Assistant(e) Direction Travaux F/H

EDF; Chalon-sur-Saône; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

EDF recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour la Direction Travaux, basé(e) à Chalon-sur-Saône. Vous serez l’assistante directe d’une équipe d’environ 60 personnes et du Directeur Travaux, avec des interactions avec le Comité de Direction IBT et les unités du site.

Vous assurez le relais entre le Directeur et ses interlocuteurs, organisez réunions et assistez à la gestion administrative et reporting, notamment via le MVP et SharePoint. Formation BAC+2 et 2 à 5 ans d’expérience exigées.

Qualifications

• Formation d’Assistant(e) Manager ou équivalent (BAC+2) avec 2 à 5 ans d’expérience sur un poste similaire.
• Expérience confirmée dans l’assistanat de direction et coordination d’équipe.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).

Responsibilities

• Assurer des missions de gestion quotidienne et administrative pour le Directeur Travaux et son adjoint.
• Relayer entre le Directeur Travaux et ses interlocuteurs.
• Planifier et organiser les réunions du Comité de Direction IBT.
• Mettre en place des reportings et alimenter le MVP de la Direction Travaux.
• Constituer et mettre à disposition les documents sur SharePoint.
• Suivre les indicateurs et l’agenda, coordonner les déplacements et les notes de frais.

Skills

Oral & écrit

Discrétion & confidentialité

Organisation & priorisation

Autonomie & proactivité

Relationnel & travail en équipe

Rigueur & fiabilité

Education

BAC+2 Assistant(e) Manager

Tools

Outlook

Excel

Word

PowerPoint

SAP

Cockpit

Concur

Sitactivy

Devonway

Job description

La BU Base Installée France recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour la Direction Travaux, basée à Chalon sur Saône. La Direction Travaux est constituée d’environ 1000 personnes.

Vous êtes l’Assistant(e) du Directeur Travaux et l’assistante directe d’une équipe de 60 personnes (IBTP + IBTI). Vous êtes en relation avec les Membres du Comité de Direction IBT, la Direction et les unités de l’Etablissement Chalon Sully et la Direction de la Base Installée France. Vous êtes également Secrétaire du Comité de Direction du G.I.E. CETIC.

Vos missions principales consisteront à :

• Assurer des missions de gestion quotidienne et administrative pour le compte du Directeur et de son adjoint,
• Assurer le rôle de relais entre le Directeur Travaux et ses différents interlocuteurs,
• Planifier et organiser les réunions avec les membres du Comité de Direction IBT,
• Alimenter le MVP de la Direction Travaux par la mise en place de divers reportings,
• Participer aux réunions du Comité de Direction du CETIC et organiser les Assemblées Générales,
• Administrer et mettre à jour l’annuaire intranet Framatome pour les établissements de Chalon et Sully sur un périmètre déterminé,
• Concevoir, structurer et mettre à disposition sur SharePoint les documents et informations pratiques destinés aux collaborateurs des établissements de Chalon et Sully.
• Assurer le suivi des indicateurs Sécurité

Au quotidien :

• Superviser la messagerie et l’agenda du Directeur Travaux, l’alerter sur les urgences ou les conflits,
• Coordonner les actions transverses avec les assistantes IBT et les membres du CoDir,
• Organiser les déplacements, saisir l’activité et les notes de frais de votre équipe,
• Organiser les astreintes Directions et les astreintes COPAS,
• Actualiser les fiches individuelles de l’annuaire intranet.

De manière ponctuelle, vous devrez :

• Organiser les réunions du personnel et les séminaires du CoDir IBT,
• Etablir et suivre les délégations financières, suivre les délégations H&S,
• Mettre à jour l’organigramme de la Direction
• Etre en contact avec toutes les entités Framatome, y compris les entités étrangères
• Tenir à jour le référentiel documentaire IBT,
• Mettre à disposition sur le SharePoint IBT les documents de présentation et les organigrammes de la Direction,
• Saisir, réceptionner les demandes d’achat de votre équipe, traiter les demandes de facturation
• Gérer les fournitures.

Poste basé à Chalon sur Saône.

Vous êtes issue d'une formation d'Assistant(e) Manager ou équivalent (BAC + 2). Vous avez entre 2 et 5 ans d’expérience sur un poste similaire.

Aptitudes particulières :

Vous possédez une bonne connaissance des outils bureautiques : OUTLOOK, EXCEL, WORD, POWERPOINT,

Vous maîtrisez l'utilisation des logiciels SAP, COCKPIT et CONCUR, Sitactivy, Devonway

Aptitudes comportementales :

• Excellente aisance à l’oral et à l’écrit ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Rigueur, fiabilité ;
• Sens de l’organisation et des priorités ;
• Bon relationnel et capacité à travailler avec des interlocuteurs variés ;
• Autonomie, proactivité et capacité d’adaptation.