Agent d'accueil polyvalent

Nous Recrutons; Angers; Hybride; EUR 21 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

Nous Recrutons recherche un agent polyvalent pour assurer la tenue de la loge d’accueil du site de formation d’Angers. Vous effectuerez l’ouverture et la fermeture du site, l’accueil des usagers, la gestion du courrier et des livraisons, le contrôle des accès et la remise des clés selon le planning.

Vous assurerez aussi les activités de reprographie, la réservation des voitures et veillerez à la sécurité incendie et au respect des consignes Vigipirate.

Qualifications

• Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité (notion de base)
• Méthodologie de la logistique (notion de base)
• Matériels d'alarme et de surveillance (notion de base)
• Environnement et réseaux professionnels (notion de base)
• Contraintes liées aux immeubles (notion de base)
• Langue française (connaissance générale)
• Savoir utiliser les équipements de sécurité (maîtrise)
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (notion)
• Travailler en équipe (application)
• Savoir planifier et respecter des délais (maîtrise)
• Appliquer les normes, procédures et règles (application)
• Accueillir et prendre des messages (application)
• Entretenir les outils de l'environnement de travail (application)
• Sens de l’organisation
• Maîtrise de soi
• Capacité d’adaptation

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers et des visiteurs
• Ouvrir le site en début de journée et fermer le site en fin de journée, contrôle de l’alarme et des accès
• Réceptionner les livraisons et le courrier
• Contrôler les accès au parking et remettre les clés des salles selon le planning
• Effectuer les travaux de reprographie et la réservation des voitures
• Assurer la veille sécuritaire (Vigipirate, systèmes de sécurité)
• Assurer le ménage et l’entretien de la loge
• Répondre aux besoins et transmettre les messages
• Gérer le suivi des coûts d’affranchissement et le fichier de suivi
• Contribuer à la vie du site et soutenir le secrétariat

Connaissances

Hygiène et sécurité

Logistique

Gestion des alarmes et sécurité

Langue française

Planification

Accueil et relationnel

Entretien des lieux

Description du poste

Mission principale

Assurer la tenue de la loge d’accueil

• Procéder à l’ouverture du site si prise de poste en début de journée (levée d'alarme, ouverture des bâtiments et des espaces en accès libre, contrôle visuel)
• Garantir l'accueil physique et téléphonique des usagers et des visiteurs, les informer/orienter
• Réceptionner les livraisons et le courrier
• Contrôler les accès au parking
• Remettre les clés des salles selon le planning d'occupation
• Affranchir le courrier, tenir le fichier de suivi des coûts d'affranchissement
• Assurer les travaux de reprographie à la demande des enseignants
• Assurer la réservation des voitures et faire remonter au service maintenance les problèmes potentiels liés à l'utilisation des voitures
• Assurer une veille sécuritaire (système de sécurité incendie, application de consignes Vigipirate)
• Assurer le ménage de la loge
• Procéder à la fermeture du site si horaires de fin de journée (contrôle de l'ensemble des bâtiments, vérification et fermeture des portes et accès, mise sous alarme)

Missions complémentaires

Mission de communication et de promotion de l'image du site : élaboration de contenus et diffusion de supports de communication sur les différents canaux : écrans, lettres d'informations, affichage, page internet; mise en œuvre de l'évènementiel du site.

Mission administrative/de gestion liée à la vie du site et de soutien au secrétariat du site dans la mise en œuvre d'actions : création et mise à jour de supports numériques (tableaux excel); élaboration de tableaux statistiques de suivi des stocks de petit matériel, produits d'entretien et consommables (vie de site, pédagogique, entretien); organiser le rangement et garantir le bon fonctionnement du matériel et des équipements liés à la vie du site et l'entretien; anticiper les besoins et préparer les commandes en fonction du budget alloué.

Mission d'entretien des locaux en cas d'absences prolongées des agents logistiques.

Contraintes particulières du poste

Travail non posté, l'agent est amené régulièrement à se déplacer, y compris dans des bâtiments non accessibles PMR.

Rythme de travail

base horaire hebdomadaire de 38h12 : lundi : 7h10 à 12h00/12h56 à 15h30 ; mardi : 10h15 à 13h00/14h00 à 18h30 ; mercredi : 07h10 à 12h00/12h56 à 15h30 ; jeudi : 10h15 à 13h00/14h00 à 18h30 ; vendredi : 10h16 à 13h00/14h00 à 18h30

L’agent recruté sera placé sous l'autorité hiérarchique directe de la Responsable administrative et financière du site de formation d’Angers.

Formation et/ou qualification : accueil, entretien, formation administrative

Expériences antérieures souhaitées pour occuper le poste : minimum 2 à 5 ans

Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d’une priorité légale conformément aux dispositions de l’article 60 de la loi du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État (sur présentation d’un justificatif)

Compétences et connaissances requises

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires : Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité (notion de base); méthodologie de la logistique (notion de base); matériels d'alarme et de surveillance (notion de base); environnement et réseaux professionnels (notion de base); contraintes liées aux immeubles (notion de base); langue française (connaissance générale)

Compétences opérationnelles : Savoir utiliser les équipements de sécurité (maîtrise); utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (notion); travailler en équipe (application); savoir planifier et respecter des délais (maîtrise); appliquer les normes, procédures et règles (application); accueillir et prendre des messages (application); assurer l'entretien courant des outils de l'environnement de travail (application)

Compétences comportementales : Sens de l’organisation; maîtrise de soi; capacité d’adaptation