Assistant-e des Vice-Président-es H/F

Université de Lille; Lille; On-site; EUR 22,000 - 28,000; Full time

Job summary

L'Université de Lille recherche une assistante du secrétariat de la présidence pour contribuer à l'organisation quotidienne des activités du Président et des Vice-Présidents. Vous gérerez les agendas, les déplacements, les rendez-vous et les réservations de salles.

Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, informez les interlocuteurs et contribuez au suivi logistique (achats, fournitures, commandes et adhésions).

Qualifications

• Expérience en secrétariat et gestion administrative.
• Capacité à organiser réunions et déplacements.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de comptabilité.

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique, renseigner et informer les usagers.
• Gestion des agendas, des déplacements et des rendez-vous.
• Réservations de salles et suivi logistique (fournitures, achats).
• Suivi des commandes et des adhésions, traitement des mails.

Skills

Organisation

Gestion d'agenda

Accueil et relationnel

Discrétion

Réactivité

Planification

Travail en équipe

Adaptabilité

Priorisation

Proposition

Tools

Suite bureautique

Job description

Affecté-e au secrétariat de la présidence, sous l'autorité hiérarchique et fonctionnelle de la chargée de la coordination du secrétariat, assistante du Président, l'assistant-e des Vice-Président-es assiste la 1ère Vice-Présidente et les Vice-Président-es, dans l'organisation quotidienne de leurs fonctions et contribue au bon déroulement de leurs activités (gestion des agendas, des déplacements, prises de rendez-vous, réservation de salles).

Elle gère également les déplacements des chargés de mission.

Elle travaille en binôme avec la 2ème assistante des Vice-Présidents et supervise l'agenda de 2 chauffeurs et des membres du cabinet.

Elle assure un accueil physique et téléphonique, elle renseigne et informe.

Elle apporte un soutien logistique au Cabinet : réservations de salles, achats des fournitures de bureau,

commandes de plateaux repas, de matériels, suivi des lignes téléphoniques et des adhésions (bons de

commande)

Le cabinet est composé administrativement d'une directrice de cabinet, d'un chef de cabinet, d'un collaborateur de cabinet, de l'assistante du Président, de deux assistantes des Vice-Présidents et de deux chauffeurs.

Le Président est entouré d'une 1ère Vice-Présidente, de 3 Vice-Présidents statutaires, de 22 Vice-Présidents, de 2 Conseillers spéciaux et de 14 chargés de mission.

Organiser et planifier des réunions, RDV, déplacements,

Traiter la messagerie

Accueillir et informer les personnels et usagers de la structure, répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

Gérer des commandes

Suivi et mise à jour de bases de données

Appliquer des procédures de gestion

Techniques de gestion administrative

Techniques et normes de la rédaction administrative

Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'établissement

Notions de comptabilité

Informer et rendre compte

Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Rédiger des écrits (réponses au mails)

Rechercher l'information et la vérifier

Travailler en équipe

Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Planifier son activité

Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique

Forte réactivité

Savoir gérer les priorités, travailler en anticipation

Discrétion

Disponibilité

Rigueur

Ponctualité

Savoir s'adapter à son interlocuteur

Force de proposition