ASSISTANT.E DE DIRECTION H/F H/F

Asile & Intégration; Lezennes; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Groupe SOS Solidarités, couvrant le Nord (Lille et alentours), recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer le suivi des factures, leur mise en paiement et la tenue des caisses dans le cadre des services d’hébergement et d’assistance.

Vous gérerez les correspondances et l’accueil, les mails et le courrier, ainsi que les commandes de fournitures et le dossier du personnel, en appui de la direction et des services concernés.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et comptable de base.
• Maîtrise des outils bureautiques et de la correspondance administrative.
• Capacité à suivre plusieurs tâches (factures, paie, dossiers du personnel).

Responsabilités

• Suivre les factures et les payer selon les procédures internes.
• Gérer les correspondances écrites et orales (accueil, mails, courrier).
• Suivre les contrats de maintenance, le registre de sécurité et les sinistres.
• Aider à la préparation des dossiers du personnel et des contrats de travail.

Connaissances

Accueil téléphonique

Gestion des mails

Classement dossiers

Rédaction courriers

Commandes de fournitures

Outils

Logiciel RH

Description du poste

Le Groupe SOS Solidarités dans le Nord (Lille et environs), est notamment présent dans le secteur de l'asile et de l'hébergement d'urgence. Nous hébergeons des hommes isolés et des familles sur quatre dispositifs différents (CADA, hébergement d'urgence, IML, et IML Ukraine).

1 - Comptabilité

• L'assistant(e) adminstratif(ve) est en charge de suivre toutes les factures et de les mettre en paiement.
• Il suit les récapitulatifs comptables, tenue des caisses des différents services (suivi des entrées / sorties) : virements, prélèvements, paiement par chèques, espèces, etc.
• Il aide à la clôture comptable.
• En lien avec la direction, il suit la bonne réception des quittances de loyers, des régularisations de charges et des paiements des participations des résidents.

2 - Gestion administrative et logistique

• L'assistant(e) administratif(ve) gère l'ensemble des correspondances écrites et orales (accueil téléphonique, gestion des mails, réception et traitement du courrier).
• Il suit la tenue des contrats de maintenance et le registre de sécurité, ainsi que le suivi et le traitement des sinistres déclarés aux assurances.
• L'assistant(e) administratif(ve) classe les dossiers et les archives. Il réalise les commandes de fournitures administratives et autres, et les réceptionne.
• Il réalise des courriers administratifs, notes, comptes-rendus à la demande de la Direction.

3 - Gestion RH

• En lien avec le service paie, l'assistant(ve) de direction est en charge des variables de paie des salarié.es, du suivi et de la saisie des congés et absences, des déclarations des accidents de travail, du suivi et des prise de rdv pour les visites médicales, commandes des chèques-déjeuners...
• En lien avec le service RH, il prépare en appui de la DR l'arrivée des nouveaux salariés (constitution et suivi du dossier du personnel, réalisation des contrats de travail, déclaration URSSAF, inscription mutuelle, saisie dans le logiciel RH, etc.) et au processus de sortie des salariés.
• Cette liste n'est pas exhaustive dans la mesure où l'assistant(e) de direction est par nature amené(e) à apporter un soutien à la direction sur toute mission pertinente en lien avec sa fiche de poste.