Assistant(e) de Direction – Organisation & Diplomatie Régionale

Ministère de la Culture

Aix-en-Provence

On-site

EUR 36,000 - 42,000

Full time

5 days ago

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Job summary

Le Ministère de la Culture recherche un assistant.e pour assurer l organisation et le fonctionnement des activités quotidiennes de la directrice régionale des affaires culturelles à Aix-en-Provence. Vous gérerez l agenda, les déplacements et l accueil des personnalités sur le territoire, assurerez le lien avec les administrations et veillerez au respect du protocole.

Vous serez chargé.e d organiser les rendez-vous, préparer les dossiers, mettre en forme les documents et suivre les commandes,

Qualifications

Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
Classement et archivage des documents.
Bonne expression orale et écrite.
Techniques du secrétariat dont gestion agenda.
Connaissance du fonctionnement des administrations.
Expérience préalable dans des fonctions similaires.

Responsibilities

Gérer l agenda et l organisation des déplacements de la directrice et de son adjoint.
Préparer les rendez-vous et l accueil des personnalités ou événements sur le territoire régional.
Assurer le lien avec les administrations, cabinets et élus et veiller au protocole.
Mettre en forme et valoriser les supports écrits.
Sécuriser les courriers et notes et assurer transmission.
Assurer l accueil téléphonique et physique pour la directrice et son adjoint.
Traiter les frais de déplacements (Chorus DT).
Classer les dossiers et assurer le suivi des commandes.