ASSISTANT/E DE DIRECTION (H/F)

Bassin de Pompey; Lunéville; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

Bassin de Pompey est à la recherche d’un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer la gestion administrative des chantiers, le suivi des marchés publics et la facturation. Vous travaillerez en collaboration avec les services comptabilité et exploitation afin de garantir le bon suivi administratif et financier des dossiers.

Vous assurez l'accueil et le traitement des demandes des clients et partenaires, le traitement des courriers, l'archivage et le classement des dossiers, tout en

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et commerciale souhaitée.
• Connaissance du secteur des travaux publics et des marchés publics est un atout.
• Maîtrise des outils bureautiques; CHORUS PRO appréciée.

Responsibilities

• Gérer les dossiers administratifs des marchés publics et des chantiers.
• Réaliser la facturation et les situations mensuelles sur le logiciel.
• Déposer les factures et situations de travaux sur CHORUS PRO et suivre les règlements clients.
• Accueil téléphonique et gestion des courriers et archivage.

Skills

Gestion administrative

Suivi de chantiers

Relation clients

Facturation

Tools

CHORUS PRO

Marchés publics

Job description

VOTRE MISSION

Au sein de notre entreprise de travaux publics, vous assurez la gestion administrative des chantiers, le suivi des marchés publics et réponse aux appels d'offres, la facturation et le suivi des règlements clients.

Vous travaillez en étroite collaboration avec les services comptabilité et exploitation afin de garantir le bon suivi administratif et financier des dossiers.

VOS MISSIONS

1. Gestion administrative des marchés publics et des chantiers
   • Préparer les dossiers de réponse aux appels d'offres et assurer leur dépôt sur les plateformes dédiées.
   • Assurer le suivi administratif des marchés publics et des dossiers chantiers.
   • Établir les factures courantes et les situations de travaux mensuelles sur logiciel.
   • Déposer les factures et situations de travaux sur CHORUS PRO.
   • Assurer le suivi administratif des sous-traitants et des documents obligatoires.
   • Veiller au respect des échéances et des obligations administratives liées aux marchés.
2. Facturation et suivi des règlements clients
   • Participer à l'ouverture des comptes clients et au suivi de leur solvabilité.
   • Effectuer les relances clients et assurer le suivi des retards de règlement.
   • Identifier les litiges et travailler avec le service exploitation pour en faciliter la résolution.
   • Veiller au respect des conditions de règlement et contribuer à l'amélioration des délais de paiement.
3. Accueil et gestion administrative courante
   • Assurer l'accueil téléphonique et physique.
   • Réceptionner, traiter et orienter les demandes des clients, fournisseurs et partenaires.
   • Traiter les courriers entrants et sortants : tri, distribution, rédaction et envoi.
   • Organiser le classement et l'archivage des dossiers administratifs.
   • Suivre les échanges et transmettre les informations aux interlocuteurs concernés.
   • Contribuer au bon fonctionnement administratif quotidien de l'entreprise.

VOTRE PROFIL

Vous appréciez la polyvalence et souhaitez occuper un poste associant gestion administrative, suivi de chantiers, relation clients et facturation. Une expérience en gestion administrative et commerciale est souhaitée. Une connaissance du secteur des travaux publics, des marchés publics ou de la facturation de chantier serait un véritable atout. La maîtrise des outils bureautiques est nécessaire. La connaissance de CHORUS PRO et des plateformes de marchés publics serait appréciée.

VOS QUALITÉS

• Rigueur et organisation : vous assurez un suivi fiable des dossiers et respectez les échéances.
• Autonomie et réactivité : vous savez gérer les priorités et prendre en charge vos missions.
• Aisance relationnelle : vous communiquez facilement avec les clients, les fournisseurs et les équipes internes.
• Esprit d'équipe : vous appréciez le travail en collaboration avec les services comptabilité et exploitation.
• Polyvalence et adaptabilité : vous êtes à l'aise avec des missions variées et savez passer d'un dossier à un autre.