Assistant(e) de direction et coordination réseau H/F

GMBA Walter Allinial; Paris; Hybride; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

GMBA Walter Allinial recherche un(e) assistant(e) de direction et coordinateur(trice) réseau. Poste polyvalent, exigeant des qualités relationnelles, administratives et organisationnelles, en soutien de la Directrice Générale.

Vous assurerez l’accueil du siège, l’intendance et la gestion des prestataires, des factures et des tableaux de facturation, et vous prendrez en charge les demandes des cabinets membres.

Qualifications

• Poste exigeant des qualités relationnelles et organisationnelles.
• Gestion de l’accueil et de l’intendance du siège.
• Réactivité et pertinence dans les échanges avec les cabinets membres.
• Suivi administratif et gestion des documents et données.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique du siège, gestion des stocks et des prestataires.
• Réponses aux demandes des cabinets membres par téléphone ou courrier électronique.
• Diffusion des informations et gestion des bases de données/ emailing.
• Organisation des réunions plénières et événements, rédaction et diffusion des CR.

Connaissances

Accueil téléphonique

Gestion administrative

Organisation

Gestion des stocks

CRM

SharePoint

Outils

SharePoint

CRM

Description du poste

Le réseau recherche son assistant/assistante de direction, coordinateur(trice) réseau.

Un poste polyvalent qui demande tant des qualités relationnelles qu’administratives et organisationnelles. Un travail d’équipe sous la responsabilité de la Directrice Générale, qui interviendra également en appui dans l’application de vos fonctions et avec qui vous devrez travailler au quotidien sur site comme à distance.

• Vous serez chargé(e) de l’accueil physique et téléphonique du siège, de son intendance et de ses prestataires (gestion des stocks, réservation des hôtels, restaurants et transports…).
• Vous serez en contact quotidien avec les cabinets membres et vous prendrez en charge les réponses à leurs demandes de façon réactive et pertinente (principalement par téléphone ou courrier électronique). Vous devrez également gérer les bases de données, assurer la diffusion des e-mailing et autres communications/informations ….
• Vous participerez à l’organisation des réunions plénières et événements du réseau. Vous rédigerez les comptes-rendus des réunions plénières et des réunions des Groupes de Travail auxquels vous participerez (essentiellement Groupe de Travail Formation), et en assurer leur diffusion et leur mise en ligne sur l’intranet du réseau (SharePoint).
• Vous veillerez à la bonne orchestration des Groupes de Travail, à leur bon fonctionnement.
• Vous serez en charge de l’activité et du suivi administratif de la formation au sein du réseau dans le cadre du référentiel national qualité Qualiopi ainsi que de la formation des cabinets membres.
• Vous assurerez la gestion administrative du siège: réception des factures fournisseurs, préparation des règlements, demandes d’informations financières et administratives, préparation des tableaux de facturation, des factures et des avoirs, remise des chèques en banque, imputations comptables, consolidation chiffres et informations, règlements des factures, suivi des règlements, suivi des comptes clients et relances, suivi de la trésorerie.
• Office management : vous veillerez à la bonne tenue du siège (gestion des stocks, planning de réunions, coursiers …) ainsi qu’à la gestion de l’outil Sharepoint et du CRM.