Assistant(e) ou secrétaire administratif (H/F)

France Travail; Vendargues; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Téléphone mobile

Complémentaire santé

Résumé du poste

France Travail à Vendargues (Occitanie) recherche un Assistant/secrétaire administratif polyvalent pour soutenir la dirigeante et coordonner l’ensemble des activités quotidiennes.

Vous devez être extrêmement organisé, autonome et fiable, avec un bon œil visuel et des compétences Canva. CDI 35H/semaine, déplacements ponctuels en France et occasionnellement à l’étranger.

Qualifications

• Confidentialité des données indispensable
• Classer des documents indispensable
• Gestion des emails indispensable
• Gestion des réservations de salles indispensable
• Gestion des urgences et des imprévus indispensable
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous indispensable
• Gérer les réservations de salles et de matériel indispensable
• Maintenir à jour les dossiers administratifs indispensable
• Organiser des déplacements professionnels indispensable
• Participer à l'organisation d'événements internes indispensable
• Planification des tâches et gestion des priorités indispensable
• Réaliser la gestion administrative du personnel indispensable
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients indispensable
• Utiliser les outils numériques indispensable
• Français indispensable

Responsabilités

• Gérer et trier les emails et répondre rapidement.
• Organiser l'agenda et prioriser les rendez-vous.
• Suivre les demandes et relancer les interlocuteurs.
• Préparer les journées de la directrice et les semaines.
• Gérer les rappels, échéances et dossiers administratifs.
• Organiser les déplacements et réserver salles, hôtels, transports.
• Coordonner avec prestataires et partenaires et suivre les événements.
• Réaliser des supports internes et mettre à jour les fichiers.

Connaissances

Gestion des emails

Gestion des agendas

Organisation

Gestion des réservations

Événements internes

Confidentialité des données

Réalisation de documents

Gestion déplacements

Formation

Bac+2 ou équivalents Secrétariat

Outils

Canva

Outils bureautiques

Description du poste

Offre n° 214BKVT Assistant(e) ou secrétaire administratif (H/F)

Nous recherchons un Assistant/ secrétaire H/F personnelle de la dirigeante & Coordinatrice opérationnelle pour travailler directement aux coté de la dirigeante.Nous recherchons pas simplement une personne pour répondre à des mails, gérer un agenda ou effectuer quelques tâches administratives.L'objectif de ce poste est simple : permettre à la directrice de ce concentrer sur les missions qui nécessitent réellement sa présence, pendant que toute la partie organisation, suivi, coordination et gestion du quotidien est parfaitement maîtrisée.Nous recherchons quelqu'un qui aime profondément organiser, anticiper, structurer, classer, créer des listes, préparer des tableaux, suivre plusieurs sujets en même temps et surtout trouver des solutions.Le poste est volontairement très polyvalent et évolutif. Les journées ne se ressembleront pas forcément et les missions pourront évoluer en fonction des besoins, des périodes, des événements et des projets de l'entreprise.Parmi les missions :-

• Gestion et tri des emails
• Traitement des appel
• Suivi des demandes
• Organisation de l'agenda et des priorités
• Préparation des journées de la directrice et des semaines
• Gestion des rappels, échéances et relances
• Organisation et classement des dossiers et documents
• Création et mise à jour de tableaux et fichiers
• Suivi administratif de différents dossiers
• Organisation des Masterclass, formations, salons et événements
• Recherche et réservation de salles
• Organisation des hôtels, transports, taxis, avions, trains, restaurants et déplacements
• Coordination avec les prestataires, formatrices, partenaires et différents intervenants
• Gestion des participantes et suivi logistique des événements
• Création de checklists et préparation des besoins matériels
• Gestion des imprévus
• Mise en forme de documents
• Création de supports internes
• Préparation de fichiers à transmettre à la community manager, webmaster ou autres prestataires

Nous recherchons pas une graphiste ni une community manager. En revanche, nous recherchons quelqu'un qui possède un bon œil visuel, un certain sens esthétique et de la créativité, et qui soit à l'aise avec Canva, les outils numériques et les réseaux sociaux. La personne pourra également être amenée ponctuellement à filmer, prendre quelques photos ou vidéos lors de déplacements, événements ou tournages, afin de transmettre ensuite ces contenus à notre community manager.Une disponibilité pour accompagner la dirigeante sur certains déplacements professionnels en France, et éventuellement ponctuellement à l'étranger, est donc nécessaire. (Mais très rare)Nous recherchons avant tout une personne : Extrêmement organisée Structuré Autonome Fiable Réactive Polyvalente Créative Discrète À l'aise avec les outils numériques Capable de gérer plusieurs sujets en parallèle Capable de hiérarchiser les priorités Capable d'anticiper Capable de prendre des initiatives Capable de garder son calme en cas d'imprévu À l'aise avec un environnement dynamique Capable de recevoir des retours directs et de s'adapter rapidementNous recherchons pas forcément un parcours parfait, plusieurs diplômes ou des années d'expérience.La personnalité, l'organisation, la manière de réfléchir et la capacité à trouver des solutions seront beaucoup plus importantes pour nous que le CV.Nous recherchons quelqu'un qui, face à une mission qu'elle n'a encore jamais réalisée, ait le réflexe de chercher comment la faire plutôt que de répondre immédiatement :« Je ne sais pas faire. »Il faut comprendre que le poste n'est pas figé dans une liste stricte de tâches. Secteur: Formation Esthétique

Type de contrat CDI Contrat travail Durée du travail 35H/semaine Travail en journée Travail en horaires fixes Travail en horaires variables Travail selon un rythme irrégulier et des pics d'activité Travail durant les vacances scolaires

Salaire

• Téléphone mobile
• Complémentaire santé
• Le salaire sera adapté selon le profil

Expérience

• Débutant accepté
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat

Compétences

• Assurer la confidentialité des données Cette compétence est indispensable
• Classer des documents Cette compétence est indispensable
• Gestion des emails Cette compétence est indispensable
• Gestion des réservations de salles de réunion Cette compétence est indispensable
• Gestion des urgences et des imprévus Cette compétence est indispensable
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Cette compétence est indispensable
• Gérer les réservations de salles et de matériel Cette compétence est indispensable
• Maintenir à jour les dossiers administratifs Cette compétence est indispensable
• Organiser des déplacements professionnels Cette compétence est indispensable
• Participer à l'organisation d'événements internes Cette compétence est indispensable
• Planification des tâches et gestion des priorités Cette compétence est indispensable
• Réaliser la gestion administrative du personnel Cette compétence est indispensable
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients Cette compétence est indispensableUtiliser les outils numériques Cette compétence est indispensable
• Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements
• Bureautique et outils collaboratifs
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Répondre aux demandes d'information internes et externes
• Français Cette langue est indispensable

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de réactivité
• Etre ouvert aux changements

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Formation continue d'adultes