ASSISTANT.E DE DIRECTION H/F

Groupe SOS Solidarités; Créteil; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Groupe SOS Solidarités recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour l’Institut Médico-Éducatif de Créteil. Vous assurez le secrétariat, la rédaction de courriers et le suivi administratif en lien avec la RRH et les services.

Expérience médico-sociale souhaitée et maîtrise des outils bureautiques indispensables. Vous assurerez l’accueil, la gestion des Congés et des dossiers du personnel, et interviendrez sur les relations avec les prestataires et les instances internes.

Qualifications

• Titulaire d'un BTS secrétariat ou d'un diplôme d'assistant-e dans le médico-social et expérience exigée en assistanat de Direction
• Une expérience dans le secteur médico-social serait un plus
• Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles
• Maîtrise des outils bureautiques (Teams, Word, Excel, PowerPoint, Office...). Connaissance HR4You, Ageval, LIVIA serait un plus
• Respect des règles ESMS et du code de déontologie, déplacements à l'extérieur possibles
• Forte capacité d'initiative, dynamisme, autonomie et discrétion

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique, prise de messages
• Rédaction de courriers, rapports, compte-rendu de réunions
• Secretariat de Direction et gestion du courrier
• Rédaction des contrats de travail et suivi des entrées/sorties du personnel
• Gestion des congés, frais professionnels et éléments variables
• Gestion administrative courante et organisation des dossiers
• Relations avec prestataires externes et tenue des tableaux de suivi
• Organisation d'événements (portes ouvertes, réunions, fêtes)

Connaissances

Rédaction

Relations interpersonnelles

Autonomie

Formation

BTS secrétariat

Assistant(e) médico-social

Outils

Teams

Word

Excel

PowerPoint

HR4You

LIVIA

Description du poste

Groupe SOS Solidarités est un acteur majeur du secteur social et médico-social en France : handicap, addictions, asile et intégration, inclusion professionnelle, habitat et santé, Justice, Santé des femmes, santé communautaire... C'est notamment le 1er gestionnaire associatif d'établissements de soins avec hébergement temporaire, et le 2e acteur associatif de la lutte contre les addictions.

Sa mission : apporter des réponses concrètes et innovantes aux enjeux de solidarités, en accompagnant inconditionnellement les publics dans leur autonomie, pour faire en sorte que personne ne soit au bout de son histoire, aujourd'hui comme demain.

Groupe SOS Solidarités est une association du Groupe SOS. Rejoindre le Groupe SOS, c'est choisir un métier qui a du sens, dans une grande organisation non lucrative qui agit pour le vivre-ensemble, en France et dans le monde. Il se distingue par son audace, son approche entrepreneuriale et l'engagement de ses 22 000 employé.e.s face aux défis sociaux et environnementaux.

Employeur engagé, le Groupe SOS défend l'accès à l'emploi pour toutes et tous, indépendamment de l'origine, du genre, de l'orientation sexuelle, de la religion, du handicap ou du parcours de vie. Il valorise et soutient les métiers essentiels à la cohésion sociale, contribuant ainsi à un avenir plus inclusif et durable.

L'Institut Médico-Educatif accueille en journée 30 jeunes âgés de 4 à 14 ans, présentant des troubles du spectre de l'autisme et pris en charge par une équipe pluridisciplinaire. L'IME gère également une UEEA TSA implantée dans une école de la Ville.

Rattaché-e au Directeur de l'IME, vous l'assisterez dans la gestion des tâches administratives courantes de l'établissement.

Vos missions seront variées. Il s'agira notamment de :

• Accueil physique et téléphonique / Prise de messages
• Assurer le secrétariat de Direction
• Tri, enregistrement et dispatching du courrier
• Rédaction de courriers, rapports, prise de note, compte-rendu de réunion
• Rédaction des contrats de travail, préparation des entrées et sorties des salariés en lien avec la RRH et le GIE Alliance Gestion (HR4You)
• Suivi / organisation et classement de dossiers
• Commande et gestion des repas, du matériel, des fournitures et assurer leur réception
• Tenue et mise à jour des tableaux de suivi
• En collaboration avec la comptable, tenue de la Caisse, imputation des factures
• En collaboration avec la Cheffe de service, gestion des congés, des éléments variables, des frais professionnels des salariés, du matériel
• Gestion des relations avec les prestataires externes (maintenances techniques, sociétés de travaux)
• Organisation/coordination d'événements (portes ouvertes, réunion de familles, fête de fin d'année)

Qualifications / Expérience

• Vous êtes titulaire d'un BTS secrétariat ou d'un Diplôme d'assistant-e dans le médico-social / Gestion et expérience professionnelle exigée en assistanat de Direction
• Une expérience dans le secteur médico-social serait un plus
• Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles
• Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (Teams, Word, Excel, PowerPoint, Office...). Connaissance HR4You, Ageval, LIVIA serait un plus
• Respectueux-se de la réglementation propre aux ESMS et du code de déontologie lié à votre profession, votre mission d'assistante de Direction vous amène à être en relation avec les autres établissements, DG, GIE et à réaliser des déplacements à l'extérieur de l'établissement
• Forte capacité à prendre des initiatives et faire preuve de dynamisme et d'autonomie
• Discrétion, diplomatie et sens du service sont au coeur de votre pratique