Assistant de Direction H/F

Inria; Rocquencourt; Remote; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Restauration subventionnée

Transports publics remboursés partiel­

Congés annuels et RTT

Télétravail possible après adaptation

Formation professionnelle

Job summary

Inria, institut national de recherche en sciences et technologies numériques, recherche un Assistant Ingénieur pour soutenir la direction et les équipes projets. Vous assurerez la logistique, l’organisation des réunions et la rédaction de comptes-rendus, tout en gérant les procédures et les outils bureautiques.

Poste en mobilité interne ou CDD de 2 ans, avec possibilités de télétravail après adaptation et prise en compte des échéances.

Qualifications

• Intérêt pour l’environnement de la recherche et fonctionnement d’un établissement public.
• Savoir appliquer les procédures administratives et respecter la confidentialité.
• Savoir travailler en équipe et en réseau, être disponible et à l’écoute.
• Anticiper les échéances et organiser son travail de manière autonome.

Responsibilities

• Soutenir l’organisation de la direction et assurer la logistique du service sur des sites distants.
• Organiser les réunions de la Direction, participer et rédiger les comptes-rendus.
• Gérer les cartes corporate et cartes achats en lien avec les référents des services.
• Contribuer au suivi et à l’élaboration du budget de la Direction.
• Diffuser et archiver notes budgétaires et documents internes.
• Saisir les bons de commandes et gérer les Services Faits.
• Préparer des décisions de parrainage et de subventions.
• Maintenir l’intranet de la Direction et les documents internes.
• Assurer la mémoire du service par un classement rigoureux.

Skills

Organisation administrative

Rédaction de comptes-rendus

Gestion budgétaire

Travail en équipe/Réseau

Maîtrise des outils bureautiques

Savoir prendre des notes

Tools

Pack Office

Internet

Intranet

Messagerie

Job description

Corps d'accueil : Assistant Ingénieur (AI)

Inria est l’institut national de recherche en sciences et technologies du numérique. Avec ses 9 centres régionaux, Inria accompagne le développement des grandes universités de recherche, au cœur des écosystèmes industriels et entrepreneuriaux du numérique en France. Le siège et Inria Chile complètent les sites Inria. La recherche de rang mondial, l’innovation technologique et le risque entrepreneurial constituent son ADN.

Au sein de 250 équipes-projets, pour la plupart communes avec les grandes universités de recherche, plus de 3 900 chercheurs et ingénieurs y explorent des voies nouvelles, souvent dans l’interdisciplinarité et en collaboration avec des partenaires industriels pour répondre à des défis ambitieux.

Institut technologique, Inria soutient la diversité des voies de l’innovation : de l’édition open source de logiciels à la création de startups technologiques (Deeptech). Créé pour être au carrefour entre le monde académique et l’industrie, Inria est positionné sur les nouvelles frontières de la recherche numérique. Pionnier pour faire émerger les nouvelles disciplines à partir des mathématiques appliquées et de l’informatique, également pionnier pour accompagner la dynamique des startups technologiques en France et en Europe, l’institut a été visionnaire et précurseur dans de nombreux domaines (calcul scientifique, Internet, Web). “Être pionnier, savoir prendre des risques, créer de la valeur pour la société et l’économie”.

Depuis janvier 2024, Inria porte l’Agence de programmes «Numérique, algorithmes et logiciels» afin de construire une souveraineté numérique, engagée dans la dynamique européenne, fondée sur l'apport d’une recherche au plus haut niveau, ancrée dans un écosystème industriel et entrepreneurial dynamique.

La Direction des affaires financières et patrimoniales (DAFP) pilote et coordonne le fonctionnement financier et patrimonial de l'institut. Elle dispose d plusieurs services: Budget et contrôle de gestion (SBCG), Service des Recettes (SR), Achats et marchés (SAM), Dépense et missions (SD), Assistance, administration fonctionnelle et formation interne (SAAFFI auquel est rattaché un travel manager), Patrimoine logistique (SPL), Services Techniques et Généraux du Siège (STG) ainsi qu’une cellule Maîtrise des risques, et d’une Directrice de projet développement programmes immobiliers.

L’assistant(e) apporte un support administratif à la direction ainsi qu’aux membres de la direction. Il/elle facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs de l'institut et des partenaires extérieurs. Il contribue à l'organisation effective de la vie de la direction.

• Apporter son soutien à l’organisation de la direction / assurer globalement la logistique du service, avec la particularité de sites distants,
• Organiser les réunions de la Direction et y participer, rédiger les comptes-rendus,
• Assurer la gestion et l’administration des cartes corporate et cartes achats de l’Institut en lien avec les référents dans les services utilisateurs et au service des dépenses,
• Contribuer à l’élaboration et au suivi du budget de la Direction,
• Diffuser des notes budgétaires, les enregistrer et les archiver,
• Saisir les bons de commandes de la DAFP sur le périmètre des prestations qu’elle pilote par exemple sur des Opérations Immobilières Programmées (OIP) ou des marchés nationaux et gérer les Services Faits,
• Préparer les décisions de parrainageet de subventions du siège,
• Mettre à jour l’intranet de la Direction, les alias et différents documents et listes,
• Assurer la "mémoire" du service : classement, archivage papier et numérique.
• Administrer les espaces attribués à la direction au sein de l’outil de GED

Techniques:

• Intérêt pour l’environnement de la recherche,
• Connaître et comprendre le fonctionnement d’un établissement public,
• Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (pack office, internet, intranet, messagerie)
• Être à l’aise avec les chiffres et les outils informatiques,
• Savoir prendre des notes et rédiger des comptes-rendus,
• Savoir appliquer les procédures administratives.
• Savoir travailler en équipe/ en réseau,
• Être disponible et à l’écoute,
• Anticiper ses échéances et celles de sa hiérarchie, appréhender les urgences et dégager les priorités,
• S’organiser de façon autonome (anticiper, planifier), faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités, être proactif(ve),
• Être rigoureux(se) dans la réalisation de ses activités,
• Savoir respecter la confidentialité,
• S’adapter aux évolutions,
• Avoir de bonnes qualités relationnelles, avoir le sens du service.
• Restauration subventionnée
• Transports publics remboursés partiellement
• Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
• Possibilité de télétravail après adaptation (90 jours/an) et aménagement du temps de travail (cycle de travail de 4,5 jours)
• Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
• Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
• Accès à la formation professionnelle

Rémunération selon les grilles statutaires (+ prise en compte du niveau d'étude et de l'expérience).

Poste à pourvoir en mobilité interne, par voie de détachement ou en CDD de 2 ans (éventuellement renouvelable).

CV et lettre de motivation obligatoire.