Assistant de direction (H/F)

Lettre Du Cadre; France; Hybride; EUR 23 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Lettre Du Cadre cherche un(e) assistant(e) de direction pour assurer le suivi des questions administratives, l’appui en gestion et coordination, l’organisation fonctionnelle et la production documentaire.

Vous assurerez l’accueil, l’organisation des agendas, le suivi des dossiers et la circulation de l’information en lien avec le secrétariat général et les services du siège.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction.
• Organiser les agendas, réunions et instances de la direction territoriale.
• Gérer les validations Tempo relevant de la hiérarchie.
• Rédiger, mettre en forme et actualiser les documents administratifs, notes et courriers.
• Organiser le suivi des courriers entrants et sortants et des parapheurs.
• Superviser les espaces collaboratifs Teams de la direction (création de canaux, gestion des accès).
• Assurer la diffusion de l’information interne en lien avec le secrétariat général et la communication interne.
• Collaborer avec les services du siège (secrétariat général, directions ressources).
• Participer aux réunions internes et aux projets portés par la direction.
• Appliquer les règles de classement, d’archivage et de conservation des documents.
• Rédiger les courriers et courriers types à destination des usagers et riverains.
• Assurer le traitement administratif des procédures liées aux infractions sur l’espace public.
• Alimenter les outils de suivi de l’activité du service territorial propreté.
• Préparer les parapheurs et veiller au suivi complet des dossiers.
• Garantir la bonne circulation de l’information au sein du service.
• Suivre et orienter les demandes issues de l’application BIENVU auprès des services concernés.
• Assurer le suivi des référés préventifs en lien avec le secrétariat général.
• Gérer les dossiers juridiques liés aux assurances et sinistres de la direction.
• Contribuer à la continuité du service administratif en cas d’absence au sein de l’équipe.

Description du poste

Sous la responsabilité du Directeur Territorial et en lien avec son adjoint, l’assistant de direction assure le suivi des questions administratives de la direction. Il apporte un appui permanent en termes de gestion et de coordination administratives, d’organisation fonctionnelle, d’optimisation des processus administratifs, de communication, d’accueil et de circulation de l’information, de suivi de dossiers et de production documentaire.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Appui administratif et organisationnel de la direction

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction.
• Organiser les agendas, réunions et instances de la direction territoriale.
• Gérer les validations Tempo relevant de la hiérarchie.
• Rédiger, mettre en forme et actualiser les documents administratifs, notes et courriers.
• Organiser le suivi des courriers entrants et sortants et des parapheurs.

Coordination interne et circulation de l’information

• Superviser les espaces collaboratifs Teams de la direction (création de canaux, gestion des accès).
• Assurer la diffusion de l’information interne en lien avec le secrétariat général et la communication interne.
• Collaborer avec les services du siège (secrétariat général, directions ressources).
• Participer aux réunions internes et aux projets portés par la direction.
• Appliquer les règles de classement, d’archivage et de conservation des documents.

Suivi administratif du service propreté / collecte

• Rédiger les courriers et courriers types à destination des usagers et riverains.
• Assurer le traitement administratif des procédures liées aux infractions sur l’espace public.
• Alimenter les outils de suivi de l’activité du service territorial propreté.
• Préparer les parapheurs et veiller au suivi complet des dossiers.
• Garantir la bonne circulation de l’information au sein du service.

Activités transversales et référentiels

• Suivre et orienter les demandes issues de l’application BIENVU auprès des services concernés.
• Assurer le suivi des référés préventifs en lien avec le secrétariat général.Gérer les dossiers juridiques liés aux assurances et sinistres de la direction.
• Contribuer à la continuité du service administratif en cas d’absence au sein de l’équipe.