Assistant(e) Formation et gestion RH MAASA (H/F)

Préfecture des Pyrénées Atlantiques; Pau; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Préfecture des Pyrénées Atlantiques recrute un agent RH chargé de la gestion RH de proximité et du suivi des formations pour l’ATE et ses services.

Attaché à la gestionnaire RH MAASA DDTM – responsable locale de formation, vous gérerez une population d’environ 600 agents et assurerez la paie publique, les dossiers administratifs et le suivi des formations locales.

Qualifications

• Expérience en gestion RH de proximité dans l’administration publique.
• Connaissance de la paie publique et de l’organisation de la paie.
• Maîtrise des outils RH (Casper) et du SIRH.

Responsabilités

• Gestion RH de proximité des agents MAASA DDTM64 et des agents de la DDTM64.
• Suivi des formations et des besoins de formation pour les services de l’État (ATE).
• Création des comptes et mise à jour sur le logiciel de gestion du temps.

Connaissances

Fonction publique

Paye publique

Gestion RH proximité

Outils RH Casper

SIRH

Organisation ministères

Outils

Casper

SIRH

Description du poste

Groupe RIFSEEP: 1
Vos activités principales
Assurer, en collaboration avec la gestionnaire RH MAASA DDTM - responsable locale de formation:

• gestion RH de proximité des agents MAASA de la DDTM64
• suivi des formations et besoins de formation sur l’ensemble des services de l’administration territoriale de l’État (Préfecture, DDTM, DDPP, DDETS, SGC)
• appui ponctuel aux autres assistantes du pôle (notamment en période de congés) et renfort ponctuel sur des dossiers en cas d’urgence et/ou de chantier particuliers (ex: élections professionnelles)

Gestion RH de proximité

Assurer en appui à la gestionnaire RH MAASA DDTM‑responsable locale de formation, la gestion de proximité des agents MAASA de la DDTM64, une trentaine de titulaires et une vingtaine de contractuels, sur les volets suivants:

• création des comptes et mise à jour de la situation des agents sur le logiciel de gestion du temps
• gestion administrative et financière de proximité
• établissement et suivi des contrats
• recensement des grévistes et remontée au ministère
• convocation aux visites médicales et suivi
• mise en paiement des frais médicaux et des prestations sociales
• entraide entre assistantes et gestionnaires pour la continuité du service. Cette activité d’assistante en gestion RH pourra être amenée à être exercée ponctuellement pour d’autres populations, notamment les agents MAASA de la DDPP.

Suivi de la formation

Assurer en appui à la gestionnaire RH MAASA DDTM‑responsable formation, le suivi de la formation de l’ensemble des 600 agents des services de l’Administration territoriale de l’État (ATE) (Préfecture, DDTM, DDPP, DDETS, SGC):

• enregistrement des inscriptions, convocations et attestations de formation (gestion d’un tableau de suivi)
• diffusion de l’offre de formation aux publics concernés
• appui à la responsable locale de formation pour l’organisation des formations locales (convocations, attestations, organisation matérielle, accueil des formateurs, ouverture/fermeture des sessions, défraiement des indemnités)
• appui à la responsable locale de formation pour les nouveaux arrivants

Votre environnement professionnel

Activités du service
Gestion administrative et financière du personnel de la préfecture et des DDI, action sociale et formation (18 agents sur 2 sites)
Composition et effectifs du service
Pôle RH DDI (10 agents): 4 gestionnaires+5 assistantes+1 responsable de pôle
Liaisons hiérarchiques
Responsable hiérarchique directe: gestionnaire RH MASA DDTM, chargée locale de formation

Liaisons fonctionnelles

• entraide entre assistantes et gestionnaires RH du pôle RH DDI
• agents de la DDTM pour la gestion RH de proximité
• services de gestion RH et de paye en centrale
• ensemble des agents de l’ATE pour la formation
• collègues du pôle RH DDI et RH MI assurant le contrôle des frais de déplacement voire organisation des missions de de formation (cas des agents de préfecture)
• structures ministérielles et interministérielles de formation

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:
Travail en étroite collaboration avec la gestionnaire RH MAASA DDTM – responsable locale de formation
Poste s’insérant dans un collectif solidaire et complémentaire du pôle RH DDI (4 gestionnaires, 5 assistantes, 1 responsable sur site) et en lien étroit avec le pôle RH intérieur situé sur le site Clémenceau.
En lien avec l’ensemble des agents de l’administration territoriale de l’État des Pyrénées-atlantiques (600 agents)
Bureau partagé
Poste nécessitant le respect de règles de discrétion et de confidentialité

Qui contacter?

Martine BROUSSE – Responsable locale de formation [e-mail]

Profil recherché

Vos compétences principales mises en oeuvre:
Connaissances techniques:
Statut général de la fonction publique et statuts particuliers
Eléments de la paye publique et organisation de la paye
Procédures de gestion RH de proximité
Utilisation des outils RH (Casper) et du SIRH
Organisation des ministères en matière de formation
Organisation générale et missions des services territoriaux de l’État
Savoir-faire:
Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole
Organiser son activité, anticiper et prioriser ses activités
Travailler en équipe
Analyser les services susceptibles d’être intéressés à une offre de formation
Savoir-être:
Rigoureux
Discret
Courtois
Vos perspectives:
Ouverture vers la gestion RH d’autres ministères
Evolution vers un poste de gestionnaire RH
Durée attendue sur le poste: 3 ans minimum

Présentation de Préfecture des Pyrénées Atlantiques

Préfecture des Pyrénées Atlantiques