Assistant de Direction (H/F)

Autovision; Montreuil-sur-Mer; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Autovision recherche un Assistant(e) de Direction pour assurer l’assistanat du Directeur Réseau VL/CL et la gestion administrative, tout en coordonnant les activités commerciales et le suivi des opérations. Le candidat idéal possède une expérience solide et un sens aigu du service.

Le poste nécessite une rigueur organisationnelle, une excellente aisance relationnelle et de bonnes compétences en bureautique (Word/Excel/PowerPoint).

Qualifications

• Bac+2/3 en assistanat de direction, gestion, administration ou équivalent.
• Expérience réussie d’au moins 4 ans en assistanat de direction, idéalement dans l’univers des services de l’automobile et réseau d’affiliés.
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité d’élaboration de reporting.
• Bon sens du service client et excellente aisance relationnelle.

Responsibilities

• Gérer l’agenda du Directeur Réseau VL/CL, organiser réunions, rendez-vous et déplacements.
• Préparer les réunions et événements: invitations, logistique, dossiers et supports.
• Rédiger les comptes rendus, suivre les décisions et effectuer les relances.
• Assurer la gestion des courriers, courriels, dossiers et documents confidentiels.
• Coordonner la circulation des informations entre la Direction, les équipes, les Chefs de Secteurs, les affiliés et les partenaires.
• Élaborer un reporting hebdomadaire des activités et dossiers en cours.
• Participer au traitement des appels d’offres et à la préparation des réponses commerciales.
• Élaborer les devis, propositions tarifaires et supports commerciaux.
• Suivre les engagements contractuels et mettre à jour les données clients et commerciaux.
• Contribuer à l’animation du réseau et à l’organisation des réunions et événements partenaires.

Skills

Gestion d'agenda

Reporting

Relation client

Analyse des indicateurs

Communication écrite

Education

Bac+2/3 en assistanat

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Dans le cadre d’une création de poste, nous recherchons un(e) Assistant de Direction (H/F)

Les missions seront les suivantes:

Missions:

1. Assistanat de direction et gestion administrative

• Gérer l’agenda du Directeur Réseau VL/CL, organiser les réunions, rendez-vous et déplacements,
• Préparer les réunions et événements : invitations, logistique, dossiers et supports,
• Rédiger les comptes rendus, suivre les décisions et effectuer les relances nécessaires,
• Assurer la gestion des courriers, courriels, dossiers, documents confidentiels et bases de données,
• Coordonner la circulation des informations entre la Direction, les équipes, les Chefs de Secteurs, les affiliés et les partenaires,
• Élaborer un reporting hebdomadaire des activités et dossiers en cours.

2. Appui commercial et suivi des opérations

• Participer au traitement des appels d’offres VL/CL et à la préparation des réponses commerciales,
• Élaborer les devis, propositions tarifaires et supports commerciaux,
• Assurer le suivi administratif des contrats, conventions etc.., en lien avec les services concernés,
• Suivre les engagements contractuels et signaler les éventuelles difficultés,
• Mettre à jour les données clients et commerciales, consolider les indicateurs et préparer les tableaux de bord,
• Réaliser une veille commerciale afin d’identifier les opportunités de développement.

3. Relation client et animation du réseau

• Organiser les rendez-vous du Directeur Réseau avec les clients, affiliés et partenaires,
• Assurer le suivi des demandes et réclamations, en coordination avec les services concernés,
• Participer aux actions d’animation du réseau, campagnes de phoning et opérations de communication commerciale,
• Faciliter les échanges entre les Chefs de Secteurs, le siège et les affiliés,
• Contribuer à l’organisation des réunions de réseau et événements partenaires,

4. Géomarketing et développement territorial

• Identifier les opportunités de développement,
• Préparer des supports d’aide à la décision et mettre à jour les cartographies et outils de suivi.

5. Veille réglementaire et conformité

• Assurer une veille sur les évolutions réglementaires applicables aux réseaux VL/CL,
• Diffuser les informations utiles aux interlocuteurs concernés,
• Participer au suivi administratif des obligations réglementaires, procédures internes et exigences qualité,
• Centraliser les documents nécessaires aux échanges avec les organismes et partenaires.

6. Coordination et suivi des actions de la Direction

• Suivre les plans d’action et projets pilotés par le Directeur Réseau, ainsi que le respect des échéances,
• Centraliser les informations nécessaires au pilotage de l’activité et aux reportings,
• Coordonner les échanges avec les services supports (juridique, comptabilité, qualité et commercial),
• Identifier les points de vigilance, signaler les retards et assurer les relances,
• Veiller à la fiabilité, à la confidentialité et à la mise à jour des informations traitées.

Titulaire d'un diplôme de niveau minimum Bac+2/3 en assistanat de direction, gestion, administration ou équivalent. Vous justifiez d’une expérience réussie d’au moins 4 ans en assistanat de direction, idéalement dans l'univers des services de l'automobile, au sein d’un réseau d’affiliés ou d’une structure multisites.

Vous êtes rigoureux/rigoureuse, organisé(e) et autonome, vous faites preuve d’une excellente aisance relationnelle et d’un bon sens du service client. Vous disposez de connaissances en suivi budgétaire, en analyse des indicateurs de performance commerciale et économique, ainsi qu’en gestion contractuelle. À l’aise avec les outils bureautiques, notamment Word, Excel (tableaux croisés dynamiques) et PowerPoint, vous maîtrisez également les outils de suivi et de reporting. Vous possédez enfin d’excellentes capacités d’expression écrite et orale.