Assistant(e) de direction et coordinateur(trice) réseau

LBA Walter France; Paris; Hybride; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Walter France recherche un(e) chargé(e) d’accueil et d’administration polyvalent(e) pour soutenir le siège et ses prestataires, sur site et à distance, sous la supervision de la directrice générale.

Vous assurez l’accueil physique et téléphonique, la gestion des stocks, l’organisation des réunions et la diffusion des informations via SharePoint et le CRM Active Campaign, tout en veillant à l’exactitude des documents et au suivi financier.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et office management.
• Maîtrise des outils informatiques et du Pack Office.
• Connaissance de SharePoint et CRM Active Campaign est un plus.
• Anglais lu et écrit recommandé.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique du siège.
• Gestion des stocks, réservations et paiements.
• Rédaction et diffusion des PV et comptes rendus.
• Organisation des réunions plénières et événements.
• Gestion administrative du siège et trésorerie.
• Office management et outils digitaux (SharePoint, CRM).

Connaissances

Accueil et relation client

Gestion administrative

Organisation et coordination

Communication écrite et orale

Anglais professionnel

Outils

SharePoint

CRM ActiveCampaign

Pack Office

Description du poste

Les missions

Ce poste polyvalent demande des qualités tant relationnelles qu’administratives et organisationnelles. Vous travaillerez en équipe, sous la responsabilité de la directrice générale, qui vous accompagnera également dans l’exercice de vos fonctions et avec qui vous collaborerez au quotidien, sur site comme à distance.

• Vous serez chargé(e) de l’accueil physique et téléphonique du siège, de son intendance et de ses prestataires (gestion des stocks, réservation des hôtels, restaurant et transport …).
• Vous serez en contact au quotidien avec les cabinets membres et vous prenez en charge les réponses à leurs demandes de façon réactive et pertinente (principalement par téléphone ou courrier électronique). Vous devrez également gérer les bases de données, assurer la diffusion des emailings et autres communications / informations.
• Vous participerez à l’organisation des réunions plénières et événements du réseau. Vous rédigerez les compte-rendus des réunions plénières, les PV des assemblées générales et de certains Groupes de Travail auxquels vous pourrez être amené(e) à participer (essentiellement le Groupe de Travail Formation) et en assurer leur diffusion et leur mise en ligne sur l’intranet du réseau (sharepoint).
• Vous veillerez à la bonne orchestration des Groupes de Travail et à leur bon fonctionnement.
• Vous serez en charge de l’activité et du suivi administratif de la formation au sein du réseau dans le cadre du référentiel national qualité Qualiopi. Vous serez en charge également de l’organisation toute la formation des cabinets membres.
• Vous assurerez la gestion administrative du siège : réception des factures fournisseurs, préparation des règlements, demandes d’informations financières et administratives, préparation des tableaux de facturation, des factures et des avoirs, remise de chèques en banque, imputations comptables, consolidation des comptes clients et relances. Suivi de la trésorerie.
• Office management : vous veillerez à la bonne tenue du siège ainsi qu’à la gestion des outils digitaux du siège : sharepoint et le CRM active campaign.

Profil et expérience

Vous avez envie de vous investir dans une organisation à taille humaine, vous êtes polyvalent(e), adaptable, agile, autonome et responsable ? Alors, tentez l’expérience Walter France.

Vous avez le sens de la communication, faites preuve de rigueur et de pugnacité et avez un tempérament enthousiaste ? Alors, venez découvrir Walter France.

La maîtrise des outils informatiques, du Pack Office et de SharePoint est demandée, ainsi qu’une aisance avec les outils et le goût de l’apprentissage.

Vous connaissez le référentiel Qualiopi et l’outil Dendreo ? C’est un plus.

La maîtrise de l'anglais, à l’oral comme à l’écrit, est fortement recommandée !

Vous êtes disponible immédiatement ? Alors, n’attendez plus pour nous envoyer votre candidature.

Rémunérations et avantages

Rémunération selon profil et expérience.

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