Assistante - Assistant Commercial & Administratif H/F

Artelia; Le Haillan; On-site; EUR 23,000 - 29,000; Full time

Job summary

Artelia, agence de Le Haillan près de Bordeaux, recherche un(e) assistant(e) polyvalent(e) au sein du pôle assistanat. Vous intervenez sur les missions liées à l’assistance commerciale, la préparation des dossiers et la gestion administrative au quotidien.

Vous assurerez le dépôt des candidatures, le suivi des offres sur les plateformes et la mise à jour du CRM Reflex, tout en participant à la rédaction de documents et à l’organisation des réunions.

Qualifications

• Expérience en assistance administrative ou commerciale souhaitée.
• Maîtrise des outils bureautiques et de rédaction.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers et à travailler en équipe.

Responsibilities

• Assistance Commerciale- Téléchargement et transmission des DCE, échanges avec les partenaires (architectes, paysagistes...).
• Préparation des dossiers de candidature, des offres et des pièces contractuelles.
• Participation au montage du dossier technique et élaboration du cadre du mémoire technique.
• Dépot des candidatures et offres sur les plateformes dédiées.
• Suivi et mise à jour de l’outil commercial CRM (REFLEX).
• Mise à jour des CV et des références.
• Assistance Administrative- emission et suivi des facturations aux clients.
• Rédaction et mise en forme de documents, présentations.
• Organisation de réunions et support aux équipes, réservation de salles.
• Gestion des fiches de mouvement de personnel (matériels, équipements, informatique...).
• Assistance aux contrôleurs de travaux dans le suivi des situations de travaux.
• Appui au suivi du process Qualité SMART (relance de saisie...).
• Accueil téléphonique et physique

Skills

Assistance commerciale

Gestion administrative

Rédaction et mise en forme

Organisation de réunions

Accueil téléphonique/physique

Suivi CRM Reflex

Tools

CRM REFLEX

Job description

Votre équipe :

L'agence de Le Haillan, située en périphérie de Bordeaux, compte près de 100 personnes et intervient sur les différentes activités du groupe. Vous serez rattaché à l'entité Eau et Aménagement des Territoires forte d'une cinquantaine de personnes réparties en cinq pôles d'expertise touchant aux domaines de l'eau, de l'environnement et de l'aménagement du territoire, que ce soit en étude ou en maitrise d'oeuvre. Au sein du pôle assistanat composé de 3 personnes, vous serez rattaché au directeur de l'agence de Bordeaux, agence principalement orientée sur les activités de maitrise d'oeuvre, vous interviendrez sur les missions suivantes :

Vos missions :

• Assistance Commerciale- Téléchargement et transmission des DCE, échanges avec les partenaires (architectes, paysagistes...)
• Préparation des dossiers de candidature, des offres et des pièces contractuelles
• Participation au montage du dossier technique : élaboration du cadre du mémoire technique et des tableaux d'honoraires avec l'appui des responsables techniques
• Dépôt des candidatures & offres sur les plateformes dédiées
• Suivi et mise à jour de notre outil commercial CRM (REFLEX)
• Mise à jour des CV et des références
• Assistance Administrative- Emission et suivi des facturations aux clients,
• Rédaction et mise en forme de documents, présentations
• Organisation de réunions et support aux équipes, réservation de salles...
• Gestion des fiches de mouvement de personnel (matériels, équipements, informatique...)
• Assistance aux contrôleurs de travaux dans le suivi des situations de travaux des entreprises de BTP
• Appui au suivi du process Qualité SMART (relance de saisie des imputations, des carnets de mission...)
• Accueil téléphonique et physique