Assistant de Direction – Secrétariat du Président H/F

Région Grand Est; Strasbourg; Hybrid; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

La Région Grand Est recherche un assistant de direction pour assurer le secrétariat particulier du Président. Vous organiserez l’agenda, préparerez les dossiers et assurerez l’accueil et l’interface avec l’administration et les élus.

En binôme avec une autre assistante, vous coordonnerez les notes, comptes rendus, marchés et suivis administratifs, et assurerez le traitement des déplacements tout en veillant à la conformité des procédures internes.

Qualifications

• Formation de type BTS Assistant de direction (souhaitée).
• Expérience professionnelle d’au moins 2 ans en secrétariat de direction (souhaitée).
• Bonne connaissance de l’environnement des collectivités territoriales.

Responsibilities

• Assiste le Président de la Région Grand Est en termes d’organisation et de gestion d'agenda.
• Constituer les dossiers papier et numérique du Président
• Assurer l’accueil physique et téléphonique: renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
• Trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées
• Préparer, mettre en forme et diffuser des notes, des comptes rendus, des dossiers, etc.
• Assurer leur suivi dans le processus décisionnel
• Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
• Gérer et actualiser une base d’information
• Classer et archiver les documents administratifs
• Renseigner des tableaux de suivi des réunions
• Gérer le matériel / les fournitures pour le Président
• Diffuser en interne/externe les documents administratifs
• Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
• Assurer la gestion et le suivi des frais de déplacement du Président
• Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie

Education

BTS Assistant de direction (souhaitée)

Job description

La Région Grand Est recherche un assistant de direction pour assurer le secrétariat particulier du Président. Vous organiserez l’agenda, préparerez les dossiers et assurerez l’accueil et l’interface avec l’administration et les élus.

En binôme avec une autre assistante, vous coordonnerez les notes, comptes rendus, marchés et suivis administratifs, et assurerez le traitement des déplacements tout en veillant à la conformité des procédures internes.