Assistant(e) de Service H/F

Ginger CEBTP; Canéjan; On-site; EUR 21,000 - 26,000; Full time

Job summary

Ginger CEBTP recrute un(e) Assistant(e) de Service H/F pour son agence de Bordeaux. Vous serez en charge d’un rôle polyvalent en autonomie, mêlant accueil, administratif et gestion opérationnelle.

Dans ce poste, vous gérerez l’accueil et le standard, la rédaction et l’envoi de courriers, le suivi des dossiers clients et fournisseurs, les déplacements et la facturation, tout en respectant les procédures QHSE.

Qualifications

• Capacité à assurer l’accueil et le standard téléphonique.
• Maîtrise des outils bureautiques et de la rédaction de courriers.
• Gestion et archivage de dossiers administratifs.

Responsibilities

• Gestion administrative: accueil, standard téléphonique, rédaction, envoi et réception de courriers, archivage.
• Mise à jour des données sur un logiciel interne (sous-traitances, encours, avenant …), ouverture des devis et dossiers, mise en forme et relecture des devis et rapports, envoi et classement des factures et archivage des dossiers.
• Réservations d’hôtels et de transports pour les déplacements.
• Commandes et factures des fournisseurs et classement des bons de livraison.
• Suivi et relance des impayés et de la facturation au fil de l’eau.
• Veille, suivi des dépôts et établissement des candidatures et pièces administratives des offres.
• QHSE : suivi et relai des processus et instructions au sein de l’entité.

Skills

Accueil/Standard

Rédaction

Archivage

Gestion dossiers

Relance impayés

Facturation

Commandes fournisseurs

Tools

Logiciel interne

Job description

Ginger CEBTP recrute un(e) Assistant(e) de Service H/F pour son agence de Bordeaux.

Vos missions :

En votre qualité d’assistant(e), vous serez principalement en charge, de façon autonome et polyvalente, de la gestion :

• Administrative : accueil, standard téléphonique, rédaction, envoi et réception de courriers, archivage, suivi des absences des salariés (congés/RTT, maladies, formations…), suivi du parc véhicule et téléphonie ;

• Des dossiers : mise à jour des données sur un logiciel interne (sous-traitances, encours, avenant …), ouverture des devis et dossiers, mise en forme et relecture des devis et rapports, envoi et classement des factures et archivage des dossiers.

• Des déplacements : réservations d’hôtels et de transports ;

• Des fournisseurs : commandes et factures des fournisseurs et classement des bons de livraison ;

• Financière : suivi et relance des impayés et de facturation au fil de l’eau ;

• Des appels d'offre : veille, suivi des plannings de dépôt, établissement des candidatures et des pièces administratives des offres ;

• QHSE : suivi et relai des processus et instructions au sein de l'entité.