Assistant.e département F/H

EDF; Puteaux; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

EDF recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) intégré(e) au département DTIPR à Puteaux, pour prendre en charge l’assistanat d’une équipe d’environ 200 personnes composé d’ingénieurs et managers.

Vous serez chargé(e) de l’accueil administratif, mise à jour des annuaires, suivi des dépenses, réquisitions et achats, organisation de réunions, interface avec les services généraux et suivi des temps.

Qualifications

• Expérience administrative et organisationnelle exigée.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).
• Aptitude à travailler en équipe et à communiquer clairement.
• Capacité à suivre et relayer les process RH et administration du personnel.

Responsibilities

• Accueillir les nouveaux arrivants sur le plan administratif selon les processus en vigueur (embauchés, stagiaires, alternants).
• Mettre à jour régulièrement les annuaires et organigrammes des équipes du département, suivi des effectifs, et documents support associé (dont page wiki).
• Assurer le suivi des activités administratives en support à l’ensemble des collaborateurs : ordres de mission, notes de frais, demandes d’accès, renouvellement de badge, calendrier des vacances, fiches de déménagement ou de changement d’entité.
• Assurer la création puis le suivi des réquisitions, demandes d'achat et commandes : création, saisie, suivi des dépenses….
• Organiser des réunions : réunions de département, réunions techniques, évènements spécifiques au département…
• Assurer l’interface avec les services généraux si besoin (demande de mobilier, déménagement,…).
• Gérer la documentation : création de notes Coedm3, diffusion,
• Contrôler les saisies mensuelles des temps des collaborateurs du département.
• Remontage des taux d’adhérence 6WLA par section, suivi des Paretos section et relance des intervenants.
• Mettre à jour mensuellement des indicateurs simples par section (KPI).

Skills

Rigueur

Organisation

Communication

Proactivité

Esprit d’équipe

Tools

SAP

CONCUR

COEDM3

Microsoft Office

Job description

Intégré.e au sein du département DTIPR, vous prenez en charge l’assistanat d’une équipe d’environ 200 personnes constituée principalement d’ingénieur études, du jeune embauché.e à l’expert.e confirmé.e, et du management associé.

Le département est composé de 14 sections de 15 personnes chacune environ, dont 4 basées à Lyon.

Vous serez amené.e à traiter les missions suivantes (non exhaustif):

• Accueillir les nouveaux arrivants sur le plan administratif selon les processus en vigueur (embauchés, stagiaires, alternants),
• Mettre à jour régulièrement les annuaires et organigrammes des équipes du département, suivi des effectifs, et documents support associé (dont page wiki),
• Assurer le suivi des activités administratives en support à l’ensemble des collaborateurs : ordres de mission, notes de frais, demandes d’accès, renouvellement de badge, calendrier des vacances, fiches de déménagement ou de changement d’entité,
• Assurer la création puis le suivi des réquisitions, demandes d'achat et commandes : création, saisie, suivi des dépenses…,
• Organiser des réunions : réunions de département, réunions techniques, évènements spécifiques au département…,
• Assurer l’interface avec les services généraux si besoin (demande de mobilier, déménagement,…),
• Gérer la documentation : création de notes Coedm3, diffusion,
• Contrôler les saisies mensuelles des temps des collaborateurs du département.

Vous pourrez aussi être amené.e à intervenir en support à la mise en œuvre de l’excellence opérationnelle auprès des chefs de section :

• Remontage des taux d’adhérence 6WLA par section, suivi des Paretos section et relance des intervenants,
• Mettre à jour mensuellement des indicateurs simples par section (KPI).

Cette liste de missions pourra être enrichie en fonction des besoins.

Votre rigueur, votre capacité à vous organiser et votre aptitude à communiquer vous permettront de mener de manière autonome et efficace ces missions.

Proactivité, dynamisme et esprit d’équipe seront également des atouts pour intégrer notre équipe.

Vous êtes à l’écoute pour accompagner au mieux les managers tout en étant force de proposition et sachant prendre des initiatives.

Vous maitrisez les principaux logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams).

Vous serez amené.e également à utiliser les logiciels SAP, CONCUR et COEDM3.

La connaissance des outils excellence opérationnelle mis en œuvre à Framatome et la pratique de l’anglais seraient un plus.