Assistant(e) direction

BCE Grid; Montpellier; Sur place; EUR 21 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

BCE Grid recherche un(e) assistant(e) de direction pour structurer et suivre les activités administratives du dirigeant à Montpellier. Vous assurez l’agenda, préparez les dossiers et gérez les communications internes et externes.

Vous serez en charge du reporting, de la gestion documentaire et du soutien logistique lors des réunions et déplacements, avec un BTS/Licence en assistanat et une solide maîtrise des outils bureautiques.

Qualifications

• Formation de niveau Bac+2/3 en assistanat de direction ou gestion administrative.
• Maîtrise du pack Office et des outils collaboratifs pour rédiger et présenter l’information.
• Bonne connaissance des procédures administratives et du classement/archivage.
• Capacité à produire des supports (plaquettes, comptes rendus, rapports).

Responsabilités

• Préparer et organiser la logistique des événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Gérer l’agenda (prise de RDV, courriers, e-mails).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
• Contribution à la stratégie de communication digitale (site web, réseaux sociaux, contenus visuels).
• Réaliser un suivi administratif du personnel.
• Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.

Connaissances

Bureautique avancée

Outils collaboratifs

Gestion administrative

Rédaction et communication écrites

Archivage et classement

Veille informationnelle et réglementa

Reporting et tableaux de bord

Formation

Bac+2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI

Outils

Microsoft Office

Google Workspace

Description du poste

• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).


• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).


• Gérer l’agenda (prise de RDV, courriers, e-mails).


• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.


• Réceptionner et trier le courrier


• Organiser le tri et l’archivage des documents


• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.


• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).


• Gérer les notes de frais.


• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.


• Contribution à la stratégie de communication digitale (site web, réseaux sociaux, contenus visuels).


• Création de supports (plaquettes, présentations, affichage).


• Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations.


• Réaliser un suivi administratif du personnel.


• Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.


• Assurer la gestion et le suivi de certains dossiers (financement projet, préparation d’un budget, relance clients…).


• Suivre les procédures d’appels d’offres.

Diplôme souhaité

• Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI

Compétences techniques

• Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)


• Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)


• Connaissances en gestion administrative


• Connaissance des normes rédactionnelles


• Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation


• Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire


• Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord