Assistant(e) de Service H/F

Handienergie; Canéjan; On-site; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Job summary

Ginger CEBTP recherche un(e) Assistant(e) de Service H/F pour son agence de Bordeaux. Vous assurerez des missions administratives autonomes et polyvalentes, incluant l’accueil, le standard téléphonique, la rédaction et l’archivage, ainsi que le suivi des absences et du parc véhicule.

Vous gérerez également les dossiers et devis, effectuerez des relances administratives et organiserez les déplacements et les achats liés aux fournisseurs, tout en assurant le suivi QHSE au sein de l’entité.

Qualifications

• Accueil, standard téléphonique, rédaction, envoi et réception de courriers, archivage.
• Suivi des absences des salariés et du parc véhicule.
• Réservation d’hôtels et de transports, gestion des devis et dossiers.

Responsibilities

• Accueil et gestion du standard et du courrier.
• Rédaction, envoi et archivage de documents et factures.
• Ouverture et suivi des devis et dossiers, contrôle des pièces administratives.

Skills

Administrative skills

Rigueur et organisation

Gestion courrier et archivage

Tools

Logiciel interne

Job description

Ginger CEBTP recrute un(e) Assistant(e) de Service H/F pour son agence de Bordeaux.

Vos missions :

En votre qualité d’assistant(e), vous serez principalement en charge, de façon autonome et polyvalente, de la gestion :

• Administrative : accueil, standard téléphonique, rédaction, envoi et réception de courriers, archivage, suivi des absences des salariés (congés/RTT, maladies, formations…), suivi du parc véhicule et téléphonie ;

• Des dossiers : mise à jour des données sur un logiciel interne (sous-traitances, encours, avenant …), ouverture des devis et dossiers, mise en forme et relecture des devis et rapports, envoi et classement des factures et archivage des dossiers.

• Des déplacements : réservations d’hôtels et de transports ;

• Des fournisseurs : commandes et factures des fournisseurs et classement des bons de livraison ;

• Financière : suivi et relance des impayés et de facturation au fil de l’eau ;

• Des appels d'offre : veille, suivi des plannings de dépôt, établissement des candidatures et des pièces administratives des offres ;

• QHSE : suivi et relai des processus et instructions au sein de l'entité.