 patients par an sont pris en charge dans le réseau Unicancer, plus de 20 000 femmes et hommes sont engagés, au quotidien, dans une quête permanente d'excellence en matière de soins, de recherche et d'enseignement supérieur. Unicancer est aussi le premier promoteur académique d'essais cliniques, en oncologie, à l'échelle européenne. Reconnu comme leader de la recherche en cancérologie en France, le réseau Unicancer bénéficie d'une réputation mondiale avec la production d'un tiers des publications internationales en oncologie. Les 18 CLCC et l'activité R&D d'Unicancer sont certifiés ISO 9001 pour leur recherche clinique.

Assurer l'accueil

• Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques reçus au standard et répondre à des questions de 1er niveau posées par ses interlocuteurs
• Accueillir les visiteurs et prestataires dans les locaux
• Commander les coursiers et réserver les taxis
• Préparer l'accueil des nouveaux salariés (badges, clés, accès parking, etc…)

Gérer les salles de réunion

• Réserver des salles de réunion sur demande
• Gérer et mettre à jour le planning des salles
• Prévoir la logistique : matériel informatique en lien avec la DSI, pauses, carte d'accès au RIE

Effectuer les travaux de secrétariat suivants

Gérer le courrier

• Ouverture du courrier à l'arrivée, réception des mails et distribution
• Affranchissement du courrier au départ
• Entretenir les relations avec la Poste, le service courrier du site

Centraliser les commandes de fournitures

• Centralisation et validation des commandes des différents secteurs
• Réception et distribution des commandes
• Suivi des réclamations

Valider les factures et mettre à jour les tableaux de suivi : Chronopost, pauses, repas de convives, poste de travail, fournitures…

Apporter une aide administrative

• Rédiger des courriers sur demande des services
• Aider à la saisie et comptabilisation de documents comptables (factures, contrats)
• Aider au classement et à l'archivage des documents
• Aider aux suivis des contrats (services généraux, logistique, prestataire de voyage)
• Gérer les signatures électroniques et leur délégation

Assurer une polyvalence des services généraux en lien avec les prestataires logistiques

• Contacter les prestataires des services généraux/logistique et assurer leur référencement
• Demander des devis aux prestataires à valider avec le DAF
• Assurer le suivi des commandes, facturations, livraison en lien avec le DAF et la comptabilité
• Optimiser les locaux disponibles (gestion de réservation de bureau - Flex office)

Assurer la coordination en matière d'obligation de sécurité

• Organiser des formations en lien avec la sécurité (gestes qui sauvent, SST, guide-file, serre-file)
• Mettre à jour régulièrement les procédures liées à la sécurité (livret d'accueil des salariés)
• S'assurer, en lien avec les services techniques des sites ou en lien avec des prestataires de la mise aux normes des équipements de sécurité (extincteurs, plans d'évacuation, etc…)

Ce poste implique des activités de manutention et le port de charges :

• Aménagement et configuration des salles de réunion (déplacement de cloisons mobiles et de mobilier)
• Réception, expédition et traitement de colis
• Manipulation et transport de fournitures (pack d'eau, papeterie,... )

Les connaissances et capacités recherchées sont notamment les suivantes:

CONNAISSANCES

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Connaissance des procédures d'accueil et de sécurité
• Tache de secrétariat

CAPACITES

• Sens du service et de la communication.
• Organisation et rigueur
• Discrétion et confidentialité
• Réactivité et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Courtoisie et diplomatie

FORMATION

• Bac à Bac+2 (type BTS Assistant Manager, Secrétariat, Accueil)