Assistant(e) de direction

Département de la Nièvre; Nevers; Sur place; EUR 26 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Département de la Nièvre recherche un(e) assistant(e) à la Direction générale adjointe Solidarités, culture et sport (DGA SCS) pour assurer le secrétariat et la coordination administrative au quotidien.

Vous effectuez le tri et la ventilation des courriers, relisez les documents destinés à signature, préparez les dossiers et élaborez les supports de présentation, tout en gérant l’agenda du DGA et en participant activement aux réunions et comptes-rendus.

Responsabilités

• tri et ventilation des courriers de la D.G.A. SCS via notamment le logiciel de gestion électronique des courriers
• relecture de tous les documents transmis à la signature D.G.A., D.G.S. et Président et suivi des parapheurs
• préparation et suivi de dossiers divers et élaboration des supports de présentation (PowerPoint) pour le DGA
• tenue de l’agenda du DGA.
• tâches de secrétariat du DGA
• filtrage et gestion des communications du D.G.A.
• participation aux réunions du DGA et rédaction des comptes-rendus
• relecture et enregistrement dans le logiciel Air Délib des rapports présentés à la CP et au Conseil départemental préparé par le DGA
• vigilance dans la réception et la transmission des informations urgentes, sur les dossiers à préparer dans les services,
• assurer l’interface avec tous les services prescripteurs de travaux de secrétariat (rapports, lettres diverses, ...)
• élaborer et formaliser des procédures homogènes
• assurer le partage des informations et faciliter les transmissions descendantes et ascendantes entre les services centraux et extérieurs à la D.G.A SCS
• assurer le suivi qualité des courriers (délais, présentation, rédaction)
• élaboration de la réponse à l’enquête statistique annuelle de la DREES (données sur les personnels de D.G.A SCS)
• organiser et répartir les tâches au sein du bureau ( 2 agents de catégorie C)
• superviser et coordonner les missions de secrétariat de direction
• suppléances possibles lors de congés de l’assistante et secrétaires de direction (DGS, D.G.A. SCS)
• accueil du public
• classement et archivage
• gestion fournitures (commande agendas, etc...)
• demandes de véhicules pour le DGA

Description du poste

Assistance à la Direction générale adjointe Solidarités, culture et sport (D.G.A SCS)

• tri et ventilation des courriers de la D.G.A. SCS via notamment le logiciel de gestion électronique des courriers
• relecture de tous les documents transmis à la signature D.G.A., D.G.S. et Président et suivi des parapheurs
• préparation et suivi de dossiers divers et élaboration des supports de présentation (PowerPoint) pour le DGA
• tenue de l’agenda du DGA.
• tâches de secrétariat du DGA
• filtrage et gestion des communications du D.G.A. .
• participation aux réunions du DGA et rédaction des comptes-rendus

Coordination

• relecture et enregistrement dans le logiciel Air Délib des rapports présentés à la CP et au Conseil départemental préparé par le DGA
• vigilance dans la réception et la transmission des informations urgentes, sur les dossiers à préparer dans les services,
• assurer l’interface avec tous les services prescripteurs de travaux de secrétariat (rapports, lettres diverses, ...)
• élaborer et formaliser des procédures homogènes
• assurer le partage des informations et faciliter les transmissions descendantes et ascendantes entre les services centraux et extérieurs à la D.G.A SCS
• assurer le suivi qualité des courriers (délais, présentation, rédaction)
• élaboration de la réponse à l’enquête statistique annuelle de la DREES (données sur les personnels de D.G.A SCS)

Encadrement Fonctionnel

• organiser et répartir les tâches au sein du bureau ( 2 agents de catégorie C)
• superviser et coordonner les missions de secrétariat de direction

Autres Activités Du Poste

• suppléances possibles lors de congés de l’assistante et secrétaires de direction (DGS, D.G.A. SCS)
• accueil du public
• classement et archivage
• gestion fournitures (commande agendas, etc...)
• demandes de véhicules pour le DGA