Assistant.e de direction H/F

Grenoble-INP; Valence; Hybrid; EUR 25,000 - 26,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail partiel possible après 3mo

Rémunération selon grille et indemnité

Job summary

Grenoble INP - Institut Polytechnique de Grenoble recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour assister l’équipe dirigeante dans les aspects administratifs et logistiques.

Le poste implique l’appui à l’organisation des réunions, la gestion des courriers et mails, l’accueil et la coordination des déplacements, avec une ouverture au télétravail partiel après 3 mois et une localisation à Valence.

Qualifications

• Maîtrise des techniques administratives et des règles de rédaction
• Utilisation avancée du Pack Office et gestion des courriers
• Aptitude à organiser des réunions et à filtrer les flux
• Sens du relationnel et discrétion indispensable

Responsibilities

• Seconde le Directeur dans la gestion administrative et l’optimisation du planning
• Gestion administrative de l’activité de la Directrice administrative et rédaction de courriers
• Accueil physique et téléphonique
• Préparation des réunions et documentation associée
• Gestion documentaire et des échanges avec les partenaires institutionnels
• Assistance à l’organisation de réunions et à la vie du site
• Gestion des flux et accueil des visiteurs

Skills

Techniques administratives

Rédaction administrative

Gestion du temps

Planification & logistique

Accueil téléphonique

Education

Baccalauréat

Tools

Pack Office

Job description

Membre de l'équipe de Direction, l'assistant.e collabore et apporte son soutien sur les aspects administratifs et logistiques à l'équipe de Direction. Maillon indispensable. Il.elle facilite, coordonne et apporte son expertise au quotidien permettant à l'équipe de Direction de se consacrer pleinement aux enjeux stratégiques.

Dans le cadre de ses missions, la personne recrutée effectuera :

1.Assistanat de Direction

• Seconde le Directeur dans la gestion administrative de son activité:optimisation du planning des activités pour l’Ecoleet pour ses fonctions, organisation de ses déplacements, appui administratif (courriers/mails).
• Gestion administrative de l’activité de la Directrice administrative: optimisation du planning de la DA, rédaction courriers et mails
• Accueil physique et téléphonique

2.Aide au pilotage de l’Ecole dans le contexte de la transformation de l’APDISAR et des enjeux CTI

• Préparation des réunions, rencontres, instances, de l’école: organisation, rédaction des documents de séances, mise à la validation et diffusion
• Gestion documentaire

3.Communication institutionnelle

• Appui dans le cadre des relations avec les partenaires institutionnels (Grenoble INP-UGA, Rectorat, Préfecture, Mairie, Agglomération, etc.) et avec les partenaires privés (industriels, entreprises)
• Appui dans le cadre des relations avec les partenaires sociaux (représentants du personnel, CCPL, CLAP)

4.Accompagnement administratif de la gestion de site

• Instances du site: organisation des réunions (bureaux et conseils), rédaction des documents de séances, mise à la validation et diffusion

La personne recrutée devra disposer des compétences suivantes :

Savoirs

• Techniques administratives : Connaissance des méthodes de classement, d'archivage et de gestion du courrier.
• Normes rédactionnelles : Maîtrise des règles de la correspondance administrative, de la syntaxe et de l'orthographe

Savoirs-faire

• Maîtrise des outils : Utilisation avancée du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint), messagerie et des outils de planification partagés
• Gestion du temps : Optimisation d'agendas complexes, mouvants et gestion des priorités de l'équipe de Direction
• Logistique : Organisation de réunions, de séminaires et de déplacements complexes (réservations, plannings)
• Production de documents : Rédaction rapide et efficace de comptes-rendus, de notes de synthèse et de supports de présentation
• Filtrage et accueil : Gestion des flux téléphoniques et physiques, accueil des visiteurs

Savoirs-être

• Discrétion et confidentialité
• Sens relationnel et diplomatie
• Anticipation et proactivité
• Rigueur et organisation

Modalités de recrutement proposées

• Prise de fonction souhaitée à compter du : 01/01/2027
• Date limite de dépôt de candidature : 01/12/2026
• Poste ouvert aux titulaires et aux contractuel.les (CDD 12 mois)
• Durée du contrat proposé : 12 mois
  • Catégorie B - corps Technicien.ne de recherche et de formation (TECH)
• Conditions d'éligibilité : être titulaire d'un Baccalauréat à minima

Conditions de rémunération

• Pour les titulaires: suivant grilles de la Fonction Publique + régime indemnitaire de 400€
• Pour les contractuels*: fourchette salariale fournie à titre indicatif de 2267.02€ (1er échelon) à 2374.04€ (7ème échelon), brut mensuel, prime incluse.

*La rémunération est fixée selon le reclassement de l'expérience significative pour le poste, sur les grilles de la fonction publique.

Affectation/ Localisation du poste: Valence - 26000

Spécificités du poste

Semaine 4.5 jours possible

Télétravail partiel possible après 3 mois de prise de poste