Assistant·e de Direction H/F

Lasecurecrute.fr; Bordeaux; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Lasecurecrute.fr à Bordeaux recherche un/une assistant(e) de direction pour assurer l'organisation des agendas de la direction, accueillir les interlocuteurs et gérer le courrier. Vous préparerez les réunions du CODIR et assurerez le suivi des dossiers, des tableaux de bord et des rapports.

Vous travaillerez en équipe avec les assistants et relai RH et logistique. Ce poste nécessite organisation, rigueur et sens du service; polyvalence et capacité à gérer des priorités dans un contexte

Responsibilities

• Assurer l'organisation des agendas de la direction
• Gérer les déplacements de la directrice et de la directrice adjointe
• Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition en temps utile
• Assurer l'accueil téléphonique et physique, orienter les usagers et les appels
• Gérer la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction
• Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques
• Rédiger, le cas échéant, des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports, des courriers
• Préparer, suivre des dossiers pour les réunions et les rendez-vous dont CODIR DG, CODIR DD33
• Planifier et organiser la logistique des réunions et séminaires
• Gérer le planning des astreintes
• Superviser le pool des assistants de la DD33
• Evaluer, signaler et orienter les urgences
• Gérer le planning de la Cellule Départementale d'appui (CDA)
• Assurer des fonctions de correspondant-e (par exemple : RH, logistique achats, déplacements)
• Participer à l'action de communication publique de la délégation
• Participer aux actions de QVCT Relations internes : Direction et l'ensemble des agents de la délégation départementale, relations externes : Préfecture et autres services de l'État, collectivités locales, établissements de santé et établissements médico-sociaux, professionnels de santé

Job description

Description du posteActivités principales :

• - Assurer l'organisation des agendas de la direction,


• - Gérer les déplacements de la directrice et de la directrice adjointe, et, le cas échéant, des autres membres de la direction,


• - Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition en temps utile,


• - Assurer l'accueil téléphonique et physique, orienter les usagers et les appels,


• - Assurer la gestion du courrier et gérer le circuit de signature sur le logiciel Elise,


• - Gérer la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction,


• - Élaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques,


• - Rédiger, le cas échéant, des relevés de décisions, des comptes rendus, des rapports, des courriers...,


• - Préparer, suivre des dossiers pour les réunions et les rendez-vous dont CODIR DG, CODIR DD33,


• - Planifier et organiser la logistique des réunions et séminaires,


• - Gérer le planning des astreintes,


• - Superviser le pool des assistants de la DD33


• - Evaluer, signaler et orienter les urgences,


• - Gérer le planning de la Cellule Départementale d'appui (CDA),


• - Assurer des fonctions de correspondant-e (par exemple : RH, logistique achats, déplacements),


• - Participer à l'action de communication publique de la délégation


• - Participer aux actions de QVCT Relations internes : Direction et l'ensemble des agents de la délégation départementale, directions métiers et autres délégations départementales. Relations externes : Préfecture et autres services de l'Etat, collectivités locales, établissements de santé et établissements médico-sociaux, professionnels de santé, ...