Assistant(E) Administratif(Ve) Et Comptable Polyvalent(E) H/F

TiHive; Grenoble; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

TiHive est à la recherche d’un(e) assistant(e) administratif polyvalent(e) pour prendre en charge la gestion quotidienne et autonome des activités administratives.

Le poste est orienté terrain et exécution, avec des missions allant de la comptabilité à la gestion des fournisseurs, en passant par l’accueil et le support administratif RH.

Qualifications

• Expérience confirmée en assistanat administratif polyvalent et comptabilité courante.
• Expérience concrète de la facturation clients/fournisseurs.
• Bonnes bases comptables et aisance avec les chiffres.
• Gestion administrative quotidienne d’une PME.
• Maîtrise d’Excel et des outils Microsoft 365.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle.
• Bonne expression écrite et orale en français.
• Niveau d’anglais professionnel pour échanges administratifs courants.

Responsibilities

• Gérer la comptabilité courante et la facturation (fournisseurs/clients).
• Suivre les règlements et relancer les paiements.
• Assurer l’accueil téléphonique et la gestion des interlocuteurs.
• Suivre les contrats, abonnements et échéances administratives.
• Gérer les achats, déplacements et logistique.
• Préparer les documents administratifs et le suivi RH.

Skills

Polyvalence administrative

Excel maîtrise

Anglais professionnel

Organisation et suivi

Gestion multi-dossiers

Tools

Microsoft 365

Job description

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons une personne expérimentée, polyvalente et très opérationnelle, capable de prendre en charge de manière autonome une grande partie de la gestion administrative quotidienne de l’entreprise.

Il s’agit avant tout d’un poste de terrain et d’exécution, pour une personne qui apprécie de gérer concrètement les sujets, de suivre les dossiers jusqu’à leur résolution et de contribuer au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise.

Vous serez un véritable point d’appui pour l’équipe support, en prenant en charge des missions variées allant de la comptabilité courante et la facturation à la gestion administrative, l’accueil téléphonique, les fournisseurs, la logistique.

Vos missions principales

1. Comptabilité courante et facturation

• Collecter, contrôler, enregistrer et classer les factures fournisseurs ;
• Préparer les éléments à transmettre au cabinet comptable ;
• Suivre les factures clients et fournisseurs ;
• Établir certaines factures clients et avoirs ;
• Effectuer le suivi des règlements et relancer les factures impayées ;
• Contrôler et rapprocher les justificatifs, factures et paiements ;
• Participer au suivi des notes de frais ;
• Assurer le classement et l’archivage des pièces comptables ;
• Maintenir à jour les tableaux de suivi administratif et financier ;
• Être l’interlocuteur opérationnel du cabinet comptable pour les sujets courants.

2. Gestion administrative quotidienne

• Gestion du courrier et des documents administratifs ;
• Classement, archivage et suivi documentaire ;
• Suivi des contrats, abonnements, assurances et échéances administratives ;
• Gestion des fournisseurs et prestataires ;
• Commandes de fournitures et équipements ;
• Suivi des bons de commande, devis, factures et livraisons ;
• Gestion et mise à jour des différents tableaux de suivi ;
• Préparation de documents, courriers et dossiers administratifs.

3. Accueil téléphonique et gestion des interlocuteurs

• Assurer l’accueil téléphonique ;
• Identifier le besoin de l’interlocuteur et orienter les appels ;
• Prendre les messages et assurer leur suivi ;
• Accueillir ponctuellement les visiteurs ;
• Communiquer avec les fournisseurs, clients et partenaires administratifs ;
• Répondre de manière professionnelle aux sollicitations courantes en français et en anglais.

4. Achats, déplacements et logistique

• Passer et suivre les commandes ;
• Échanger avec les fournisseurs et demander des devis ;
• Contrôler les livraisons et traiter les éventuels écarts ;
• Organiser les déplacements professionnels : billets, hôtels, transports et réservations ;
• Participer à l’organisation logistique des réunions et événements ;
• Suivre les expéditions et réceptions ;
• Participer au bon fonctionnement quotidien des locaux.

5. Support administratif RH

• Préparer et classer les documents administratifs des salariés ;
• Mettre à jour les dossiers du personnel ;
• Suivre certains documents, échéances, absences et visites médicales ;
• Participer à l’organisation administrative des arrivées et départs ;
• Préparer les éléments administratifs nécessaires au suivi RH.

Priorité du poste : nous recherchons une personne ayant déjà réellement pratiqué ces missions et capable de les prendre en charge rapidement avec autonomie.

Nous recherchons avant tout une personne qui aime faire, organiser, suivre et finaliser.

• Une expérience confirmée en assistanat administratif polyvalent et comptabilité courante ;
• Une expérience concrète de la facturation clients/fournisseurs ;
• De bonnes bases comptables et une aisance avec les chiffres ;
• Une expérience de la gestion administrative quotidienne d’une PME ;
• Une bonne maîtrise d’Excel et des outils Microsoft 365 ;
• Une capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle avec méthode ;
• Une bonne expression écrite et orale en français ;
• Un niveau d’anglais professionnel permettant de gérer des échanges administratifs courants.

Vous vous reconnaîtrez dans ce poste si…

• Vous aimez qu’un dossier soit traité jusqu’au bout ;
• Vous n’avez pas besoin d’être relancé(e) pour effectuer un suivi ;
• Vous êtes à l’aise aussi bien avec une facture qu’avec un fournisseur, un appel téléphonique, une commande ou un dossier administratif ;
• Vous savez identifier ce qui est urgent et organiser votre journée en conséquence ;
• Vous êtes rigoureux(se) et fiable ;

Vous cherchez un poste concret, opérationnel et polyvalent