Gestionnaire administratif F/H

La Gazette des Communes; Paris; On-site; EUR 23,000 - 29,000; Full time

Job summary

Université Paris Cité recherche un Gestionnaire administratif.ve pour soutenir la Direction Générale Déléguée des Ressources Humaines et des Organisations (DRHO) au Campus Odéon. Vous assurez l’interface entre les services, traitez les tâches administratives et contribuez à la gestion du quotidien RH.

La fonction implique 50 % gestion des factures et 50 % coordination avec l’assistante de direction, dans un cadre BIATSS et Catégorie B. Emploi à temps plein sur site.

Qualifications

• Secrétariat avancé et accueil téléphonique et présentiel.
• Maîtrise du Pack Office et outils collaboratifs.
• Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur.
• Respect de la confidentialité et des délais.

Responsibilities

• Prendre en charge et traiter les tâches administratives et les dossiers RH.
• Coordonner avec les services et assurer l’interface avec les acteurs internes et externes.
• Gérer les mails, organiser les réunions et le matériel.
• Mettre à jour les listes de diffusion et suivre les congés.
• Suivre les comptes épargne temps et les campagnes télétravail.
• Tenir l’agenda en l’absence de l’assistante de direction.

Skills

Secrétariat avancé

Accueil téléphonique

Gestion administrative

Pack Office

Outils collaboratifs

Confidentialité

Tools

Pack Office

Outils collaboratifs

Job description

REJOINDRE UNIVERSITÉ PARIS CITE

Ancrée au cœur de la capitale, l’Université Paris Cité est une université de recherche intensive, omnidisciplinaire, labélisée IdEx, avec une forte dimension professionnalisante. Elle se positionne au meilleur niveau international pour le rayonnement et l’originalité de sa recherche, la diversité et l’attractivité de ses parcours de formation, sa capacité d’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation. Université à impact positif pour la société, l’Université Paris Cité a fait de la « santé planétaire » sa signature : « des êtres humains en bonne santé, au sein de sociétés en bonne santé, sur une planète en bonne santé ».

Lauréate de nombreux appels à projet d’investissements d’avenir (PIA), l’Université Paris Cité s’appuie sur les compétences et l’engagement de l’ensemble de ses communautés académiques, administratives et techniques, et sur le dynamisme de sa communauté étudiante, pour développer des projets de recherche et de formation à forte valeur ajoutée, et former les citoyennes et les citoyens de demain, dans un monde en transition.

L’Université Paris Cité comprend trois Facultés (de Santé, des Sciences, et Sociétés & Humanités), auxquelles sont rattachées 24 composantes et 110 unités de recherche, et intègre un établissement-composante, l’Institut de physique du globe de Paris (IPGP), et un organisme de recherche associé, l’Institut Pasteur. Elle compte plus de 63 000 étudiants, 4 773 enseignants et enseignants-rechercheurs ainsi que 2 767 personnels administratifs et techniques.

Forte de la grande diversité et de l’excellence de ses domaines disciplinaires alliant les sciences formelles, naturelles et expérimentales, les sciences humaines et sociales, et la santé, l’université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur essentiel de son identité et de sa signature « santé planétaire ».

Dans une démarche d’amélioration continue au service de son projet d’établissement, l’Université Paris Cité se dote de schémas directeurs et de plans d’action pour asseoir sa responsabilité sociétale et environnementale, et notamment s’engager pour les égalités et lutter contre toute forme de discrimination et de violence, agir pour la qualité de vie au travail et la transition écologique, et renforcer l’expérience étudiante.

Rejoindre l’Université Paris Cité, c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes : celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle, de l’innovation, du dialogue, de l’ouverture aux autres et au monde.

Gestionnaire administratif.ve

Offre d'emploi d'Université Paris Cité, Direction Générale Déléguée des Ressources Humaines et des Organisations (DRHO)

Référence de l'offre : 21409

Sous L’autorité Du Directeur Général Délégué Des Ressources Humaines Et Des Organisations Et De Son Adjoint, Au Sein Du Service « Assistance De Direction » De La DGD RHO, Le/la Gestionnaire Administratif Apporte Un Appui Administratif Transversal Au Sein De La Direction Des Ressources Humaines, Et Assure L’interface Avec D’autres Acteurs Et Partenaires Au Sein Et En Dehors De La DGDRHO

1 - A hauteur de 50 % de l’activité, en lien avec les services de gestion et le pole de gestion financière (PGF) de l’agence comptable

2 - A hauteur de 50 % de l’activité, en coordination avec l’assistante de direction

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE

La direction générale déléguée en charge des Ressources Humaines et des Organisations propose et met en œuvre la politique des ressources humaines de l’établissement. Elle a pour vocation d’accompagner le changement, avec pour préoccupation majeure de mettre en cohérence la stratégie de l’établissement, les parcours professionnels des agents et l’amélioration du bien-être au travail pour tous.

Elle est constituée de quatre directions déléguées (développement RH, Pilotage RH, qualité de vie au travail et accompagnement social, gestion individuelle et collective). Organisée en réseau, elle travaille en étroite collaboration avec les interlocuteurs facultaires portant la fonction RH (Santé, Sciences et Société et Humanité).

La DGDRHO, composante de la direction générale des services, est composée à ce jour d’environ 170 collaborateurs.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

À hauteur de 50 % de l’activité :

• Prise en charge et traitement des factures liées au remboursement des frais médicaux suite à la reconnaissance d’accident du travail et/ou de maladie professionnelle, en lien avec le pôle de gestion financière (agence comptable)
• Prise en charge et traitement des factures liées aux remboursement des médecins agrées sollicités dans le cadre des congés imputables au service, des congés longue maladie, des congés longue durée et des congés de grave maladie
• Traitement des remboursements des médecins traitants dans le cadre des demandes de temps partiel thérapeutique

À Hauteur De 50 % De L’activité, Sur Des Missions Réparties à Diverses Périodes De L’année

• Mettre à jour les comptes Net entreprise des agents de gestion sur le site des Grands-Moulins
• Transmettre les factures France Travail aux services de l’agence comptable et pilotage MS
• Mettre à jour les appels à cotisation annuelle de l’ACMS en lien avec l’assistante du Médecin de prévention et le pilotage MS.
• Assurer le circuit des parapheurs entre les différents services intersites, notamment ceux provenant du site des Grands Moulins vers le site Odéon.
• En coordination avec l’assistante de direction, traiter et suivre les mails, redistribuer les mails arrivés sur l’alias drh-
• En coordination avec l’assistante de direction, gérer le fonctionnement matériel et organisationnel de la direction : réservation de salles et de matériel, commande de fournitures, logistique
• En coordination avec l’assistante de direction, mettre à jour les listes de diffusion encadrants et personnels de la direction et les alias - Référente numérique de la direction
• En coordination avec la référente congés de la DGD RHO, aider au suivi des congés sur Ohris
• Assurer le suivi des Comptes Epargne Temps (CET) en lien avec la Gestion Collective BIATSS
• Assurer le suivi des campagnes d’avancement LA/TA en lien avec la Gestion Collective BIATSS
• Assurer le suivi des campagnes de télétravail tout au long de l’année pour l’ensemble des agents de la DGDRHO
• Tenir l’agenda, en l’absence de l’assistante de direction
• Trier et répartir le courrier, en l’absence de l’assistante de direction

Encadrement Non

Conditions particulières d'exercice

• Identifier les priorités et organiser son activité pour la Direction en tenant compte des contraintes et des calendriers

Connaissances

• Secrétariat avancé
• Accueil téléphonique et présentiel
• Techniques de gestion administrative
• Maîtrise de l'ensemble du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférences…)
• Environnement de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche
• Lien étroit avec les Doyens, VP, DGS, Présidence

Savoir-faire - Compétences opérationnelles

• Anticiper les problèmes opérationnels, techniques et humains
• Analyser les besoins, connaître et utiliser les éléments de base en management des ressources humaines
• Avoir l’esprit d'équipe, adaptabilité
• Capacité d'expression écrite et orale
• Concevoir un tableau de bord

Savoir-être - Compétences comportementales

• Savoir organiser son activité en tenant compte des priorités, des contraintes et des échéances
• Savoir travailler dans l’urgence et respecter les délais
• Être rigoureuse, réactive et autonome
• Disposer de facultés d'adaptation, d'écoute, d'analyse et de synthèse
• Avoir une bonne aisance relationnelle
• Garantir la confidentialité des informations et des données
• Avoir le sens de l’écoute, de la diplomatie
• Savoir rendre compte et être force de proposition
• Avoir le sens des responsabilités

Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) N/A

Cadre de l'offre d'emploi

Catégorie B

Personnel non enseignant (BIATSS)

BAP J - Gestion et Pilotage

Corps TECH RF - TECHNICIEN DE RECH ET FORMATION

Emploi-type REFERENS

Technicien-ne en gestion administrative

Date souhaitée de prise de fonction

01/12/2026

Localisation ou site du poste

Campus Odéon (75006)

Zone à Régime Restrictif Non

Susceptible d’être vacant Oui