Assistant (e) de direction (H/F)

Drac Provence-Alpes-Côte d'Azur; Aix-en-Provence; On-site; EUR 29,000 - 36,000; Full time

Job summary

DRAC Provence-Alpes-Côte d'Azur recherche un(e) assistant(e) de direction pour assurer l’organisation et le bon fonctionnement des activités quotidiennes de la directrice régionale des affaires culturelles.

Vous gérerez l’agenda, les déplacements, l’accueil et les relations avec les administrations et les élus, tout en veillant à la confidentialité, au respect du protocole et à la qualité des supports écrits.

Qualifications

• Expérience préalable dans des fonctions similaires.
• Maîtrise du fonctionnement des administrations.
• Capacité à travailler sous pression et à faire preuve de discrétion.

Responsibilities

• Gérer l’agenda et les déplacements de la directrice et de son adjoint.
• Préparer les rendez-vous et l’accueil des personnalités ou d’événements.
• Assurer le lien avec les administrations, les cabinets et les élus.
• Veiller aux aspects protocolaires et sécuriser les courriers et notes.
• Organiser les réunions internes et préparer les dossiers.
• Classer les dossiers et suivre les commandes.
• Suivre les frais de déplacements (Chorus DT).

Skills

Outils bureautiques

Archivage

Expression orale

Rigueur organisationnelle

Savoir-faire secrétariat

Administration

Job description

Placé sous l’autorité directe de la directrice régionale des affaires culturelles, l’assistant(e) a pour mission d’assurer l’organisation et le bon fonctionnement des activités quotidiennes de la directrice.

L’assistant(e) a pour mission de gérer toute l’organisation des déplacements, de préparer les rendez-vous de la directrice ainsi que l’accueil de personnalités ou d’évènements sur le territoire régional, d’assurer le lien avec les autres administrations, les cabinets ou les élus et de veiller aux aspects protocolaires. A ce titre, il/elle doit:

• Gérer l’agenda, l’organisation des déplacements, la logistique, les réservations nécessaires, informer les partenaires, coordonner les interventions et les contenus (passer les commandes, relecture, synthèse) pour la directrice et son adjoint, préparer les dossiers pour la directrice ;
• Organiser les rendez-vous et les réunions internes dès lors que la directrice ou son adjoint pilotent le rendez-vous: agenda, planification, logistique ;
• Mettre en forme et valoriser des supports écrits ;
• Contrôler et sécuriser les courriers et notes mis à la signature de la directrice et enregistrer le courrier et les notes dans les chronos et outils dédiés et assurer leur transmission au destinataire ;
• Assurer l’accueil téléphonique et physique pour la directrice et de son adjoint ;
• Traiter les frais de déplacements de la directrice et de son adjoint (Chorus DT) ;
• Classer les dossiers de la directrice régionale ;
• Assurer finement le suivi des commandes.

Conditions particulières d'exercice

A la demande de la direction, l’agent peut être amené à traiter des dossiers ponctuels et à suivre des affaires réservées.

• L’assistant(e) réalisera un travail mutualisé avec une autre assistante du comité de direction. Dans ce cadre, il/elle pourra gérer des dossiers partager et se répartir les tâches afin d’assurer la performance du secrétariat de direction.
• Il/elle pourra se voir confier des missions auprès des autres membres du comité de direction (directeur de cabinet, directrices régionales adjointes déléguées, secrétaire générale)

Profil recherché

Compétences techniques

Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs

Classement et archivage

Bonne expression orale et écrite

Techniques du secrétariat dont gestion agenda

Connaissance du fonctionnement des administrations

Expérience préalable dans des fonctions similaires

Savoir-faire

Organiser de façon rigoureuse

Filtrer et orienter les informations

Prioriser les demandes

Rédiger et mettre en forme les documents sur tout type de format

S’exprimer avec clarté, politesse et diplomatie

Savoir travailler dans l’urgence et être réactif

Savoir-être

S’adapter aux différents interlocuteurs

Faire preuve de discrétion

Capacité à travailler en équipe et faciliter les liens avec la direction

Sens de la diplomatie

Présentation de Drac Provence-Alpes-Côte d'Azur

DRAC Provence-Alpes-Côte d'Azur