Assistant(e) de direction - CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA NIEVRE (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Nevers; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Fonction Publique Territoriale à Nevers recherche un(e) assistant(e) de direction au sein de la DGA SCS. Vous coordonnerez et animerez l'activité du secrétariat, assurerez l'accueil téléphonique et physique, tri et ventilation des courriers et préparerez les dossiers et supports de présentation (PowerPoint) pour le DGA.

Vous gérerez l'agenda, superviserez le secrétariat, participerez aux réunions et rédigerez les compte-rendus; vous devrez assurer la qualité des courriers et veiller à

Qualifications

• Niveau Bac+3 minimum, expérience souhaitée en secrétariat ou gestion administrative.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et rédactionnelles.
• Rigueur, fiabilité et discrétion indispensables pour le poste.

Responsabilités

• Coordonner et animer l'activité du secrétariat de direction.
• Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs.
• Tri et ventilation des courriers et préparation des supports de présentation (PowerPoint).
• Gestion de l’agenda du DGA et participation aux réunions avec rédaction de comptes rendus.
• Interface avec les services et organisation des transmissions d’informations.
• Suivi qualité des courriers et respect des délais.

Connaissances

Rigueur et fiabilité

Discrétion

Sens de l'accueil

Organisation et gestion du secrétariat

Formation

Bac+3 ou équivalent

Outils

PowerPoint

Suite bureautique

Air Délib

Description du poste

• Assistance à la Direction générale adjointe Solidarités, Culture et Sport
• Dans le rôle d'encadrant(e) fonctionnel(le):
• Coordonner et animer l'activité du secrétariat de direction
• Accueil téléphonique et physique

Assistance à la Direction générale adjointe Solidarités, culture et sport (D.G.A SCS)

• tri et ventilation des courriers de la D.G.A. SCS via notamment le logiciel de gestion électronique des courriers
• relecture de tous les documents transmis à la signature D.G.A., D.G.S. et Président et suivi des parapheurs
• préparation et suivi de dossiers divers et élaboration des supports de présentation (PowerPoint) pour le DGA
• tenue de l’agenda du DGA.
• tâches de secrétariat du DGA
• filtrage et gestion des communications du D.G.A. .
• participation aux réunions du DGA et rédaction des comptes-rendus

Coordination:

• relecture et enregistrement dans le logiciel Air Délib des rapports présentés à la CP et au Conseil départemental préparé par le

DGA

• vigilance dans la réception et la transmission des informations urgentes, sur les dossiers à préparer dans les services,
• assurer l’interface avec tous les services prescripteurs de travaux de secrétariat (rapports, lettres diverses, …)
• élaborer et formaliser des procédures homogènes
• assurer le partage des informations et faciliter les transmissions descendantes et ascendantes entre les services centraux et

extérieurs à la D.G.A SCS

• assurer le suivi qualité des courriers (délais, présentation, rédaction)
• élaboration de la réponse à l'enquête statistique annuelle de la DREES (données sur les personnels de D.G.A SCS)

Encadrement fonctionnel:

• organiser et répartir les tâches au sein du bureau ( 2 agents de catégorie C)
• superviser et coordonner les missions de secrétariat de direction

Autres activités du poste:

• suppléances possibles lors de congés de l'assistante et secrétaires de direction (DGS, D.G.A. SCS)
• accueil du public
• classement et archivage
• gestion fournitures (commande agendas, etc…)
• demandes de véhicules pour le DGA

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

Profil recherché

Niveau requis: Bac+3
Expérience et/ou connaissance du monde des collectivités
Qualité rédactionnelle
Maîtrise des outils bureautiques
Maîtrise des tableaux de bord et outils de planification et suivi
Rigueur et fiabilité
Loyauté
Discrétion
Disponibilité
Sens de l'accueil

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Conseils départementaux