Assistant de département h/f

CRIT VERNON; Vernon; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restaurant d’entreprise

Indemnités de transport

Résumé du poste

CRIT VERNON recherche une assistante de département à Vernon pour une mission de 3 mois. Rattachée au service concerné, elle organisera les entretiens, le onboarding des arrivants, et gérera les aspects logistiques et administratifs du secteur (kpis, communication et documentation).

Elle sera l’interface du service communication, gérera les visites liées aux essais et coordonnera les formations et les outils collaboratifs (SharePoint, Confluence, JIRA, KDS).

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et coordination d’équipe.
• Bonne maîtrise des outils collaboratifs et de la communication interne.

Responsabilités

• Organiser les entretiens de recrutement avec les managers; mettre en place le circuit d'accueil des nouveaux arrivants.
• Gérer les affichages du secteur (KPI, communication, SSE) et servir d’interface au service communication.
• Gérer la documentation du secteur (notes, comptes rendus; diffusion et archivage).
• Gérer les besoins en matériel (bureau/ordinateurs/téléphone/accès) et l’organisation des déménagements et visites.
• Suivre le parc informatique et interactions avec le Facility Management; organiser réunions et réservations de salles.

Connaissances

Organisation

Communication

Gestion administrative

Gestion visites

Outils

SharePoint

Confluence

JIRA

KDS

Description du poste

Nous recrutons pour notre client situé à Vernon une assisante de département pour une mission de 3 mois.

En tant qu'Assistant(e), il vous sera demandé :

Vis-à-vis des recrutements et des nouveaux arrivants

• - Organiser avec les managers les entretiens de recrutement Mettre en place un circuit d'accueil des nouveaux arrivants
• - Organiser les différentes contingences nécessaires (bureau, ordinateur, téléphone, accès, compte informatique, ...)

Vis-à-vis de la communication

• - Gérer les différents affichages du secteur : KPI, communication, SSE ...
• - Etre l'interface du service communication (affichage, visite, ...)
• - Gérer les visites pour assister aux essais
• - Gérer la communication hebdomadaire du secteur
• - Gérer les événements de communication du secteur

Vis-à-vis de la documentation du secteur

Mettre en forme/relire des notes, comptes rendus, les diffuser et les archiver

• - Prendre des numéros de notes internes
• - Être référent des outils collaboratifs et « former » les salariés à leur utilisation (SharePoint, Confluence, JIRA, KDS)
• - Etre garant de la tenue des espaces du département (N, SharePoint, Confluence)

Vis-à-vis de l'école de Production

• - Gérer les besoins en formation en école de production du personnel du département (recensement des besoins, en place des sessions spécifiques à nos métiers,...)

Communiquer et archiver numériquement les documents administratifs relatifs au passage des qualifications

Vis-à-vis des moyens

• - Faire le suivi du parc informatique et être l'IMC de l'unité => recueillir les besoins (brassage réseau/téléphone, besoin/restitution matériel, ...)
• Mettre à jour les plans des bureaux et organiser les déménagements
• - Etre l'interface des équipes du Facility Management
• - Gérer le parc de voitures
• - Effectuer les commandes de fournitures tout en gérant le budget
• - Organiser des déplacements et saisir des notes de frais sous KDS
• - Organiser des réunions et réserver des salles