Assistant(e) Exécutif(ve) des Vice‑Présidents

Université de Lille; Lille; On-site; EUR 22,000 - 28,000; Full time

Job summary

L'Université de Lille recherche une assistante du secrétariat de la présidence pour contribuer à l'organisation quotidienne des activités du Président et des Vice-Présidents. Vous gérerez les agendas, les déplacements, les rendez-vous et les réservations de salles.

Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, informez les interlocuteurs et contribuez au suivi logistique (achats, fournitures, commandes et adhésions).

Qualifications

• Expérience en secrétariat et gestion administrative.
• Capacité à organiser réunions et déplacements.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de comptabilité.

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique, renseigner et informer les usagers.
• Gestion des agendas, des déplacements et des rendez-vous.
• Réservations de salles et suivi logistique (fournitures, achats).
• Suivi des commandes et des adhésions, traitement des mails.

Skills

Organisation

Gestion d'agenda

Accueil et relationnel

Discrétion

Réactivité

Planification

Travail en équipe

Adaptabilité

Priorisation

Proposition

Tools

Suite bureautique

Job description

L'Université de Lille recherche une assistante du secrétariat de la présidence pour contribuer à l'organisation quotidienne des activités du Président et des Vice-Présidents. Vous gérerez les agendas, les déplacements, les rendez-vous et les réservations de salles.

Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, informez les interlocuteurs et contribuez au suivi logistique (achats, fournitures, commandes et adhésions).