Assistante de Direction H/F

Beauchesne; Montmorillon; On-site; EUR 30,000 - 36,000; Full time

Job summary

Beauchesne recherche un Assistant(e) de Direction pour assurer le suivi administratif des dossiers clients et le volet financier de l’entreprise.

Vous traiterez les demandes clients, établirez les factures d'acompte et définitives, enregistrerez les paiements et assurerez le suivi des encaissements, tout en coordonnant le recouvrement et les garanties associées.

Qualifications

• Expérience en suivi administratif et relation client.
• Connaissance de la facturation et du suivi des paiements.

Responsibilities

• Gère les demandes clients (téléphone, interventions et chantiers).
• Établit et contrôle les factures et les paiements, saisit les encaissements.

Skills

Relation client

Facturation

Encaissements

Recouvrement

Administration

Rapprochements bancaires

Clôture comptable

Organisation

Archivage

Job description

Gestion de la relation client et de la facturation

L'Assistant ( e ) de Direction assure le suivi administratif des dossiers clients. Elle :-

• Réceptionne et traite les demandes des clients (appels téléphoniques, interventions, chantiers, demandes diverses).


• Établit les factures d'acompte, les factures définitives et contrôle les règlements.


• Enregistre les paiements dans les outils de gestion.


• Assure le suivi des encaissements et réalise les relances nécessaires auprès des clients.


• Coordonne les procédures de recouvrement avec les prestataires spécialisés.


• Assure le suivi et la récupération des retenues de garantie.


• Gère les dossiers liés aux garanties, aux sinistres et aux assurances.


• Assure le suivi administratif des garanties constructeurs et des contrats associés.


• Suit les qualifications, certifications et leurs renouvellements.

Gestion comptable et financière

En lien avec la Direction, le cabinet comptable et les partenaires financiers, elle :-

• Assure le suivi quotidien de la trésorerie.


• Enregistre les règlements clients et suit les échéances de paiement.


• Prépare les virements et contrôle les flux financiers.


• Réalise les rapprochements bancaires.


• Assure les relations administratives avec les établissements bancaires.


• Prépare et transmet l'ensemble des éléments nécessaires à la comptabilité et aux déclarations périodiques.


• Contribue à la préparation du bilan annuel et des documents de clôture.

Gestion administrative générale

Grâce à sa polyvalence, l'Assistant ( e ) de Direction participe au bon fonctionnement de l'entreprise en :-

• Assurant le suivi administratif des contrats de prestations et des abonnements.


• Gérant les dossiers administratifs liés à l'activité de l'entreprise.


• Assurant le suivi des sinistres et des déclarations associées.


• Gérant le parc de véhicules (assurances, cartes grises, contrôles réglementaires, entretiens et sinistres).


• Participant à l'organisation des réunions, événements et rendez-vous de la Direction.


• Assurant la continuité administrative des services lors des absences ou des périodes de forte activité.


• Veillant à la bonne tenue des dossiers administratifs et à leur archivage.

Amélioration continue et organisation

Met en oeuvre et fait évoluer les procédures administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Identifie les dysfonctionnements et alerte la Direction en cas de dérive. Est force de proposition dans l'optimisation des processus, des méthodes de travail et des outils de gestion. Contribue à la performance de l'entreprise en garantissant la fiabilité et la qualité des informations administratives et financières.