Emploi Assistant administratif BTP ROUBAIX H/F

Temporis Experts & Cadres Roubaix; Roubaix; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Intéressement

Deux primes annuelles

Mutuelle PRO BTP

Prime de vacances

Job summary

Temporis Experts & Cadres Roubaix recrute un(e) Assistant Administratif(ve) BTP H/F pour une PME spécialisée dans la réalisation de dallages industriels de haute qualité. Vous assurerez le suivi administratif des dossiers, de l’ouverture jusqu’à la facturation, en collaboration avec le binôme exploitation, les chargés d’affaires, le service comptabilité et la direction.

Ce poste demande une connaissance du vocabulaire du bâtiment et des procédures administratives liées aux chantiers, avec une

Qualifications

• Expérience dans le secteur du bâtiment ou travaux publics exigée.
• Maîtrise du vocabulaire BTP et des procédures chantier.
• Capacité à travailler en multitâches et en intérim.

Responsibilities

• Gestion administrative et ouverture des dossiers chantiers.
• Suivi des interventions et préparation des documents.
• Rédaction et préparation de la facturation, vérification des montants.
• Relances et suivi des pièces administratives; archivage des dossiers.

Skills

Gestion administrative

Secrétariat technique

Suivi administratif

Rigueur et organisation

Tools

ERP interne

Logiciel de facturation

Job description

Votre agence Temporis Experts & Cadres Roubaix recrute un(e) Assistant Administratif(ve) BTP H/F pour une PME spécialisée dans la réalisation de dallages industriels de haute qualité.

Notre client intervient sur des projets de construction nécessitant une véritable expertise technique et un suivi rigoureux des différentes étapes des chantiers.

Dans le cadre d'un remplacement pour un arrêt de longue durée, l'entreprise recherche un profil expérimenté, capable de prendre rapidement en main la gestion administrative des dossiers et d'assurer la continuité de l'activité.

La mission est à pourvoir dès à présent, pour une durée qui dépendra de l'évolution de l'absence.

LE POSTE

Vous intégrez une PME à taille humaine, au sein de laquelle vous occupez un poste administratif particulièrement polyvalent.

Votre rôle ?

Assurer le suivi administratif des dossiers, depuis leur ouverture jusqu'à la facturation des chantiers, en passant par la préparation des documents et les échanges avec les différents interlocuteurs.

Vous travaillez en étroite collaboration avec votre binôme, qui prend en charge la partie exploitation, ainsi qu'avec les chargés d'affaires, le service comptabilité et la direction.

Il s'agit d'un poste qui demande une bonne compréhension du fonctionnement d'une entreprise du bâtiment, car vous intervenez sur des documents et des procédures propres au secteur.

Ici, les journées ne se ressemblent pas ! Entre l'ouverture de nouveaux dossiers, le suivi des chantiers, les documents administratifs, la facturation et les relances, vous devez savoir jongler entre plusieurs sujets tout en conservant une organisation rigoureuse.

VOS MISSIONS

Gestion administrative et ouverture des dossiers chantiers

Vous intervenez dès la réception des demandes clients et assurez la bonne constitution des dossiers.

À ce titre, vous êtes notamment amené(e) à :

• Réceptionner et traiter les demandes entrantes des clients
• Procéder à l'ouverture des dossiers chantiers
• Demander et suivre les bons pour accord
• Saisir et mettre à jour les informations dans l'ERP interne
• Vérifier la conformité et la complétude des documents
• Assurer le classement et l'archivage des pièces administratives
• Effectuer les relances nécessaires pour obtenir les documents manquants
• Veiller à la bonne circulation des informations entre les différents interlocuteurs

Votre objectif : garantir des dossiers fiables, complets et correctement renseignés pour permettre le bon déroulement des opérations.

Suivi administratif et préparation des chantiers

Vous participez également à la préparation administrative des interventions.

Vos missions comprennent notamment :

• Prendre contact avec les chargés d'affaires pour organiser les rendez-vous de visite d'inspection commune (VIC)
• Assurer le suivi des démarches administratives liées à la sécurité sur les chantiers
• Rédiger et préparer les Plans Particuliers de Sécurité et de Protection de la Santé (PPSPS)
• Lire et analyser les pièces des marchés
• Vérifier les informations contractuelles et les dispositions relatives aux retenues de garantie
• Contrôler la présence et la conformité des documents nécessaires au démarrage des chantiers
• Assurer les relances et le suivi des pièces administratives

Cette partie du poste nécessite une bonne connaissance du vocabulaire du bâtiment et des procédures administratives liées aux chantiers.

Vous devez être capable de comprendre les documents qui vous sont transmis, d'identifier les informations importantes et de vérifier leur cohérence.

Suivi administratif après chantier et facturation

Une fois les travaux réalisés, vous intervenez sur les différentes opérations administratives et comptables liées aux dossiers.

Vous êtes notamment amené(e) à :

• Assurer le suivi administratif des dossiers après chantier
• Rassembler et contrôler les documents nécessaires à la facturation
• Préparer et réaliser la facturation à l'aide du logiciel spécifique de l'entreprise
• Vérifier la cohérence des informations et des montants facturés
• Effectuer les contrôles nécessaires avant validation
• Transmettre les pièces comptables au service concerné
• Assurer le suivi des dossiers en attente
• Réaliser les relances administratives nécessaires
• Classer et archiver les documents associés aux chantiers

La facturation s'effectue à l'aide d'un logiciel récemment mis en place dans l'entreprise.

Vous devrez donc être capable de vous approprier rapidement son fonctionnement et de faire preuve d'une grande vigilance dans le contrôle des informations saisies.

Coordination et suivi quotidien

Au-delà des tâches administratives, vous occupez une place importante dans la bonne organisation des dossiers.

Vous travaillez quotidiennement avec votre binôme en charge de l'exploitation, mais également avec les chargés d'affaires, la comptabilité et la direction.

Vous assurez notamment :

• La transmission des informations aux bons interlocuteurs
• Le suivi des demandes et des documents en attente
• La coordination administrative entre les différentes étapes des chantiers
• Les relances nécessaires auprès des interlocuteurs internes et externes
• La mise à jour régulière des dossiers
• Le contrôle et la fiabilisation des informations

Vous devez savoir communiquer facilement, anticiper les besoins et faire preuve d'initiative pour faire avancer les dossiers.

LE PROFIL RECHERCHÉ

Vous disposez impérativement d'une expérience professionnelle dans le secteur du bâtiment ou des travaux publics, idéalement sur un poste de secrétariat technique, d'assistanat administratif BTP ou d'assistanat travaux.

Cette expérience est indispensable pour réussir sur le poste.

Nous recherchons une personne qui connaît déjà le vocabulaire du bâtiment et comprend les principales étapes administratives d'un chantier.

Vous avez idéalement déjà été amené(e) à travailler sur des dossiers de chantiers, des pièces de marchés, des documents de sécurité ou des opérations de facturation liées aux travaux.

Vous n'avez pas nécessairement besoin de maîtriser tous les logiciels utilisés par l'entreprise, mais vous devez être à l'aise avec les outils informatiques et capable de vous adapter rapidement à un nouvel ERP.

Vous êtes reconnu(e) pour :

• Votre expérience administrative dans le secteur du BTP
• Votre connaissance du vocabulaire et des procédures propres aux chantiers
• Votre rigueur dans la constitution et le contrôle des dossiers
• Votre polyvalence et votre capacité à passer d'une tâche à une autre
• Votre organisation et votre sens des priorités
• Votre autonomie dans le traitement des missions quotidiennes
• Votre aisance avec les outils informatiques
• Votre capacité à comprendre rapidement un nouveau logiciel
• Votre vigilance dans le traitement des données de facturation
• Votre capacité à effectuer des relances et à assurer le suivi des demandes
• Votre aisance relationnelle et votre esprit d'équipe
• Votre capacité à prendre des initiatives et à anticiper les besoins

Vous appréciez les environnements de PME, où chacun joue un rôle important dans le bon fonctionnement de l'activité.

Vous aimez comprendre les dossiers dans leur ensemble et ne vous contentez pas de réaliser des tâches administratives sans en connaître les enjeux.

Ce qui fera la différence ?

Votre capacité à être rapidement opérationnel(le), à comprendre les spécificités administratives des chantiers et à assurer un suivi fiable des dossiers, de leur ouverture jusqu'à leur facturation.

LES CONDITIONS

• Contrat : mission d'intérim dans le cadre d'un remplacement pour arrêt de longue durée
• Prise de poste : dès que possible
• Durée : selon l'évolution de l'absence
• Statut : agent de maîtrise
• Temps de travail : 35 heures par semaine
• Jours travaillés : du lundi au vendredi
• Horaires : flexibles
• Rémunération : entre 2 300 € et 2 900 € brut mensuel, selon le profil et l'expérience

Avantages annoncés par l'entreprise, selon les conditions d'attribution et la durée de présence :

• Intéressement : environ 1 500 € par an
• Deux primes annuelles, versées habituellement en juillet et décembre, d'environ 2 000 € chacune
• Mutuelle PRO BTP avec une couverture avantageuse
• Prime de vacances d'environ 400 à 500 €

POURQUOI REJOINDRE CETTE MISSION ?

Une mission polyvalente, qui vous permettra d'intervenir sur l'ensemble du suivi administratif des chantiers.

Une PME à taille humaine, dans laquelle vous serez en contact direct avec les équipes opérationnelles et la direction.

Des missions concrètes et variées, mêlant gestion administrative, suivi de chantiers, documents techniques, facturation et coordination.

Un poste qui vous permettra de valoriser votre expérience du secteur du bâtiment et votre capacité à travailler en autonomie.

Une organisation avec des horaires flexibles et un environnement dans lequel la polyvalence et l'esprit d'équipe occupent une place importante.

Et surtout, un rôle essentiel dans la bonne gestion administrative des dossiers et la fluidité des échanges entre les différents services.

VOUS VOUS RECONNAISSEZ DANS CE PROFIL ?

Vous avez déjà travaillé dans le secteur du bâtiment, vous maîtrisez les fondamentaux du suivi administratif des chantiers et vous appréciez les postes polyvalents ?

Vous êtes rigoureux(se), organisé(e), à l'aise avec les outils informatiques et capable de prendre rapidement vos marques dans une PME ?

NOTRE PROCESSUS DE RECRUTEMENT

• Un premier échange téléphonique avec notre équipe
• Des tests de positionnement
• Un entretien en agence ou en visioconférence pour mieux vous connaître et échanger sur le poste
• Une rencontre avec notre client