Assistant ou assistante ressources humaines volant.e

Département de Loire-Atlantique; Nantes; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Chèques déjeuner

Transports en commun

Complémentaire santé

Prévoyance

Carte Cezam

Chèques CESU

Œuvres sociales

Forfait mobilité durable

Télétravail

Résumé du poste

Département de Loire-Atlantique recherche un(e) Assistant(e) ressources humaines pour soutenir les services RH et gérer des actes administratifs liés à la carrière, à la paie et au suivi des absences.

Le poste implique l’accueil, le secrétariat, l’organisation des réunions et le support administratif transversal à plusieurs services. Environ 5000 agents à suivre et des outils métier dédiés utilisables sur site.

Qualifications

• Connaissances du statut et du contexte ressources humaines des collectivités locales.

Responsabilités

• Élaborer l’ensemble des actes relatifs à la situation administrative des agent-e-s titulaires et non-titulaires, concernant leur carrière et rémunération.

Connaissances

Ressources humaines

Secrétariat

Paie et rémunération

Expression écrite

Gestion des absences

Accueil téléphonique

Bureautique

Outils collaboratifs

Outils

Kenora

AirDélib

e-sedit

e-temptation

e-courrier

Outlook

OneNote

Description du poste

La direction ressources humaines vise à mobiliser les moyens humains et les compétences nécessaires à la mise en œuvre du projet stratégique du Département et au fonctionnement des services. Elle se traduit par une approche à la fois individuelle et collective des agents et des organisations.

Elle est composée, autour de l'équipe de direction, de 5 services : carrière rémunération et temps de travail, conseil accompagnement recrutement évolution, formation, prévention et santé au travail, pilotage et appui et d'une mission dialogue social.

Vous remplacez les assistant-e-s ressources humaines, ou venez en soutien dans les équipes de la direction des ressources humaines en fonction des missions de remplacement et renfort, sur les volets :

• carrière et rémunération, absences, déplacements, paie-comptabilité, secrétariat de service au service Carrière Rémunération Temps de Travail.
• secrétariat de l'unité médecine préventive et du service Prévention Santé au Travail.
• secrétariat de la Direction des Ressources Humaines.
• secrétariat et assistance recrutement du service Conseil Accompagnement Recrutement Evolution.
• assistance administrative au service Formation.

Dans ce cadre vos activités peuvent être, selon le service soutenu :

• Élaborer l’ensemble des actes (arrêtés, courriers…) relatifs à la situation administrative des agent-e-s titulaires et non-titulaires, concernant leur carrière et rémunération
• Saisir et contrôler les éléments de rémunération, variables de paie
• Elaborer des attestations pour France Travail
• Assurer la gestion des absences : temps de travail et santé, correction d'anomalies de badgeage, validation de récupérations, gestion des autorisations spéciales d'absences, saisies de congés maladie ordinaires
• Assurer la gestion des déplacement professionnels
• Assister les managers dans la gestion des agendas, l’organisation des services, des réunions, des déplacements, la préparation de dossiers et être en appui des membres de l"équipe sur des tâches administratives.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique, orienter les demandes et gérer les boites morales
• assurer la gestion des visites médicales intégrant le suivi médical des 5000 agents (gestion des courriers, convocations, comptes-rendus, rapports des médecins) en utilisant le logiciel kenora
• Assurer la pré-visite des agents (audiogramme et visiotest)
• Appuyer la gestion et la circulation de l'information et mettre en forme de documents de communication interne
• Traiter le courrier : réception, tri, enregistrement et dispatching dans les services (papier et dématérialisé).
• Saisir les courriers, rapports et comptes-rendus, documents de communication
• Saisir des rapports et suivi du circuit de validation sous Airdelib
• Anticiper et organiser l’arrivée de nouveaux agent.es (gestion matérielle, fournitures, accès et équipements informatiques, aide à l’organisation du parcours d’intégration…)
• Assurer le suivi comptable des bons de commandes et factures des services, en lien avec le service pilotage et appui
• Assurer des missions ponctuelles d'assistance auprès des chargées de recrutement (publication d'annonces, organisation de groupes d'entretien, envoi de réponses aux candidat.es).

Compétences attendues :

• Connaissances du statut et du contexte ressources humaines des collectivités locales
• Maîtrise de techniques de secrétariat
• Connaissances du processus de la paie, du calcul des éléments de rémunération
• Très bonne capacité d'expression écrite et orale
• Connaissances en comptabilité.
• Capacité de synthèse rédactionnelle et de relecture critique de documents
• Connaissances de la démarche qualité accueil
• Aisance en matière d’accueil et d’échanges (notamment téléphonique)
• Goût pour le travail en équipe
• Qualités relationnelles indispensables et capacité d'adaptation selon les interlocuteur·rices
• Capacité à gérer les priorités, à faire preuve de réactivité et d'anticipation
• Rigueur, méthode, discrétion absolue
• Sens du travail en équipe Polyvalence, adaptabilité
• Maitrise de la suite bureautique
• Maitrise des outils de communication collaboratifs (Outlook, One Note, Espaces Co)
• Savoir utiliser les logiciels métier spécifiques : e-sedit, e-temptation, e-courrier, air-délib.

Avantages liés au poste :

• Chèques déjeuner ;
• Participation employeur sur l’abonnement transports en commun ;
• Participation employeur sur la complémentaire santé et sur la prévoyance ;
• Carte Cezam à tarif préférentiel ;
• Chèques CESU préfinancés ;
• Comité des œuvres sociales (tarifs préférentiels billetterie, vacances, culture…) ;
• Forfait mobilité durable ;
• Possibilité de télétravail et équipements liés au télétravail