Assistant administratif et commercial (H/F)

ONOS TALENTS; Vitrolles; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

ONOS Talents recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour une PME du BTP intervenant sur des domaines tels que le désenfumage et la sécurité incendie. Vous assurez le relais entre les équipes et les interlocuteurs externes, en veillant à la rédaction et l’archivage des documents et au respect des délais.

Le poste implique la gestion administrative et le suivi commercial ainsi que le pilotage des dossiers de sous-traitance, avec une attention particulière sur le respect des procédures et

Qualifications

• Formation en gestion administrative, assistanat ou comptabilité.
• Expérience significative dans une entreprise du BTP.
• Connaissance des procédures administratives et financières liées aux chantiers.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques.

Responsibilities

• Accueil téléphonique et traitement des demandes, orientation vers le bon interlocuteur.
• Gestion des e-mails et du courrier, transmission des informations en interne.
• Rédaction et mise en forme de documents et contrats.
• Classement, numérisation et archivage des documents.
• Mise à jour des bases de données clients, fournisseurs et contrats.
• Suivi des délais et contrôle des documents.
• Préparation des dossiers pour les équipes techniques, commerciales et opérationnelles.
• Création et suivi des devis et commandes, saisie dans le système.

Skills

Rigueur et organisation

Autonomie

Polyvalence

Aisance relationnelle

Education

Formation en gestion administrative / assistanat ou comptabilité

Tools

ERP / logiciel de gestion

Job description

ONOS Talents est un cabinet de recrutement par approche directe, où chaque profil proposé résulte d'une sélection rigoureuse, exigeante, et d'une compréhension fine des attentes de nos clients.

Notre client est une PME spécialisée dans les équipements techniques du bâtiment, intervenant notamment dans les domaines du désenfumage, de la sécurité incendie et du génie climatique.

Le poste :

Véritable pivot du bon fonctionnement de l'entreprise, l'assistant(e) administratif(ve) assure le lien entre les équipes internes et les interlocuteurs externes, veille à ce que les tâches administratives soient réalisées avec rigueur, et permet à chacun de se concentrer sur son cœur de métier.

GESTION ADMINISTRATIVE

• Accueil téléphonique et traitement des demandes. Répondre aux appels des clients, fournisseurs et collègues, et orienter chacun vers le bon interlocuteur.


• Gestion des e-mails et du courrier. Lire, trier et répondre aux e-mails et courriers reçus, et transmettre les informations importantes en interne.


• Rédaction et mise en forme de documents. Préparer lettres, attestations, comptes rendus, formulaires et documents contractuels.


• Classement, numérisation et archivage. Organiser et conserver tous les documents, papier et informatiques, de façon logique et retrouvable.


• Mise à jour des bases de données. Tenir à jour les fichiers clients, fournisseurs et contrats.


• Contrôle des documents et suivi des délais. Vérifier que chaque document est complet, correct et rendu dans les temps.


• Préparation des dossiers pour les équipes. Rassembler les documents nécessaires aux équipes techniques, commerciales et opérationnelles avant chaque intervention.

SUIVI COMMERCIAL

• Création et envoi des devis. Rédiger et mettre en forme les propositions tarifaires à partir des informations transmises par l'équipe commerciale.


• Enregistrement et suivi des commandes. Saisir les commandes dans le système informatique et s'assurer qu'elles sont traitées jusqu'à la livraison.


• Mise à jour du fichier clients. Actualiser les coordonnées et informations des clients dans la base de données.

GESTION DE LA SOUS-TRAITANCE

• Suivi complet des dossiers sous-traitants. Gérer les dossiers des entreprises extérieures, de la prise de contact jusqu'à la signature du contrat.


• Collecte et vérification des documents légaux. Récupérer et contrôler les pièces obligatoires : Kbis, attestation URSSAF, assurances, RIB, certifications.


• Relances en cas de documents manquants. Contacter les sous-traitants dès qu'un document manque ou expire.


• Préparation et suivi des contrats. Rédiger les contrats, les envoyer pour signature et s'assurer qu'ils reviennent signés.


• Veille au respect des obligations légales. S'assurer que les sous-traitants respectent les règles en vigueur : sécurité, travail légal, assurances.

Profil recherché :

Issu(e) d'une formation en gestion administrative, assistanat ou comptabilité, vous justifiez d'une expérience significative dans une entreprise du BTP.

Vous avez idéalement évolué au sein d'une PME du second œuvre (étanchéité, couverture, CVC, électricité, plomberie, menuiserie...) et connaissez les particularités administratives et financières des chantiers.

Compétences techniques

• Maîtrise des situations de travaux et des processus de facturation BTP.


• Connaissance des retenues de garantie, cautions bancaires et dossiers de sous-traitance.


• Expérience du suivi des commandes fournisseurs et du rapprochement des factures.


• Bonne maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion.


• Capacité à suivre simultanément plusieurs dossiers et à respecter les échéances.

Qualités personnelles

• Rigueur et sens de l'organisation.


• Autonomie et capacité à gérer les priorités.


• Polyvalence et réactivité.


• Aisance relationnelle et sens du service.


• Discrétion, fiabilité et esprit d'équipe.