Assistant.e département F/H

Groupe Talents Handicap; Nanterre; In loco; EUR 36.000 - 48.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Framatome recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) au sein du département Conception Cœur (DTIPC).

Vous accompagnerez une équipe d’environ 190 personnes et assurerez l’accueil, la mise à jour des annuaires, le suivi des notes de frais et des déplacements, ainsi que les réquisitions et les commandes. Vous coordonnerez les réunions et assurerez le lien avec les services généraux.

Une anglais intermédiaire est requis et vous utiliserez SAP, CONCUR et COEDM3 au quotidien.

Competenze

• Maîtrise des processus administratifs et d'accueil des arrivants
• Mise à jour des annuaires et organigrammes
• Suivi des temps, notes de frais et demandes d’accès (badge)
• Organisation de réunions et liaison avec les services généraux

Mansioni

• Accueillir les nouveaux arrivants et gérer les aspects administratifs
• Mettre à jour les annuaires et l’organigramme du département
• Suivre les activités administratives quotidiennes (notes de frais, voiries)
• Gérer les réquisitions et les commandes, et suivre les dépenses
• Organiser des réunions et assurer l’interface avec les services généraux

Conoscenze

Rigueur organisationnelle

Capacité à communiquer

Gestion du temps

Anglais intermédiaire

Strumenti

SAP

CONCUR

COEDM3

Word

Excel

PowerPoint

Descrizione del lavoro

Intégré.e au sein du département Conception Cœur (DTIPC) de la Direction de l’Ingénierie Framatome, vous prenez en charge l’assistanat d’une équipe d’environ 190 personnes constituée principalement d’ingénieur études, du jeune embauché à l’expert confirmé, et du management associé.

Le département est composé de 12 sections de 15 personnes chacune environ, dont 5 basées à Lyon.

Vous serez amené.e à traiter les missions suivantes (non exhaustif) :

• Accueillir les nouveaux arrivants sur le plan administratif selon les processus en vigueur (embauchés, stagiaires, alternants),
• Mettre à jour régulièrement les annuaires et organigrammes des équipes du département, suivi des effectifs, et documents support associé (dont page wiki),
• Assurer le suivi des activités administratives en support à l’ensemble des collaborateurs : ordres de mission, notes de frais, demandes d’accès, renouvellement de badge, calendrier des vacances, fiches de déménagement ou de changement d’entité,
• Assurer la création puis le suivi des réquisitions, demandes d'achat et commandes : création, saisie, suivi des dépenses…,
• Organiser des réunions : réunions de département, réunions techniques, évènements spécifiques au département…,
• Assurer l’interface avec les services généraux si besoin (demande de mobilier, déménagement,…),
• Gérer la documentation : création de notes Coedm3, diffusion,
• Contrôler les saisies mensuelles des temps des collaborateurs du département.

Vous pourrez aussi être amené à intervenir en support à la mise en œuvre de l’excellence opérationnelle auprès des chefs de section du département :

• Mettre à jour mensuellement des indicateurs de performance simples par section (KPI).

Cette liste de missions pourra être enrichie en fonction des besoins;

Votre rigueur, votre capacité à vous organiser et votre aptitude à communiquer vous permettront de mener de manière autonome et efficace ces missions.

Proactivité, dynamisme et esprit d’équipe seront également des atouts pour intégrer notre équipe.

Vous êtes à l’écoute pour accompagner au mieux les managers tout en étant force de proposition et sachant prendre des initiatives.

Vous maitrisez les principaux logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, teams).

Vous serez amené.e également à utiliser les logiciels SAP (facturation, imputation des heures), CONCUR (ordres de mission, notes de frais) et COEDM3 (gestion de la documentation).

Niveau d'anglais intermédiaire requis.