Assistant.e au Secrétariat de la Présidence - Offre 911 H/F - EC9876

D; Nancy; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

D est un acteur secretariat du cabinet, chargé du secrétariat de la présidence et de la direction de cabinet, gestion de l’agenda, accueils et coordination des dossiers. Travail en lien avec l’assistant.e du Secrétariat de l’Exécutif et participation à la préparation des réunions quotidiennes et aux déplacements.

Le poste demande une grande adaptabilité horaire, une forte aisance relationnelle et une capacité à travailler en binôme dans un environnement institutionnel.

Qualifications

• Expérience en secrétariat/coordination administrative est souhaitée.
• Souci du détail et capacité à gérer plusieurs dossiers.
• Bonne maîtrise de la rédaction de courriers et de la saisie de comptes rendus.

Responsibilities

• Gérer l’agenda de la présidente et du directeur de cabinet, coordonner les dossiers des réunions quotidiennes.
• Rédiger des courriers et saisir notes et comptes rendus, en respectant les cadres définis.
• Assurer l’accueil du secrétariat de la présidence et transmettre rapidement les messages.

Skills

Organisation administrative

Gestion de l'agenda

Rédaction de courriers

Accueil public

Tools

Logiciel de suivi du courrier

Job description

MISSION : l’assistant.e est chargé.e du secrétariat de la présidenceet de la direction de cabinet : gestion de l’agenda de la présidente et du directeur de cabinet, accueil des rendez-vous de la présidente et de la directrice de cabinet, coordination de la préparation des dossiers de la présidente. Il.elle travaille en lien avec l’assistant.e chargé.e du secrétariat de l’Exécutif, qu’il.elle peut être amené.e à suppléer le cas échéant.

ACTIVITES

Appui à l’organisation administrative de l’activité du cabinet

• Effectue la saisie de comptes rendus, notes et courriers
• Rédige des courriers réponses
• Gère l’agenda de la présidente en fonction du cadre défini : rendez-vous, réunions, déplacements, frais, …
• En lien avec la directrice de cabinet et le chef de cabinet, coordonne avec l’agent.e de gestion administrative la préparation des dossiers des différentes réunions quotidiennes, les dossiers de lecture, les courriers réservés et les déplacements de la présidente et assure le suivi des éléments préparatoires à constituer en vue des réunions de la présidente
• Coordonne l’appui aux chargés de mission dans l’exercice de leurs prérogatives, en lien avec l’agent.e de gestion
• Intervient pour assurer l’organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, …)
• Anticipe les délais des différentes instances (bureau de l’Assemblée, commission permanente, session)
• Apporte un appui administratif ou logistique à l’organisation de manifestations ou opérations particulières liées au fonctionnement du cabinet
• Organise avec l’agent.e de gestion le tri, le classement et l’archivage les dossiers de la présidente
• Utilise le logiciel de suivi du courrier, gère le planning des congés et l’arrivée des nouveaux arrivants

Accueil et relations avec le public

• Assure l’accueil du secrétariat de la présidence
• Prend les messages et les transmet rapidement au bon interlocuteur et alerte lorsque nécessaire, peut gérer des situations individuelles

Information et communication

• Veille à la circulation des informations entre le cabinet et la direction générale des services selon les consignes données
• Travaille en réseau avec l’assistant.e de direction de la direction générale des services

Spécificités

• Travail en binôme avec l’assistant.e du Secrétariat de l’Exécutif, dont il.elle assure la suppléance en cas de besoin.
• Poste soumis à des horaires de permanences téléphoniques entre 12h et 14h et entre 16h30 et 18h
• Le poste nécessite une forte adaptabilité en matière horaire.

Référence de l'offre : rlc212bsp6