Assistant(e) de direction

Sécurité Routière; Hauts-de-France; Hybride; EUR 28 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restaurant administratif sur place

Forfait mobilité durable

Remboursement transport 75%

Accès à formations et services sociaux

Résumé du poste

Sécurité Routière recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir la direction des relations avec les collectivités territoriales, au sein de la Préfecture du Nord à Lille.

Vous gérerez l’emploi du temps du directeur, assurerez l’accueil et la diffusion des informations, et coordonnerez les dossiers administratifs et le secrétariat de direction, avec un focus sur la confidentialité et l’efficacité.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et de rédaction
• Capacité à travailler en équipe et à coordonner des interlocuteurs
• Sens de l’accueil et du service public

Responsabilités

• Gérer l’emploi du temps du directeur et organiser réunions et déplacements
• Assurer l’accueil téléphonique et la diffusion des informations
• Mettre à jour l’annuaire et les documents internes
• Préparer les dossiers et suivre les dossiers de gestion du personnel

Connaissances

Rigueur et organisation

Communication orale et écrite

Accueil et relationnel

Bureautique (MS Office)

Outils

MS Office

Intranet

Description du poste

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Type de poste

Statut du poste

Intitulé du poste

Description du poste

Vos activités principales :

• Gérer l'emploi du temps du directeur : déterminer les dates, prendre les contacts nécessaires en interne comme en externe, prendre l'initiative d'associer les chefs de bureau concernés, réserver les salles de réunions, réserver les véhicules
  
• Assurer l’accueil téléphonique
• Diffuser les informations arrivant sur les boîtes fonctionnelles (secrétariat, collectivités) au(x) bon(s) destinataire(s) (circulaires ministérielles, informations internes, notes de service)
• Diffuser la documentation interne (juridique) à la direction et assurer sa mise à jour
• Actualiser l’agenda coordonné prefet-SG-SGA en lien avec la DCPIet anticiper les demandes et les échéances en vue des rendez-vous SG et préfet, centraliser les éléments nécessaires à la constitution des dossiers, préparer les dossiers
• Suivre les dossiers de gestion du personnel de la direction : accueil des nouveaux arrivants, congés (Casper), campagnes d’évaluation, d’avancement, mutation, absences diverses, carrière, formation, en liaison avec le service du personnel dans le respect des calendriers imposés
• Organiser l'accueil des stagiaires à la DRCT (en liaison avec les services de formation, l'IRA, le cas échéant, gestion des badges, du matériel informatique, archiver les dossiers de stage)
• Gérer et mettre à jour l'annuaire téléphonique de la direction (référent «fiche agent» intranet), l’organigramme
• Gérer les crédits de fonctionnement de la direction et les commandes de fournitures, consommables informatiques, papier
• Gérer les déplacements (CHORUS DT): ordres de mission, réservations billets de train, frais de déplacements...

Votre environnement professionnel :

Activités du service :

La DRCT a en charge le contrôle de légalité des actes des collectivités dans les domaines de la fonction publique territoriale, de la commande publique, de l'urbanisme et du fonctionnement des institutions. Elle exerce également le contrôle budgétaire. La direction a aussi une mission de conseil auprès des collectivités.

Composition et effectifs du service :

La direction est composée de 4 bureaux. 46 agents la composent.

Liaisons hiérarchiques :

Le directeur, le directeur adjoint

Liaisons fonctionnelles :

Chefs de bureau, sous-préfectures, directions départementales interministérielles, collectivités

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Poste bureautique

Confidentialité, rigueur, réactivité, disponibilité

Les avantages :

• Restaurant administratif sur place
• Forfait mobilité durable
• Prise en charge du remboursement du transport domicile/travail à hauteur de 75%
• Lieu de travail desservi par les transports en commun et accessible à pied depuis la gare
• Position centrale en plein cœur de la ville de Lille
• Possibilité d’obtenir une place prioritaire en crèche
• Participation à la complémentaire santé
• Accès à un large de choix de formations
• Nombreuses offres sociales, culturelles, sportives, à prix réduit

Descriptif du profil recherché

Connaissances techniques :

avoir des compétences en informatique - bureautique : Niveau maîtrise requis

connaître l'environnement professionnel : Niveau pratique à acquérir

Savoir-faire :

• savoir rédiger : Niveau pratique requis
• savoir s'organiser :Niveau maîtrise requis
• savoir travailler en équipe :Niveau maîtrise requis

Savoir être :

• avoir le sens des relations humaines :Niveau pratique requis
• savoir communiquer : Niveau pratique à acquérir
• savoir accueillir :Niveau pratique requis

Informations complémentaires

Préfecture du Nord, direction des relations avec les collectivités territoriales, secrétariat de direction, 12-14 rue Jean Sans Peur – 59039 LILLE CEDEX

Evolution vers un poste de catégorie B compte tenu du champ d’intervention de la direction et de son évolution

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type:

Monsieur Étienne IRAGNES, directeur des relations avec les collectivités territoriales – 03 20 30 53 20

M.Vivien CASTELNOT, directeur adjoint des relations avec les collectivités territoriales – 03 20 30 50 83

Fondement juridique du recrutement

2° de l'article L331-2

(Anciennement 2° de l'article 4)

Localisation du poste

Préfecture du Nord, direction des relations avec les collectivités territoriales, secrétariat de direction, 12-14 rue Jean Sans Peur – 59039 LILLE CEDEX

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels