Assistant(e) administratif(ve)

Sicob Sas; France; On-site; EUR 28,000 - 35,000; Full time

Job summary

Sicob Sas, située en Occitanie, recherche un assistant administratif pour gérer l'accueil des visiteurs, la réception des appels et la gestion logistique. Vous serez également chargé de traiter les factures et d'assister le Directeur Général dans ses tâches administratives.

Le candidat idéal possède un BAC +2 en administration et une expérience réussie dans l'assistanat. Des compétences en Word, Excel et un bon sens de l'organisation sont essentiels.

Qualifications

• Expérience dans l'assistanat de Direction ou commercial.
• Aisance avec les outils numériques de gestion administrative.
• Connaissance des bases comptables appréciée.

Responsibilities

• Accueil des visiteurs et gestion des appels entrants.
• Validation des bons à payer et préparation des règlements.
• Coordination avec les équipes internes et les clients.

Skills

Maîtrise des outils bureautiques

Rigueur

Sens de l'organisation

Esprit d'équipe

Discrétion

Education

BAC +2 en administration, gestion, ou assistanat

Tools

Word

Excel

Outlook

Job description

Accueil physique et téléphonique

• Accueil des visiteurs, clients et partenaires.
• Gestion des appels entrants et orientation des interlocuteurs.
• Prise de messages et transmission en temps utile.
• Gestion des besoins logistiques d’accueil (salles de réunion, fournitures, café, etc.).

Traitement des factures

• Collecte et vérification des factures :
• Fournitures générales
• Factures intra-groupe
• Acomptes fournisseurs
• Factures des petits et gros chantiers

• Validation des bons à payer et préparation des règlements.
• Classement et archivage des justificatifs comptables.
• Transmission au service comptabilité.

Gestion de la boîte mails "Contact"

• Réception et tri des messages entrants.
• Attribution et transmission des demandes aux interlocuteurs compétents.
• Suivi des réponses et relances éventuelles.
• Classement et archivage numérique des échanges.

Gestion des sinistres

• Réception et enregistrement des déclarations de sinistre.
• Constitution et suivi des dossiers auprès des assurances.
• Coordination avec les équipes internes et les clients.
• Reporting régulier de l’avancement.

Gestion de l’administration des ventes – Terrasses Sunshine

• Création et suivi des dossiers clients.
• Envoi des documents commerciaux.
• Mise à jour des tableaux de suivi commercial.

Gestion administrative du Directeur Général

• Préparation et mise en forme de documents (courriers, rapports, présentations).
• Classement et archivage des dossiers administratifs.

Qualifications

• BAC +2 en administration, gestion, ou assistanat souhaité.
• Expérience réussie souhaitée dans le domaine de l'assistanat de Direction, assistanat comptable ou encore d'assistanat commercial.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Aisance avec les outils numériques de gestion administrative.
• Connaissance des bases comptables appréciée.
• Rigueur et sens de l’organisation.
• Discrétion et confidentiality.
• Esprit d’équipe et sens du service.
• Capacité à gérer les priorités et à être force de proposition.