Assistant(e) de Manager – Gestion Documentaire F/H

EDF; Lyon; Hybrid; EUR 30,000 - 38,000; Full time

Job summary

EDF recherche un/une Assistant(e) de Direction pour rejoindre l’équipe du site de Lyon, au sein de la Business Unit Combustible. Vous prendrez en charge la gestion documentaire et le support administratif, assurant l’enregistrement, la diffusion et l’évolution des structures documentaires.

Vous serez impliqué(e) dans l’enregistrement et le traitement des courriers, la préparation de documents et l’organisation des réunions.

Qualifications

• BTS Assistant de Direction ou équivalent est requis.
• Maîtrise de l'anglais à l'oral et à l'écrit.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, PowerPoint, Outlook).

Responsibilities

• Gestion documentaire des courriers et notes techniques émis et reçus des clients.
• Enregistrement et diffusion en base documentaire des documents produits et réceptionnés.
• Aide à l’évolution des structures documentaires et à la préparation de documents.
• Gestion des notes de frais et des dépenses liées aux missions.
• Organisation et coordination de réunions; rédaction de comptes rendus.
• Création et réception de demandes d’achats (SAP / Webcycle); suivi budgétaire et fourniture de bureau.

Skills

Anglais (oral et écrit)

Esprit d'équipe

Rigueur et organisation

Dynamisme et curiosité

Education

BTS Assistant de Direction ou équivalent

Tools

Word

PowerPoint

Outlook

Job description

Poste

Ce poste est situé au sein des équipes « Commercial and Customer Center » de la Business Unit Combustible (environ 100 personnes à Lyon).

Missions principales

Le cœur des missions est constitué par la gestion documentaire des documents (courriers, notes techniques) émis et reçus de nos clients :

• Gestion des courriers en réception : enregistrement en base documentaire et diffusion
• Gestion des courriers en émission : enregistrement en base documentaire, interne et éventuellement client ; diffusion interne et externe
• Gestion de l’évolution des structures documentaires
• Aide à la préparation de documents, notamment en cas de nomenclature documentaire imposée par le client

Autres missions d’assistance

• Gestion des missions et notes de frais associées
• Organisation et coordination de réunions
• Mise en forme de documents : lettre, compte-rendu (Word), présentation (Powerpoint),
• Création et réception de demande d’achats (SAP / Webcycle)
• Fournitures de bureau + suivi du budget
• Organisation de Workshop (Klaxoon)

L’assistant(e) sera également force de proposition d’amélioration sur le fonctionnement (suggestions).

Profil

• BTS Assistant de Direction ou de Manager, ou équivalent, avec une expérience en gestion documentaire
• Bonne pratique de la langue anglaise (parlée, écrite, lue)
• Maitrise des outils bureautiques (word, powerpoint, outlook)
• Rigueur, organisation
• Dynamisme, curiosité, sens du contact et du service, capacité à travailler en équipe

Poste basé à Lyon - Gerland

Nous croyons autant au potentiel et à la motivation qu’au parcours et aux expériences. Chaque candidature est étudiée avec attention.

L’accueil et l’intégration de nos collaborateurs sont au cœur de nos priorités : un accompagnement structuré vous permettra de prendre progressivement en main vos missions et de trouver pleinement votre place au sein de nos équipes.