ASSISTANT.E DE DIRECTION H/F H/F

Groupe Sos; Lille; Hybride; EUR 24 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Groupe SOS Solidarités recherche un(e) assistant(e) administratif.ve en charge de la comptabilité et de la gestion administrative sur Lille et ses environs. Vous suivez les factures, les régularisations, les loyers et les dossiers du personnel, tout en assurant l’accueil téléphonique et le traitement des courriers.

Vous travaillerez en lien avec la direction et le service RH, et participez à la tenue des registres de sécurité ainsi qu’aux diverses tâches administratives quotidiennes.

Qualifications

• Suivre les factures et les mettre en paiement.
• Tenue des caisses des services (suivi entrées / sorties).
• Aide à la clôture comptable.
• Suivre réception des quittances de loyers et charges et paiements des résidents.
• Gérer les correspondances écrites et orales.
• Suivi des contrats de maintenance et du registre de sécurité.
• Traitement des sinistres déclarés aux assurances.
• Classement des dossiers et archives.
• Réaliser courriers, notes et comptes-rendus à la demande de la Direction.
• Préparer l’arrivée et le départ des salariés (DRH) et divers dossiers.

Responsabilités

• Suivre les factures et les mettre en paiement.
• Tenue des caisses et récapitulatifs des services.
• Clôture comptable en lien avec la direction.
• Suivi des loyers et charges et paiements des résidents.
• Gestion des courriers et appels, traitement des mails.
• Maintenance des registres sécurité et sinistres.
• Classement et archivage des dossiers.
• Réalisation de courriers et comptes rendus.
• Support RH pour arrivée et départ des salariés.

Connaissances

Gestion administrative

Comptabilité

Suivi factures

Accueil téléphonique

Gestion courrier

Dossiers et archives

Paie et congés

Saisie dans logiciel RH

Outils

Logiciel RH

Description du poste

Le Groupe SOS Solidarités dans le Nord (Lille et environs), est notamment présent dans le secteur de l’asile et de l’hébergement d’urgence. Nous hébergeons des hommes isolés et des familles sur quatre dispositifs différents (CADA, hébergement d’urgence, IML, et IML Ukraine).

1 – Comptabilité

• L’assistant.e adminstratif.ve est en charge de suivre toutes les factures et de les mettre en paiement.
• Il suit les récapitulatifs comptables, tenue des caisses des différents services (suivi des entrées / sorties) : virements, prélèvements, paiement par chèques, espèces…
• Il aide à la clôture comptable.
• En lien avec la direction, il suit la bonne réception des quittances de loyers, des régularisations de charges et des paiements des participations des résidents.

2 – Gestion administrative et logistique

• L’assistant.e administratif.ve gère l’ensemble des correspondances écrites et orales (accueil téléphonique, gestion des mails, réception et traitement du courrier).
• Il suit la tenue des contrats de maintenance et le registre de sécurité, ainsi que le suivi et le traitement des sinistres déclarés aux assurances.
• L’assistant.e administratif.ve classe les dossiers et les archives. Il réalise les commandes de fournitures administratives et autres, et les réceptionne.
• Il réalise des courriers administratifs, notes, comptes-rendus à la demande de la Direction.

3 – Gestion RH

• En lien avec le service paie, l’assistant.e de direction est en charge des variables de paie des salarié.es, du suivi et de la saisie des congés et absences, des déclarations des accidents de travail, du suivi et des prise de rdv pour les visites médicales, commandes des chèques-déjeuners…
• En lien avec le service RH, il prépare en appui de la DR l’arrivée des nouveaux salariés (constitution et suivi du dossier du personnel, réalisation des contrats de travail, déclaration URSSAF, inscription mutuelle, saisie dans le logiciel RH, etc.) et au processus de sortie des salariés.
• Cela liste n’est pas exhaustive dans la mesure où l’assistant.e de direction est par nature amené.e à apporter un soutien à la direction sur toute mission pertinente en lien avec sa fiche de poste.

Début du contrat : Dès que possible