Assistant de direction/Assistante de direction

HTAG RECRUTEMENT; Montlhéry; Sur place; EUR 32 000 - 52 000; Plein temps

Résumé du poste

HTAG RECRUTEMENT recherche un/une Assistant(e) de Direction pour assurer la coordination et l’organisation des activités administratives du CODIR au siège.

Vous rédigez comptes rendus, synthèses et relevés de décisions, concevez des présentations stratégiques et gérez l’agenda du Directeur Général ainsi que les déplacements. Vous assurez le traitement des notes de frais et pilotez l’organisation des événements internes et externes.

Qualifications

• Expérience en secrétariat et administration générale.
• Aisance avec la rédaction de comptes rendus et de supports.
• Capacité à coordonner des réunions et à gérer l’agenda.

Responsabilités

• Assurer la coordination et l’organisation des activités administratives du CODIR.
• Rédiger comptes rendus, synthèses et relevés de décisions et suivre leur mise en œuvre.
• Concevoir et structurer des présentations et supports stratégiques pour la direction.
• Gérer l’agenda du Directeur Général et organiser ses déplacements.
• Saisir les notes de frais et filtrer les demandes entrantes.
• Piloter l’organisation logistique des événements CODIR et coordonner les prestataires.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Gestion du temps

Communication écrite/orale

Analyse des données

Formation

BTS Assistant de Direction

Description du poste

En tant qu’Assistant(e) de Direction, vous assurerez la coordination et l'organisation des activités administratives, faciliterez la communication interne et externe et veillerez à la bonne gestion des ressources et des documents d’un ou plusieurs membres Codir.

1. Assistance administrative de la Direction Générale et/ou d’un membre du Comité de Direction :

• Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions stratégiques, comités de direction et séminaires.
• Rédiger des comptes rendus détaillés, synthèses et relevés de décisions, et en assurer la mise en œuvre.
• Concevoir et structurer des présentations et supports stratégiques pour la direction.
• Gérer l’agenda du Directeur Général et d’un ou plusieurs membres CODIR et, organiser leurs déplacements professionnels en optimisant les itinéraires et les coûts.
• Saisir les notes de frais
• Filtrer et prioriser les demandes entrantes, assurer une gestion proactive des urgences et des priorités.

2. Organisation et gestion des événements :

• Piloter l'organisation logistique des événements internes et externes du CODIR (ex : réunions, séminaires).
• Sélectionner, négocier et superviser les prestataires (traiteurs, services audiovisuels, intervenants externes).
• Gérer l’organisation des inaugurations et événements d’entreprise en coordonnant les aspects logistiques et protocolaires et en lien avec la communication interne.

3. Gestion administrative et pilotage opérationnel :

• Traiter et suivre les réclamations clients remontées au siège, en assurant une réponse efficace et un suivi rigoureux.
• Superviser la gestion documentaire et l’archivage des dossiers stratégiques.
• Veiller à l’application des procédures internes et proposer des axes d’amélioration pour optimiser la gestion administrative.

1. Le lieu de travail sera le siège social de l’entreprise.
2. Vous serez directement rattaché(e) au Directeur Général.
3. En interne, vous serez en contact avec les membres du Comité de Direction, les responsables de département et le Groupe.
4. En externe, vous serez en relation avec les prestataires de services, les clients, les partenaires institutionnels et les fournisseurs.

COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES :

• Rigueur / méthode
• Capacité d’adaptation (Adaptabilité)
• Sens de la confidentialité
• Sens de la communication (écrite & orale)
• Organisation du travail
• Exploitation et analyse des données
• Analyse financière et suivi de la performance