Assistant.e de direction

Grenoble INP - UGA Recrutement; Valence; Hybrid; EUR 25,000 - 26,000; Full time

Job summary

Grenoble INP - UGA Recrutement recherche une assistante de direction pour soutenir l’équipe de Direction à Valence. Vous assurez l’assistanat, la gestion administrative, l’accueil et l’organisation des réunions et déplacements.

Poste en CDD 12 mois avec possibilité de télétravail partiel après 3 mois et prise de fonction le 01/01/2027. Rémunération selon grille de la FP et indemnité forfaitaire selon le statut.

Qualifications

• Techniques administratives: classement, archivage et gestion du courrier.
• Normes rédactionnelles: règles de la correspondance administrative.
• Rigueur et organisation: gestion du temps et des priorités.
• Discrétion et confidentialité.

Responsibilities

• Assistanat de Direction et soutien administratif quotidien.
• Gestion planning et déplacements du Directeur et DA.
• Gestion des réunions, documents et diffusion.
• Accueil et filtrage des flux téléphoniques et visiteurs.
• Aide au pilotage de l’Ecole dans le cadre CTI et transformation.

Skills

Planification avancée

Organisation

Rédaction rapide

Accueil téléphonique et visiteurs

Education

Baccalauréat

Tools

Pack Office

Calendrier partagé

Messagerie

Job description

À propos de nous

Grand établissement public d'enseignement supérieur, pôle de recherche reconnu, élément fondateur de l'écosystème grenoblois : Grenoble INP, l'institut d'ingénierie et de management de l’Université Grenoble Alpes (UGA), occupe une place de premier plan dans la communauté scientifique et industrielle.

Grenoble INP - UGA est membre de réseaux internationaux de formation et recherche en ingénierie et management.

Il est reconnu dans les classements nationaux et internationaux.

Grenoble INP – Esisar, UGA, école d’ingénieur basée à Valence, forme des ingénieur.es de haut niveau dans les systèmes cyberphysiques, associant électronique, automatique, informatique et réseaux. Grâce à la qualité de son réseau académique et industriel, elle place l'innovation au centre de ses préoccupations.

Site internet : https://esisar.grenoble-inp.fr/

Mission

Membre de l'équipe de Direction, l'assistant.e collabore et apporte son soutien sur les aspects administratifs et logistiques à l'équipe de Direction. Maillon indispensable. Il.elle facilite, coordonne et apporte son expertise au quotidien permettant à l'équipe de Direction de se consacrer pleinement aux enjeux stratégiques.

Dans le cadre de ses missions, la personne recrutée effectuera :

• Assistanat de Direction
• Seconde le Directeur dans la gestion administrative de son activité : optimisation du planning des activités pour l’Ecole et pour ses fonctions, organisation de ses déplacements, appui administratif (courriers/mails).
• Gestion administrative de l’activité de la Directrice administrative : optimisation du planning de la DA, rédaction courriers et mails
• Accueil physique et téléphonique
• Aide au pilotage de l’Ecole dans le contexte de la transformation de l’APDISAR et des enjeux CTI
• Préparation des réunions, rencontres, instances, de l’école : organisation, rédaction des documents de séances, mise à la validation et diffusion
• Gestion documentaire
• Communication institutionnelle
• Appui dans le cadre des relations avec les partenaires institutionnels (Grenoble INP-UGA, Rectorat, Préfecture, Mairie, Agglomération, etc.) et avec les partenaires privés (industriels, entreprises)
• Appui dans le cadre des relations avec les partenaires sociaux (représentants du personnel, CCPL, CLAP)
• Accompagnement administratif de la gestion de site
• Instances du site : organisation des réunions (bureaux et conseils), rédaction des documents de séances, mise à la validation et diffusion

Profil

Savoirs

• Techniques administratives : Connaissance des méthodes de classement, d'archivage et de gestion du courrier.
• Normes rédactionnelles : Maîtrise des règles de la correspondance administrative, de la syntaxe et de l'orthographe

Savoirs-faire

• Maîtrise des outils : Utilisation avancée du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint), messagerie et des outils de planification partagés
• Gestion du temps : Optimisation d'agendas complexes, mouvants et gestion des priorités de l'équipe de Direction
• Logistique : Organisation de réunions, de séminaires et de déplacements complexes (réservations, plannings)
• Production de documents : Rédaction rapide et efficace de comptes-rendus, de notes de synthèse et de supports de présentation
• Filtrage et accueil : Gestion des flux téléphoniques et physiques, accueil des visiteurs

Savoirs-être

• Discrétion et confidentialité
• Sens relationnel et diplomatie
• Anticipation et proactivité
• Rigueur et organisation

Modalités de recrutement proposées

• Prise de fonction souhaitée à compter du : 01/01/2027
• Date limite de dépôt de candidature : 01/12/2026
• Poste ouvert aux titulaires et aux contractuel.les (CDD 12 mois)
• Durée du contrat proposé : 12 mois
• Catégorie B - corps Technicien.ne de recherche et de formation (TECH)
• Conditions d'éligibilité : être titulaire d'un Baccalauréat à minima

Conditions de rémunération

• Pour les titulaires : suivant grilles de la Fonction Publique + régime indemnitaire de 400€
• Pour les contractuels* : fourchette salariale fournie à titre indicatif de 2267.02€ (1er échelon) à 2374.04€ (7ème échelon), brut mensuel, prime incluse.
• La rémunération est fixée selon le reclassement de l'expérience significative pour le poste, sur les grilles de la fonction publique.

Affectation / Localisation du poste

Valence - 26000

Spécificités du poste

Semaine 4.5 jours possible

Télétravail partiel possible après 3 mois de prise de poste

Référence de l'offre : hq33rr41uz