Assistant(e) moyens Généraux F/H

VACANCEOLE; Montmélian; On-site; EUR 28,000 - 30,000; Part time

Job summary

Vacancéole Voyages Group recherche un(e) assistant(e) d’exploitation à Montmélian, en Part-time 20h/semaine, CDI selon profil. Vous travaillerez sous la supervision du Directeur des opérations et en liaison avec l’assistante d’exploitation, centralisant les demandes et préparant les dossiers jusqu’à leur clôture.

Vous soutiendrez les achats, suivrez la flotte automobile et les dossiers patrimoine, en relançant interlocuteurs et en assurant le suivi administratif.

Responsibilities

• Accompagner l’exploitation : centraliser les demandes et suivre les dossiers jusqu’à leur clôture.
• Contribuer au fonctionnement du siège : suivre les fournitures et les interventions validées et assurer le lien avec les prestataires.
• Apporter un soutien aux achats : mettre à jour les dossiers fournisseurs et contrats, suivre les échéances et préparer des comparatifs.
• Suivre administrativement la flotte automobile : actualiser les dossiers véhicules et suivre contrats, assurances et contrôles.
• Accompagner les dossiers patrimoine : rassembler devis et documents, suivre les sinistres et classer les pièces dans SharePoint.
• Fiabiliser le suivi : anticiper les échéances, relancer et signaler les retards nécessitant une décision.

Job description

Rattaché au Directeur des opérations, vous travaillez en lien étroit avec l’assistante d’exploitation et les équipes Achats et Patrimoine. Vous centralisez les demandes, préparez les dossiers et assurez leur suivi jusqu’à leur clôture. Votre rôle est d’apporter un appui fiable et concret aux équipes, dans le respect des priorités définies et des validations des responsables métiers.

Vos principales missions

• Accompagner l’exploitation : centraliser les demandes des résidences, collecter les pièces nécessaires, actualiser les tableaux de suivi et relancer les interlocuteurs concernés, en complémentarité avec l’assistante d’exploitation.
• Contribuer au fonctionnement du siège : suivre les fournitures, le courrier, les équipements et les demandes courantes ; organiser les interventions préalablement validées et assurer le lien avec les prestataires et le syndic.
• Apporter un soutien aux achats : mettre à jour les dossiers fournisseurs et contrats, suivre les échéances, demander des devis et préparer des comparatifs pour les responsables métiers.
• Suivre administrativement la flotte automobile : actualiser les dossiers véhicules et suivre les contrats, assurances, sinistres, contrôles et équipements associés.
• Accompagner les dossiers patrimoine : rassembler les devis et documents, suivre administrativement les sinistres, les interventions et les petits travaux confiés, puis classer les pièces dans SharePoint.
• Fiabiliser le suivi : anticiper les échéances, assurer les relances et signaler les retards ou blocages nécessitant une décision

Conditions proposées :

• poste à pourvoir dès que possible
• Poste à temps partiel : 20h par semaine
• Présence souhaitée les matins du lundi au vendredi.
• Horaires à définir ensemble selon le profil retenu et les besoins du service.
• Rémunération selon profil et expérience.
• Base équivalent temps plein : 28 € à 30k € brut annuel (prime de 13eme mois incluse et lisée tous les mois), proratisée au temps partiel.