Assistant-e des Vice-Président-es

University of Lille 1 Sciences and Technology; Lille; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Job summary

Université Lille 1 Sciences et Technologie recherche un/e assistant/e du secrétariat de la présidence pour soutenir l’organisation quotidienne des activités du Président et des Vice-Présidents. Vous gérerez les agendas, les déplacements, les rendez-vous et la réservation de salles, en collaboration avec l’équipe et les services internes.

Vous assurez un accueil physique et téléphonique, renseignez et informez les usagers, et apportez un soutien logistique au Cabinet (réservations, achats, suivis

Qualifications

• Techniques de gestion administrative requises.
• Techniques et normes de la rédaction administrative souhaitées.
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'établissement.

Responsibilities

• Organiser et planifier des réunions, RDV, déplacements.
• Traiter la messagerie et les demandes de renseignements.
• Accueillir et informer le personnel et les usagers.
• Gérer des commandes et achats de fournitures.
• Suivre et mettre à jour les bases de données.
• Appliquer les procédures de gestion et suivre les bons de commande.

Skills

Travailler en équipe

Discrétion

Rigueur

Ponctualité

Disponibilité

Planifier son activité

Travailler avec interlocuteurs

Sadapter à l interlocuteur

Force de proposition

Tools

Logiciels de gestion du domaine

Logiciels de bureautique

Job description

À propos de nous

Le Cabinet de la présidence a pour mission d'accompagner le président et les vice-présidents dans leurs fonctions. Il participe à l'élaboration et à l'application de la stratégie de l'Université, tout en sécurisant les actes de la présidence et en facilitant le quotidien de l'équipe présidentielle. Il est l'interface entre le personnel, les enseignants et enseignants-chercheurs, les partenaires extérieurs et la présidence. Composé de collaborateurs, assistants et chauffeurs, il prévient et intervient lors de toute situation de crise et travaille de façon rapprochée avec la Direction Générale et la direction de la communication.

Mission

Affecté-e au secrétariat de la présidence, sous l'autorité hiérarchique et fonctionnelle de la chargée de la coordination du secrétariat, assistante du Président, l'assistant-e des Vice-Président-es assiste la 1ère Vice-Présidente et les Vice-Président-es, dans l'organisation quotidienne de leurs fonctions et contribue au bon déroulement de leurs activités (gestion des agendas, des déplacements, prises de rendez-vous, réservation de salles).

À propos de nous

Le Cabinet de la présidence a pour mission d'accompagner le président et les vice-présidents dans leurs fonctions. Il participe à l'élaboration et à l'application de la stratégie de l'Université, tout en sécurisant les actes de la présidence et en facilitant le quotidien de l'équipe présidentielle. Il est l'interface entre le personnel, les enseignants et enseignants-chercheurs, les partenaires extérieurs et la présidence. Composé de collaborateurs, assistants et chauffeurs, il prévient et intervient lors de toute situation de crise et travaille de façon rapprochée avec la Direction Générale et la direction de la communication.

Mission

Affecté-e au secrétariat de la présidence, sous l'autorité hiérarchique et fonctionnelle de la chargée de la coordination du secrétariat, assistante du Président, l'assistant-e des Vice-Président-es assiste la 1ère Vice-Présidente et les Vice-Président-es, dans l'organisation quotidienne de leurs fonctions et contribue au bon déroulement de leurs activités (gestion des agendas, des déplacements, prises de rendez-vous, réservation de salles).

Elle gère également les déplacements des chargés de mission.

Elle travaille en binôme avec la 2ème assistante des Vice-Présidents et supervise l'agenda de 2 chauffeurs et des membres du cabinet.

Elle assure un accueil physique et téléphonique, elle renseigne et informe.

Elle apporte un soutien logistique au Cabinet : réservations de salles, achats des fournitures de bureau, commandes de plateaux repas, de matériels, suivi des lignes téléphoniques et des adhésions (bons de commande).

Le cabinet est composé administrativement d'une directrice de cabinet, d'un chef de cabinet, d'un collaborateur de cabinet, de l'assistante du Président, de deux assistantes des Vice-Présidents et de deux chauffeurs.

Le Président est entouré d'une 1ère Vice-Présidente, de 3 Vice-Présidents statutaires, de 22 Vice-Présidents, de 2 Conseillers spéciaux et de 14 chargés de mission.

• Organiser et planifier des réunions, RDV, déplacements,
• Traiter la messagerie
• Accueillir et informer les personnels et usagers de la structure, répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
• Gérer des commandes
• Suivi et mise à jour de bases de données
• Appliquer des procédures de gestion

Profil

• Techniques de gestion administrative
• Techniques et normes de la rédaction administrative
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'établissement
• Notions de comptabilité
• Informer et rendre compte
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Rédiger des écrits (réponses au mails)
• Rechercher l'information et la vérifier
• Travailler en équipe
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Planifier son activité
• Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique
• Forte réactivité
• Savoir gérer les priorités, travailler en anticipation
• Discrétion
• Disponibilité
• Rigueur
• Ponctualité
• Savoir s'adapter à son interlocuteur
• Force de proposition

Référence de l'offre : hoqnxx5cav