Assistant(e) des Vice‑Présidents – Organisation & Secrétariat

University of Lille 1 Sciences and Technology; Lille; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Job summary

Université Lille 1 Sciences et Technologie recherche un/e assistant/e du secrétariat de la présidence pour soutenir l’organisation quotidienne des activités du Président et des Vice-Présidents. Vous gérerez les agendas, les déplacements, les rendez-vous et la réservation de salles, en collaboration avec l’équipe et les services internes.

Vous assurez un accueil physique et téléphonique, renseignez et informez les usagers, et apportez un soutien logistique au Cabinet (réservations, achats, suivis

Qualifications

• Techniques de gestion administrative requises.
• Techniques et normes de la rédaction administrative souhaitées.
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'établissement.

Responsibilities

• Organiser et planifier des réunions, RDV, déplacements.
• Traiter la messagerie et les demandes de renseignements.
• Accueillir et informer le personnel et les usagers.
• Gérer des commandes et achats de fournitures.
• Suivre et mettre à jour les bases de données.
• Appliquer les procédures de gestion et suivre les bons de commande.

Skills

Travailler en équipe

Discrétion

Rigueur

Ponctualité

Disponibilité

Planifier son activité

Travailler avec interlocuteurs

Sadapter à l interlocuteur

Force de proposition

Tools

Logiciels de gestion du domaine

Logiciels de bureautique

Job description

Université Lille 1 Sciences et Technologie recherche un/e assistant/e du secrétariat de la présidence pour soutenir l’organisation quotidienne des activités du Président et des Vice-Présidents. Vous gérerez les agendas, les déplacements, les rendez-vous et la réservation de salles, en collaboration avec l’équipe et les services internes.

Vous assurez un accueil physique et téléphonique, renseignez et informez les usagers, et apportez un soutien logistique au Cabinet (réservations, achats, suivis