Assistant des conseillers (H/F)

Région Sud; Marseille; Hybrid; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

Région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur recrute un assistant administratif pour l’équipe accueil et secrétariat. Vous assurez l’organisation et le suivi des dossiers conformément aux procédures, et vous assurez les relations avec les interlocuteurs internes et externes.

Vous tenez à jour les tableaux de suivi, organisez les agendas, préparez les courriers et assurez le classement des documents, tant numériques que physiques.

Qualifications

• Bac à Bac+2 et expérience en secrétariat ou accueil.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et d'organisation.
• Rigueur et discrétion, sens du service public.

Responsibilities

• Traiter les appels et orienter les interlocuteurs.
• Organiser les agendas et déplacements.
• Établir les dossiers et suivre les rendez-vous.
• Rédiger mails et courriers de soutien.
• Suivre le courrier via le logiciel ELISE et relances.
• Contribuer à l’organisation des Séquences Président.
• Relire rapports et vérifier forme et fond.
• Gérer le courrier interne et externe.
• Gérer les fournitures.

Skills

Organisation

Rédaction

Relationnel

Maîtrise bureautique

Gestion du courrier

Education

Bac à Bac+2

Tools

Word

Excel

PowerPoint

ELISE

Job description

Rejoignez les équipes de la Région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur, territoire unique entre mer et montagne, ouvert sur le monde et le patrimoine millénaire de la Méditerranée.

Au sein d’une administration dynamique, dotée de multiples compétences, vous participerez à une action publique entreprenante, toujours au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture emblématiques.

Au cœur d’une collectivité d’avenir, plus simple, plus accessible et plus lisible, vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs et dynamiques et de conditions de travail toujours plus innovantes et agiles.

Venez construire le Sud de demain avec la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur !

Service de rattachement ou d'affectation

Département géographique

Direction Générale

Direction déléguée

Direction Mission Accueil et Secrétariat

Lycée

Description hiérarchie de proximité

Fonction d'encadrement Non

Objectif du poste

Au sein de la mission accueil et secrétariat, l’assistant administratif a en charge l’organisation et le suivi des dossiers traités conformément aux procédures administratives, techniques et réglementaires, qui lui ont été indiquées.

Il veille à l’actualisation des tableaux de suivi des dossiers, garantit la relation avec les interlocuteurs internes et externes et participe à l’organisation des activités de la mission.

Activités

• Traiter et orienter les appels téléphoniques
• Organiser les agendas et les déplacements des Conseillers
• Etablir les dossiers numériques et physiques des Conseillers en fonction de leurs rendez-vous et de leurs déplacements
• Rédiger des mails, des courriers de soutien et de remerciements
• Assurer le suivi des courriers sur Logiciel « ELISE » : relances et suivi des actions
• Participer à l’organisation des « Séquences Président », en lien avec les acteurs extérieurs pour définir les contours de l’organisation
• Participer à la relecture des rapports : vérification de forme et de fond (orthographe, charte, sigle)
• Garantir la gestion du courrier interne et externe, entrant et sortant
• Gérer les fournitures

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service

Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.

L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Savoirs théoriques complémentaires

• Connaissance des compétences de la collectivité, de l’organisation générale et du fonctionnement de l’Institution
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative, de secrétariat et d’accueil

Savoir-faire

• Aisance rédactionnelle et orale
• Organiser son activité et hiérarchiser ses priorités
• Assurer la rapidité de l'exécution
• Recevoir, filtrer les orienter les appels téléphoniques
• Rendre compte
• S'adapter aux différents interlocuteurs ou publics
• Maitrise des logiciels numériques/bureautiques (Word, Excel, Power Point)

Savoir-être

• Discrétion et confidentialité
• Devoir de réserve
• Rigueur
• Réactivité
• Disponibilité
• Sens du travail en équipe
• Devoir d'information et d'alerteAptitudes relationnelles

Formations et diplômes

Niveau Bac à Bac +2

Caractéristiques, modalités et contraintes de travail

Temps complet et contraintes horaires spécifiques, dans le respect du Règlement du temps de travail de l’Institution, et en fonction des nécessités et de la continuité du service public