Assistant (e) de direction

Ministère de la Culture; Aix-en-Provence; On-site; EUR 36,000 - 42,000; Full time

Job summary

Le Ministère de la Culture recherche un assistant.e pour assurer l organisation et le fonctionnement des activités quotidiennes de la directrice régionale des affaires culturelles à Aix-en-Provence. Vous gérerez l agenda, les déplacements et l accueil des personnalités sur le territoire, assurerez le lien avec les administrations et veillerez au respect du protocole.

Vous serez chargé.e d organiser les rendez-vous, préparer les dossiers, mettre en forme les documents et suivre les commandes,

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
• Classement et archivage des documents.
• Bonne expression orale et écrite.
• Techniques du secrétariat dont gestion agenda.
• Connaissance du fonctionnement des administrations.
• Expérience préalable dans des fonctions similaires.

Responsibilities

• Gérer l agenda et l organisation des déplacements de la directrice et de son adjoint.
• Préparer les rendez-vous et l accueil des personnalités ou événements sur le territoire régional.
• Assurer le lien avec les administrations, cabinets et élus et veiller au protocole.
• Mettre en forme et valoriser les supports écrits.
• Sécuriser les courriers et notes et assurer transmission.
• Assurer l accueil téléphonique et physique pour la directrice et son adjoint.
• Traiter les frais de déplacements (Chorus DT).
• Classer les dossiers et assurer le suivi des commandes.

Skills

Maîtrise outils bureautiques et collab

Gestion d agenda

Rédaction et mise en forme

Accueil téléphonique et physique

Discrétion et diplomatie

Gestion des déplacements

Archivage et classement

Souci du détail

Travail en équipe

Communication avec interlocuteurs vari

Job description

Vos missions en quelques mots

Placé sous l'autorité directe de la directrice régionale des affaires culturelles, l'assistant.e a pour mission d'assurer l'organisation et le bon fonctionnement des activités quotidiennes de la directrice.

L'assistant.e a pour mission de gérer toute l'organisation des déplacements, de préparer les rendez-vous de la directrice ainsi que l'accueil de personnalités ou d'évènements sur le territoire régional, d'assurer le lien avec les autres administrations, les cabinets ou les élus et de veiller aux aspects protocolaires. A ce titre, il/elle doit :

• - Gérer l'agenda, l'organisation des déplacements, la logistique, les réservations nécessaires, informer les partenaires, coordonner les interventions et les contenus (passer les commandes, relecture, synthèse) pour la directrice et son adjoint, préparer les dossiers pour la directrice ;


• - Organiser les rendez-vous et les réunions internes dès lors que la directrice ou son adjoint pilotent le rendez-vous : agenda, planification, logistique ;


• - Mettre en forme et valoriser des supports écrits ;


• - Contrôler et sécuriser les courriers et notes mis à la signature de la directrice et enregistrer le courrier et les notes dans les chronos et outils dédiés et assurer leur transmission au destinataire ;


• - Assurer l'accueil téléphonique et physique pour la directrice et de son adjoint ;


• - Traiter les frais de déplacements de la directrice et de son adjoint (Chorus DT) ;


• - Classer les dossiers de la directrice régionale ;


• - Assurer finement le suivi des commandes.

Profil recherchéCompétences techniquesMaîtrise des outils bureautiques et collaboratifsClassement et archivageBonne expression orale et écriteTechniques du secrétariat dont gestion agendaConnaissance du fonctionnement des administrationsExpérience préalable dans des fonctions similairesSavoir-faireOrganiser de façon rigoureuseFiltrer et orienter les informationsPrioriser les demandesRédiger et mettre en forme les documents sur tout type de format S’exprimer avec clarté, politesse et diplomatieSavoir travailler dans l’urgence et être réactifSavoir-êtreS’adapter aux différents interlocuteursFaire preuve de discrétionCapacité à travailler en équipe et faciliter les liens avec la directionSens de la diplomatie

Localisation

Localisation : 23 boulevard du Roi René 13100 Aix-en-Provence Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut